Checklist para organizar una jornada deportiva abierta
Una jornada deportiva abierta necesita más que reservar un recinto y reunir balones. Hay que coordinar pruebas, horarios, inscripciones, voluntarios, material y atención a los participantes sin dejar cabos sueltos. Este plan reúne 71 tareas y 69 elementos, desde el plano del recinto hasta los carteles de ruta y el botiquín. Sigue el trabajo por fases para llegar al día del evento con las listas impresas, el material comprobado y una alternativa preparada si cambia el tiempo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Seleccionar las pruebas deportivas
2 personas
Hacer un plano del recinto
2 personas
Hacer reservas para la ubicación
Confirmar la reserva de material deportivo
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
Publicar promoción en redes sociales
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Instruir a los monitores deportivos
2 personas
Hacer el horario del concurso
2 personas
Confirmar inscripciones
Comprobar el pronóstico del tiempo
Preparar un programa interior alternativo
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recoger el material deportivo
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Imprimir las listas de participantes
Preparar los carteles de ruta
2 personas
Comprobar el material de primeros auxilios
Inspeccionar el recinto de forma segura
2 personas
Montar tiendas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Delimitar los campos deportivos
4 personas
Colocar el material deportivo
4 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Dar briefing a los voluntarios
2 personas
Realizar la última ronda de seguridad
2 personas
Evento
Recibir a los visitantes
4 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Dar el discurso de apertura
Dar la explicación deportiva
6 personas
Guiar las clases de prueba
8 personas
Dirigir clínicas deportivas
8 personas
Repartir el material del juego
3 personas
Llevar el control de clasificaciones y puntuaciones
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Controlar los campos deportivos durante el evento
2 personas
Coordinar el programa del descanso
3 personas
Acompañar las finales
6 personas
Entregar premios
2 personas
Anunciar el cierre
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
Reunir el material deportivo
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger el catering
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar las compras sobrantes
2 personas
Guardar los materiales limpios y secos
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas plegablescant. 10
- Sillas plegablescant. 80
- Taburetes de barcant. 6
- Mantelescant. 10
- Percheroscant. 2
- Cajas de almacenamientocant. 12
Material deportivo
- Balones de fútbolcant. 12
- Balones de baloncestocant. 8
- Balones de voleibolcant. 8
- Balones de balonmanocant. 8
- Pelotas de teniscant. 30
- Raquetas de teniscant. 12
- Raquetas de bádmintoncant. 12
- Volantes de bádmintoncant. 30
- Palos de hockeycant. 16
- Pelotas de hockeycant. 12
- Conoscant. 40
- Discos de marcajecant. 40
- Vallas bajascant. 12
- Cuerdas para saltarcant. 12
- Aroscant. 12
- Testigos de relevocant. 8
- Colchonetas de gimnasiacant. 12
- Dorsalescant. 100
- Silbatoscant. 10
- Cronómetroscant. 6
- Marcadorescant. 6
- Cintas deportivascant. 12
- Cajas de aguacant. 8
Equipo
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 6
- Máquinas de cafécant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas de exteriorcant. 6
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Globoscant. 100
- Cinta para globoscant. 2
- Carteles direccionalescant. 12
- Paneles informativoscant. 8
- Pizarrascant. 4
- Rotuladores de tizacant. 12
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 200
- Platos reutilizablescant. 150
- Cubiertos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Vasos de técant. 50
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharones de servircant. 8
- Jarracant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Pinzascant. 8
- Jarras medidorascant. 2
- Acumuladores de fríocant. 24
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Escobacant. 4
- Recogedor y escobacant. 4
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Paños de limpiezacant. 20
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Gel desinfectantecant. 6
- Escobillas de bañocant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Define primero la fecha, el programa y las pruebas deportivas; después dibuja el plano del recinto y reserva el lugar. Sin esa distribución, es fácil colocar a la vez actividades incompatibles o dejar demasiado lejos las mesas de inscripción.
- Abre el formulario de inscripción con suficiente margen para recoger preferencias dietéticas y asignar voluntarios. Cierra las inscripciones antes de preparar el horario definitivo y confirma la participación para saber cuántos dorsales, sillas y raciones necesitas.
- Asigna a cada monitor una prueba concreta y entrégale el horario, las reglas básicas y el material correspondiente. Prepara también conos, discos de marcaje, silbatos y cronómetros agrupados por actividad, en lugar de repartirlos a última hora.
- Comprueba la previsión meteorológica varios días antes y decide cuándo activar el programa interior alternativo. Las carpas protegen parte del recinto, pero no sustituyen un plan para las pruebas que necesitan espacio abierto.
- Haz la compra después de revisar la lista completa y comprueba el material deportivo cuando lo recojas. El día anterior deja listos los aperitivos, las listas de participantes, los carteles de ruta y el material de primeros auxilios; son detalles que suelen quedar para el final.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada deportiva abierta?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar la fecha, reservar el recinto, elegir las pruebas y abrir las inscripciones. Deja la confirmación final de participantes, la compra y la comprobación del material para la última semana.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de una jornada deportiva?
- Ciérralas entre 5 y 7 días antes del evento. Así puedes confirmar asistentes, imprimir las listas, preparar los dorsales, ajustar el horario y calcular la comida sin trabajar con cifras provisionales.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada deportiva abierta?
- Calcula al menos 1 monitor por prueba activa y añade 2 personas para inscripciones, orientación y apoyo general. Si hay varias actividades simultáneas, asigna un responsable adicional para primeros auxilios y coordinación.
- ¿Qué hacer si llueve el día de la jornada deportiva?
- Decide entre 3 y 5 días antes si mantendrás el programa exterior y deja preparado un programa interior alternativo. Comunica el cambio a participantes y voluntarios en cuanto la previsión indique lluvia persistente o condiciones inseguras.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!