Checklist pour organiser une journée portes ouvertes scout
Une journée portes ouvertes scout doit permettre aux visiteurs de comprendre rapidement vos activités et de participer sans attendre. Ce plan vous aide à organiser les inscriptions, la communication, les bénévoles, le matériel et l’accueil dans le bon ordre. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, météo, branchements électriques, signalétique et rangement. Le jour J, chaque stand, tente et activité doit avoir un responsable clairement identifié.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le programme
3 personnes
Choisir des activités pour les visiteurs
3 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Diffuser la promotion dans le quartier
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les réservations de matériel
Envoyer le programme aux participants
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Sortir le matériel du stockage
3 personnes
Vérifier le matériel d’activité
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Contrôler le site
3 personnes
Sécuriser le site
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les stands d’activités
6 personnes
Mettre en place la chasse au trésor
3 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Faire le briefing des bénévoles
4 personnes
Événement
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Assurer les visites guidées
3 personnes
Animer les jeux de scoutisme
6 personnes
Encadrer l’activité de bricolage
3 personnes
Encadrer la chasse au trésor
3 personnes
Donner des informations sur l'adhésion
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Rassembler les déchets et les bouteilles vides
2 personnes
Encadrer le programme du soir
4 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Suivi
Ranger le matériel d'activités
5 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Vider les conteneurs à déchets
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 60
- Tables de buffetqté 3
- Table d'inscription
- Poubellesqté 6
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Assiettesqté 80
- Couteauxqté 80
- Fourchettesqté 80
- Cuillèresqté 50
- Tasses à caféqté 50
- Plateaux de serviceqté 8
- Louchesqté 8
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Carafes d’eauqté 4
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteau de chefqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Verres doseursqté 2
Équipement
- Bouilloiresqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Haut-parleurs Bluetoothqté 2
- Microphone
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 4
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Ballonsqté 100
- Panneaux indicateursqté 12
- Affiches d’informationqté 10
Matériel de sport
- Ballons de footballqté 4
- Corde de tir à la corde
- Cônesqté 30
- Sets de boussolesqté 10
- Nappes pour table de bricolageqté 6
- Jeux de ciseauxqté 10
- Feutres de couleurqté 10
- Rouleaux de cordeqté 4
- Bâtons en boisqté 30
- Cartes papier de chasse au trésorqté 80
Nettoyage
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièreqté 2
- Seauxqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez la date et le programme au moins 4 semaines à l’avance, puis envoyez le programme aux participants dès que les horaires sont confirmés.
- Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires avant la dernière semaine : vous pourrez ajuster les encas, les boissons et le matériel d’accueil sans faire d’achats inutiles.
- Attribuez chaque créneau à un bénévole, notamment pour l’accueil, les stands d’activités et la chasse au trésor. Prévoyez une relève après 2 heures pour éviter les postes abandonnés.
- Vérifiez la météo 48 heures avant l’ouverture et contrôlez les tentes, les tables, les chaises et les lampes LED. Testez aussi les rallonges, multiprises, haut-parleurs et microphone avant l’arrivée du public.
- Installez l’accueil, les stands et le buffet avant l’ouverture, avec les gobelets réutilisables, carafes d’eau, glacières et poubelles déjà en place. Gardez une personne disponible pendant les 30 premières minutes pour orienter les familles.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes scout ?
- Commencez au moins 4 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de fixer le programme, diffuser les invitations, traiter les inscriptions, réserver le matériel et établir le planning des bénévoles.
- Combien de temps prévoir pour installer une journée portes ouvertes scout ?
- Prévoyez environ 2 à 3 heures avant l’arrivée des visiteurs. Il faut contrôler et sécuriser le site, monter les tentes, installer les tables et chaises, préparer l’accueil, le buffet et les stands d’activités.
- Quand vérifier la météo pour une journée portes ouvertes scout ?
- Faites une première vérification 48 heures avant, puis une dernière le matin même. Selon les prévisions, confirmez l’utilisation des tentes, protégez le matériel électrique et adaptez les activités extérieures.
- Comment organiser l’accueil des visiteurs scouts ?
- Installez une table d’inscription visible dès l’entrée et prévoyez au moins un bénévole pendant toute la période d’arrivée. Gardez à portée de main le programme, les informations pratiques et les indications vers les activités.
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