Checklist voor een toneelvereniging open dag organiseren
Een open dag van een toneelvereniging vraagt meer voorbereiding dan alleen zalen openzetten. Je ontvangt bezoekers, laat repetitieruimtes en kleedkamers zien en moet tegelijk programma, techniek, catering en vrijwilligers op elkaar afstemmen. Begin met datum, programma en reserveringen en werk daarna toe naar publiciteit en aanmeldingen. In de laatste week controleer je vooral dieetwensen, materialen, bewegwijzering en de werking van microfoons en beamer.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zalen reserveren
Open dag online publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Posters verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma naar bezoekers sturen
Vrijwilligersrooster maken
Reserveringen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken gekoeld klaarzetten
2 personen
Decoratie en bewegwijzering voorbereiden
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Zalen controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen klaarzetten
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Techniek testen
2 personen
Kleedkamers inrichten
2 personen
Programmafolders neerleggen
2 personen
Welkomstteam briefen
3 personen
Event
Deuren openen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Rondleidingen begeleiden
3 personen
Theaterworkshops begeleiden
4 personen
Korte scènes presenteren
5 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Avondvoorstelling begeleiden
5 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Nazorg
Eten en drinken opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Zalen schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Sleutels en locatie opleveren
Overgebleven materiaal opslaan
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen bewaren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 8
- Stoelenaantal 90
- Kledingrekkenaantal 3
- Kapstokkenaantal 4
Servies
- Herbruikbare koffiekopjesaantal 90
- Herbruikbare glazenaantal 100
- Herbruikbare bordenaantal 100
- Herbruikbaar bestekaantal 100
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Serveerschalenaantal 10
- Serveertangenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Koelboxenaantal 4
Apparatuur
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Speakersaantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Laptop
- Beamer
- Beamerdoek
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Ballonnenpompaantal 2
- Slingersaantal 8
- Tafelkledenaantal 8
- Theaterpostersaantal 12
- Decoratieve theaterattributenaantal 15
Verlichting
- Ledspotsaantal 6
- Sfeerverlichtingaantal 4
Registratie
- Ontvangstbalie
- Naamstickersaantal 100
- Pennenaantal 20
- Clipboardsaantal 4
- Programmabordenaantal 6
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilmoppenaantal 2
- Emmersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het programma vroeg vast en stuur het na bevestiging van de reservering naar bezoekers. Zo weet je hoeveel rondleidingen, demonstraties en zitplaatsen je moet voorbereiden.
- Maak uiterlijk een week vooraf een vrijwilligersrooster met aparte rollen voor ontvangst, catering, techniek en rondleidingen. Plan per taak minstens één vervanger voor pauzes of onverwachte uitval.
- Test draadloze microfoons, speakers, laptop, beamer en verlengkabels in de echte zalen. Doe dit niet pas op de ochtend zelf: controleer ook waar stopcontacten en kabelroutes liggen.
- Verwerk dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en controleer de boodschappenlijst opnieuw twee dagen voor de open dag. Zet koffie, thee, water en gekoelde dranken op tijd klaar, met kopjes, glazen, borden en bestek binnen handbereik.
- Richt ontvangst en bewegwijzering vóór de bezoekers binnenkomen in. Leg programmafolders neer, plaats theaterposters en controleer of kleedkamers, kledingrekken, kapstokken en alle zalen netjes en toegankelijk zijn.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een toneelvereniging open dag organiseren?
- Leg datum, programma en zalen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Publiceer daarna de open dag en verstuur uitnodigingen, zodat je meerdere weken hebt om aanmeldingen en vrijwilligers te verwerken.
- Wanneer moet ik vrijwilligers regelen voor een open dag van een toneelvereniging?
- Maak het vrijwilligersrooster uiterlijk 2 weken vooraf en bevestig de bezetting opnieuw in de laatste week. Verdeel ontvangst, catering, techniek, rondleidingen en opruimen over afzonderlijke personen.
- Wanneer test je de techniek voor een toneelvereniging open dag?
- Test microfoons, speakers, laptop en beamer 2 tot 3 dagen vooraf in de betreffende zalen. Doe op de dag zelf nog een korte controle voordat bezoekers arriveren, inclusief kabels, stekkerdozen en geluidsniveau.
- Hoeveel tijd kost de opbouw van een toneelvereniging open dag?
- Plan minimaal 2 tot 3 uur voor tafels en stoelen, ontvangstbalie, decoratie, folders, catering en techniek. Reken extra tijd als meerdere zalen, kleedkamers en bewegwijzering tegelijk moeten worden ingericht.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!