Checklist pour organiser une journée portes ouvertes de troupe de théâtre

Une journée portes ouvertes de troupe de théâtre demande une préparation précise, même si le programme ne dure que quelques heures. Il faut coordonner les visites, les démonstrations, l’accueil et les espaces sans oublier les besoins alimentaires ni les essais techniques. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des inscriptions jusqu’à l’installation des salles. Elle inclut aussi les détails souvent réglés trop tard : signalétique, vestiaire, boissons au frais et répartition des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et les salles
Publier la journée portes ouvertes en ligne
Envoyer les invitations
2 personnes
Distribuer les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer le programme aux visiteurs
Établir le planning des bénévoles
Confirmer les réservations
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la décoration et la signalisation
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Vérifier les salles
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Tester la technique
2 personnes
Aménager les vestiaires
2 personnes
Déposer les brochures du programme
2 personnes
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

Ouvrir les portes
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Accompagner les visites guidées
3 personnes
Animer les ateliers de théâtre
4 personnes
Présenter de courtes scènes
5 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Animer la représentation du soir
5 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer les salles
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
Remettre les clés et le lieu
Stocker le matériel restant
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Conserver les courses restantes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 90
Portants à vêtementsqté 3
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 90
Verres réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Glacièresqté 4

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projecteur

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 8
Nappesqté 8
Affiches de théâtreqté 12
Accessoires décoratifs de théâtreqté 15

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4

Inscription

Accueil
Étiquettes nominativesqté 100
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 4
Panneaux du programmeqté 6

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant de lancer les invitations : indiquez les horaires d’accueil, de visite et de démonstration, puis envoyez le programme définitif aux visiteurs au moins 7 jours avant la journée.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et relancez les personnes sans réponse 3 à 5 jours avant l’événement. Profitez-en pour recueillir les allergies, régimes alimentaires et besoins d’accessibilité.
Prévoyez un responsable pour l’accueil et un autre pour chaque salle. Un planning de bénévoles par créneaux de 2 heures évite de laisser le comptoir, le vestiaire ou la technique sans personne.
Testez les microphones, haut-parleurs, ordinateur et vidéoprojecteur au moins 24 heures avant, puis refaites un essai dans les salles le jour même. Vérifiez aussi les rallonges et multiprises nécessaires.
Mettez les boissons au frais la veille et installez café, thé, en-cas et vaisselle avant l’arrivée du public. La signalétique, les brochures et le vestiaire doivent être prêts au moins 30 minutes avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand publier une journée portes ouvertes de troupe de théâtre ?: Publiez la date et le programme idéalement 3 à 4 semaines à l’avance. Cela laisse au public le temps de s’inscrire et vous donne une semaine pour confirmer les réservations et ajuster les quantités.
Combien de bénévoles faut-il pour une journée portes ouvertes de théâtre ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 personne au vestiaire et 1 référent par salle ouverte. Pour trois espaces en parallèle, comptez donc au moins 5 personnes par créneau, avec des relèves toutes les 2 heures.
Quand préparer les boissons et les en-cas ?: Faites les courses 2 à 3 jours avant, puis mettez les boissons au frais la veille. Préparez les en-cas et le café environ 30 à 45 minutes avant l’arrivée des visiteurs pour éviter qu’ils ne sèchent ou refroidissent.
Quand tester la technique pour une journée portes ouvertes de théâtre ?: Faites un premier test complet au moins 24 heures avant, avec les microphones, haut-parleurs, ordinateur et vidéoprojecteur. Le jour même, prévoyez encore 30 minutes pour vérifier les branchements dans la configuration réelle des salles.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.