Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas del refugio de erizos

Una jornada de puertas abiertas en un refugio de erizos necesita más que una fecha y algunas visitas guiadas. Hay que coordinar los horarios, el recorrido del público y el trabajo de los voluntarios sin alterar la rutina de los animales. Esta checklist reúne 68 tareas y 49 materiales para avanzar en orden, desde las inscripciones y la impresión de carteles hasta la limpieza de los recintos, la comida y el montaje de carpas, mesas y punto de donación.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Publicar los horarios de apertura
Enviar invitaciones
2 personas
Anunciar el evento en línea
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Planificar las visitas guiadas
2 personas
Comprobar los recintos de los animales
2 personas
Definir la ruta para los visitantes
2 personas
Hacer la reserva de impresión
Diseñar los paneles informativos
2 personas
Imprimir el plano
Imprimir las instrucciones para voluntarios
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Refrigerar los productos frescos
2 personas
Limpiar los recintos de animales
3 personas
Preparar el alimento para los animales
2 personas
Delimitar la ruta de visitantes
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar punto de donación
2 personas
Montar la mesa de ventas
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar carteles a lo largo de la ruta
2 personas
Comprobar los baños
Probar el sonido y el micrófono
2 personas

Evento

Recibir a los voluntarios
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Registrar inscripciones
2 personas
Presentar el programa
Guiar visitas
4 personas
Demostrar el cuidado de erizos
2 personas
Responder preguntas de los visitantes
3 personas
Acompañar la actividad infantil
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Gestionar ventas y donaciones
2 personas
Recoger la basura durante el evento
2 personas
Comprobar los animales periódicamente
2 personas
Guiar la última visita
3 personas
Despedir cordialmente a los visitantes
2 personas
Guardar el dinero de la donación en un lugar seguro
2 personas
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
Control nocturno de los recintos de animales
2 personas

Seguimiento

Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el rincón del café
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Barrer y fregar el recinto
3 personas
Retirar los paneles informativos
2 personas
Recoger el material prestado
2 personas
Comprobar y limpiar el material
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver el stock al almacén
2 personas
Actualizar la administración de donaciones
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Publicar fotos y mensajes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 50
Mesas de cervezacant. 4
Biombo para vestuariocant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchilloscant. 6
Pinzas y cucharonescant. 8
Jarras medidorascant. 2

Equipo

Equipo de sonido móvil
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Caja registradora
Caja registradora
Máquina de sellado
Cámara de fotos

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 6

Decoración

Globoscant. 100
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 10
Arreglos floralescant. 6
Pizarrascant. 6
Bomba de globoscant. 2

Cuidado de animales

Cajas de transportecant. 4
Cuencos para comidacant. 12
Bandejas de aguacant. 12
Guantescant. 20
Linternascant. 4
Cintas métricascant. 2
Básculas digitalescant. 2
Carteles informativos sobre cuidados de animalescant. 8

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Papeleracant. 8
Cestos para la ropacant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y los horarios antes de anunciar la jornada. Deja definidos los turnos de visita y el número de personas por grupo para que las inscripciones no superen la capacidad del refugio.
Asigna voluntarios con funciones concretas y prepara sus instrucciones por escrito al menos 24 horas antes. Incluye quién recibe al público, quién guía cada grupo y quién controla el recorrido.
Diseña el recorrido pensando primero en los animales: marca por dónde entra y sale el público y comprueba los recintos antes de abrir. Una ruta clara evita que los visitantes se acumulen cerca de las jaulas.
Haz la compra con margen y separa los productos no perecederos de los frescos. Refrigera estos últimos al llegar y prepara la comida de los animales antes de que empiece la primera visita.
Monta con antelación el mostrador de información, las mesas, las sillas, las carpas y el punto de donación. Comprueba también los micrófonos, el equipo de sonido, los alargadores y las linternas antes de recibir al público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas en un refugio de erizos?: Empieza a fijar la fecha y el programa al menos 4 semanas antes. Reserva la impresión y publica los horarios cuando el recorrido, los voluntarios y la capacidad de las visitas estén confirmados.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas de erizos?: El número depende de los grupos y de las zonas abiertas, pero asigna una persona responsable a cada función: recepción, visitas guiadas, recorrido, comida y punto de donación. Cierra los turnos como mínimo 7 días antes para cubrir ausencias.
¿Cuándo se deben preparar los recintos y la comida de los erizos?: Comprueba y limpia los recintos antes del montaje final y vuelve a revisarlos el mismo día. Prepara la comida de los animales antes de la apertura, mientras los productos frescos para las personas deben mantenerse refrigerados hasta su uso.
¿Qué hay que comprobar el día antes de abrir el refugio al público?: Revisa la ruta, los carteles, el plano, las instrucciones de voluntarios y las inscripciones. También conviene probar el sonido y los micrófonos, contar vasos y vajilla, y confirmar que las carpas y el punto de donación están listos.

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