Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas scout

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha y el programa con varias semanas de margen: las invitaciones, la promoción en el barrio y las reservas de material dependen de esa decisión. Incluye una hora de llegada, una hora de inicio y la duración de cada actividad.
• Pide las inscripciones junto con las preferencias dietéticas y fija una fecha límite. Con esos datos podrás calcular aperitivos, bebidas, vasos, platos y cubiertos, en lugar de comprar a ciegas el día anterior.
• Asigna los turnos de voluntarios por estaciones y franjas horarias. Reserva al menos una persona para recepción, otra para cada actividad y alguien responsable de resolver cambios durante la jornada.
• Comprueba el material dos veces: al reservarlo y al sacarlo del almacén. Los cables alargadores, las regletas, el micrófono, los altavoces y las lámparas LED suelen olvidarse hasta que ya están montadas las carpas.
• Haz la inspección del recinto antes de montar mesas, sillas y estaciones de actividades. Si el pronóstico cambia, decide con antelación qué actividades pasan bajo las carpas y dónde colocarás las bebidas, los aperitivos y las papeleras.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas scout?

Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite fijar fecha y programa, repartir la promoción, gestionar inscripciones, reservar material y crear los turnos de voluntarios.

¿Cuánta comida y bebida necesito para una jornada scout?

Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua disponible durante toda la jornada. Para los aperitivos, usa el número de inscripciones y prepara aproximadamente 6 unidades por persona, ajustando la compra a las preferencias dietéticas registradas.

¿Cuándo debo montar las carpas y las estaciones de actividades?

Haz el montaje entre 2 y 3 horas antes de recibir a las familias. Primero asegura el recinto y coloca carpas, mesas y sillas; después monta recepción, estaciones, decoración y la búsqueda del tesoro.

¿Qué hago si llueve durante la jornada de puertas abiertas scout?

Comprueba el pronóstico 48 horas antes y vuelve a revisarlo la misma mañana. Define al menos 24 horas antes qué actividades caben bajo las carpas, protege el material eléctrico y comunica cualquier cambio en el programa a los participantes.

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