Checklist pour organiser une journée portes ouvertes dans un centre de soins pour hérissons

Une journée portes ouvertes dans un centre de soins pour hérissons demande une organisation précise : les visiteurs doivent circuler facilement, les animaux rester au calme et les bénévoles savoir quoi faire à chaque étape. Prévoyez le programme, les visites guidées, l’accueil et le point de dons avant de penser à la décoration. Cette checklist rassemble les tâches et le matériel à coordonner, depuis les premières annonces jusqu’à l’installation des enclos et du parcours visiteurs.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Publier les horaires d’ouverture
Envoyer les invitations
2 personnes
Annoncer l'événement en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Planifier les visites guidées
2 personnes
Vérifier les enclos des animaux
2 personnes
Définir le parcours des visiteurs
2 personnes
Faire une réservation pour l’impression
Concevoir des panneaux d’information
2 personnes
Imprimer le plan
Imprimer les consignes des bénévoles
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Réfrigérer les produits frais
2 personnes
Nettoyer les enclos d’animaux
3 personnes
Préparer la nourriture pour les animaux
2 personnes
Balisage du parcours visiteurs
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Installer le point de dons
2 personnes
Aménager la table de vente
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Placer des panneaux le long du parcours
2 personnes
Vérifier les toilettes
Tester le son et le micro
2 personnes

Événement

Accueillir les bénévoles
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Présenter le programme
Accompagner les visites guidées
4 personnes
Démontrer les soins aux hérissons
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
Encadrer une activité pour enfants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Gérer les ventes et les dons
2 personnes
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
Contrôler les animaux entre-temps
2 personnes
Accompagner la dernière visite guidée
3 personnes
Faire un signe amical aux visiteurs au revoir
2 personnes
Mettre l’argent des dons en lieu sûr
2 personnes
Ranger les restes au frais
2 personnes
Contrôle du soir des enclos des animaux
2 personnes

Suivi

Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le point café
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Balayer et laver le lieu
3 personnes
Retirer les panneaux d'information
2 personnes
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
Vérifier et nettoyer le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Remettre le stock en place
2 personnes
Mettre à jour le registre des dons
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Publier des photos et des messages

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 50
Tables de bièreqté 4
Paravent de logeqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Pinces et cuillères de serviceqté 8
Verres doseursqté 2

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Caisse
Caisse
Terminal de paiement
Appareil photo

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 10
Compositions floralesqté 6
Panneaux en ardoiseqté 6
Pompe à ballonsqté 2

Soins aux animaux

Caisses de transportqté 4
Gamellesqté 12
Bacs à eauqté 12
Gantsqté 20
Lampes de pocheqté 4
Mètres rubansqté 2
Balances numériquesqté 2
Panneaux d'information sur les soins aux animauxqté 8

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Poubellesqté 8
Paniers à lingeqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et les horaires au moins 4 à 6 semaines à l’avance. Gardez des créneaux précis pour les visites guidées afin d’éviter qu’un groupe ne s’approche des enclos sans accompagnement.
Répartissez les bénévoles par postes et préparez leurs consignes au moins 7 jours avant l’ouverture. Prévoyez une personne à l’accueil, une autre au point de dons et un accompagnateur pour chaque visite guidée simultanée.
Définissez le parcours visiteurs avant d’installer les tables et les tentes. Vérifiez qu’il reste une largeur suffisante pour les groupes, que les zones sensibles sont balisées et que les panneaux d’information sont lisibles à hauteur de regard.
Ne reportez pas les achats au dernier jour. Stockez les produits non périssables quelques jours avant, réfrigérez les produits frais la veille et préparez séparément la nourriture destinée aux animaux.
Testez la sonorisation, les microphones, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée du public. Prévoyez aussi des lampes à piles pour les zones moins éclairées ou une coupure de courant.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer une journée portes ouvertes dans un centre pour hérissons ?: Commencez la préparation 4 à 6 semaines avant la date prévue. Réservez l’impression et publiez les horaires dès que le programme est fixé, puis finalisez les bénévoles et le parcours durant la dernière semaine.
Comment organiser les visites guidées d’un centre de soins pour hérissons ?: Définissez des créneaux de 20 à 30 minutes et limitez chaque groupe à une taille compatible avec les enclos. Préparez le parcours et les consignes des accompagnateurs au moins 7 jours à l’avance.
Que faut-il prévoir pour l’accueil du public ?: Installez un comptoir d’information, les horaires, un plan imprimé, les panneaux d’information et un point de dons clairement visible. Vérifiez tout le matériel d’accueil la veille et gardez une personne dédiée pendant toute la durée d’ouverture.
Quand préparer les enclos et la nourriture des hérissons ?: Nettoyez les enclos avant l’ouverture selon le rythme habituel du centre, sans bouleverser inutilement les animaux. Préparez la nourriture le jour même ou selon les consignes de soins, tandis que les stocks non périssables peuvent être installés plusieurs jours avant.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.