Checklist voor een scoutinggroep open dag
Een open dag van de scoutinggroep vraagt om meer dan activiteiten klaarzetten. Je regelt tegelijk een duidelijk programma, veilige bezoekersroutes, vrijwilligers per station en een ontvangst waar aanmeldingen en dieetwensen bekend zijn. Plan de voorbereiding in stappen: leg eerst datum en activiteiten vast, regel daarna promotie en materialen en controleer het terrein pas vlak voor de start opnieuw. Met deze checklist zie je ook wat vaak te laat gebeurt, zoals partytenten, stroom, koeling en het uitzetten van de speurtocht.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
3 personen
Activiteiten voor bezoekers kiezen
3 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie in de buurt verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Reserveringen voor materialen maken
Programma naar deelnemers sturen
2 personen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen uit opslag halen
3 personen
Activiteitenmaterialen controleren
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Terrein controleren
3 personen
Terrein veilig maken
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Activiteitenstations opbouwen
6 personen
Speurtocht uitzetten
3 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Eetbuffet inrichten
3 personen
Briefing voor vrijwilligers geven
4 personen
Event
Bezoekers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Rondleidingen verzorgen
3 personen
Scoutingspellen begeleiden
6 personen
Knutselactiviteit begeleiden
3 personen
Speurtocht begeleiden
3 personen
Informatie over lidmaatschap geven
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Afval en lege flessen verzamelen
2 personen
Avondprogramma begeleiden
4 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Activiteitenmaterialen opruimen
5 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Afvalcontainers legen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 60
- Buffettafelsaantal 3
- Registratietafel
- Afvalbakkenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Bordenaantal 80
- Messenaantal 80
- Vorkenaantal 80
- Lepelsaantal 50
- Koffiekopjesaantal 50
- Serveerschalenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Waterkannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Koksmesaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Maatbekersaantal 2
Apparatuur
- Waterkokersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Microfoon
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
- Lichtslingersaantal 4
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Pijlbordenaantal 12
- Infopostersaantal 10
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 4
- Touwtrektouw
- Pionnenaantal 30
- Kompassetsaantal 10
- Knutseltafelkledenaantal 6
- Schaarsetsaantal 10
- Kleurstiftenaantal 10
- Touwrollenaantal 4
- Houten stokkenaantal 30
- Papieren speurtochtkaartenaantal 80
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilaantal 2
- Emmersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan per activiteitenstation minimaal één verantwoordelijke vrijwilliger en maak het rooster uiterlijk een week vooraf. Reserveer daarnaast tijd voor pauzes, zodat een station niet onverwacht onbemand raakt.
- Controleer twee dagen vooraf de weersverwachting en bepaal waar partytenten, tafels en activiteitenmaterialen komen. Zet tenten en losse decoratie niet pas bij opening neer: reken op minstens 60 minuten opbouwtijd.
- Maak voor de ontvangstbalie een lijst met aanmeldingen, dieetwensen en het programma. Leg registratie, bekers en wegwijzers samen klaar, zodat bezoekers niet eerst naar verschillende plekken hoeven te zoeken.
- Controleer vóór het opbouwen alle verlengkabels, stekkerdozen, waterkokers, microfoon en Bluetoothspeakers. Houd kabels uit looproutes en test geluid en verlichting minimaal 30 minuten voor de eerste bezoekers komen.
- Zet hapjes en dranken pas na de terreincontrole klaar en houd koude producten in koelboxen. Voorzie bij elke tafel een afvalbak en gebruik aparte serveerschalen en opscheplepels voor verschillende hapjes.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een scoutinggroep open dag organiseren?
- Leg datum, programma en activiteiten bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen en verspreid buurtpromotie uiterlijk 3 weken voor de open dag, zodat je aanmeldingen en dieetwensen nog kunt verwerken.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een scoutinggroep open dag?
- Plan minimaal één vrijwilliger per activiteitenstation, plus 2 personen voor ontvangst en 1 coördinator. Bij meerdere stations en een speurtocht heb je doorgaans minstens 6 tot 8 mensen tegelijk nodig, inclusief iemand voor praktische problemen.
- Wanneer zet ik de speurtocht uit tijdens een open dag?
- Zet de speurtocht op de ochtend zelf uit, nadat het terrein veilig is gecontroleerd en vóór de ontvangstbalie opengaat. Reken op 30 tot 45 minuten om alle aanwijzingen te plaatsen en de route één keer zelf te lopen.
- Hoeveel drank heb ik nodig voor een scoutinggroep open dag?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Vul waterkannen aan en houd extra koude drank achter de hand bij warm weer; zet dranken pas vlak voor de start koel klaar.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!