Checklist pour organiser une journée portes ouvertes au camping

Une journée portes ouvertes au camping se prépare comme un parcours de visite, pas comme une simple animation. Commence par fixer la date, les horaires et le programme, puis avance vers les inscriptions, les autorisations, les fournisseurs et la logistique du site. Les derniers jours servent surtout à confirmer les visiteurs, répartir les bénévoles, contrôler le matériel et préparer l’accueil. Cette checklist t’aide à suivre l’ordre des démarches et à éviter les oublis qui se voient dès l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Vérifier le lieu d’ouverture
2 personnes
Composer le programme des activités
2 personnes
Faire les réservations de matériel
Vérifier les autorisations et les déclarations
Planifier les livraisons pour le site
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Publier des messages promotionnels
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les fournisseurs
Vérifier les prévisions météo
Établir la liste définitive des visiteurs
2 personnes
Imprimer le déroulé
Créer les panneaux d'itinéraire et de stationnement
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier le matériel d'activités
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Stocker les aliments à conservation longue
2 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Créer un espace de présentation sans scène
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Baliser le parking
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux d'information
2 personnes
Installer les stands d’activités
4 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
Faire le briefing de l’équipe activité
4 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Assurer les visites guidées
3 personnes
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Faire la démonstration des équipements de camping
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Accompagner le barbecue
3 personnes
Mettre les plats végétariens à part
Allumer l’éclairage du soir
2 personnes
Informer les visiteurs de la fermeture
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

Finaliser la nourriture et les boissons
2 personnes
Démonter le matériel d’activités
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Vérifier et nettoyer les toilettes
2 personnes
Ranger l'éclairage
2 personnes
Retirer les panneaux et les décorations
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 6
Tables de buffetqté 4
Nappesqté 14
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Couvertsqté 120
Assiettes de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Louches à soupeqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Barbecuesqté 2
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Bougies de tableqté 4

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 6
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Panneau d’accueil
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Jeu de kubbqté 2
Frisbeesqté 10
Cordes à sauterqté 8
Cônesqté 20
Craie de trottoirqté 12
Tapis de jeuqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Gel désinfectantqté 6

Catering

Courses

Conseils

Ouvre les inscriptions au moins 3 semaines avant la journée et demande dès le formulaire le nombre de visiteurs ainsi que les besoins alimentaires. Tu pourras ainsi établir une liste définitive et prévoir les quantités de vaisselle, de boissons et de repas.
Réserve les tentes, tables, chaises, sonorisation et éclairages dès que la date est fixée. Les livraisons doivent être planifiées avant le jour J, avec un emplacement précis indiqué aux fournisseurs.
Prépare la signalétique de stationnement et d’itinéraire plusieurs jours à l’avance, puis imprime le déroulé et les badges nominatifs la veille. Place aussi des lampes de poche et des rallonges avec le matériel concerné, plutôt que de les chercher au dernier moment.
Contrôle le matériel d’activités et le contenu des courses 48 heures avant l’ouverture. Refroidis les boissons la veille et stocke séparément les aliments à conservation longue pour ne pas surcharger les glacières le matin même.
Consulte les prévisions météo 3 jours avant, puis refais un contrôle la veille. Vérifie que les tentes, les tables et les zones d’accueil peuvent être installées rapidement, et prévois une répartition claire des bénévoles par poste.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes au camping ?: Prévois idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de fixer le programme, vérifier les autorisations, réserver le matériel, ouvrir les inscriptions et confirmer les fournisseurs.
Quand ouvrir les inscriptions pour une journée portes ouvertes au camping ?: Ouvre le formulaire environ 3 semaines avant l’événement. Ferme-le quelques jours avant la date prévue afin de traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et imprimer la liste définitive des visiteurs.
Quand vérifier la météo pour une journée portes ouvertes au camping ?: Fais un premier contrôle 3 jours avant, puis une dernière vérification la veille au soir. Cela permet d’ajuster l’installation des tentes, l’éclairage, le stationnement et la répartition des bénévoles.
Quand préparer les boissons et les aliments ?: Achète les produits non périssables plusieurs jours avant. Refroidis les boissons la veille et vérifie les besoins alimentaires ainsi que les quantités finales au plus tard 24 heures avant l’ouverture.

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