Checklist para la jornada de puertas abiertas del camping

Organizar una jornada de puertas abiertas en un camping requiere coordinar el recinto, las actividades, las inscripciones y el montaje sin dejar decisiones para el último día. Empieza fijando la fecha y el programa, y trabaja después con un calendario de reservas, comunicaciones y entregas. La previsión meteorológica puede cambiar la distribución de carpas, mesas y actividades. Antes de abrir, comprueba el material, las señales, la comida, las bebidas y el recorrido completo de los visitantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Comprobar el recinto de apertura
2 personas
Preparar el programa de actividades
2 personas
Hacer reservas de material
Comprobar permisos y notificaciones
Planificar las entregas para el recinto
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Publicar mensajes promocionales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Confirmar proveedores
Comprobar el pronóstico del tiempo
Elaborar la lista definitiva de asistentes
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Crear señales de ruta y aparcamiento
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Comprobar el material de actividades
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Almacenar alimentos no perecederos
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Crear un espacio de presentación sin escenario
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Delimitar el aparcamiento
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar los paneles informativos
2 personas
Montar estaciones de actividades
4 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Montar el buffet
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
Dar briefing al equipo de actividades
4 personas
Realizar la última ronda de seguridad
2 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Presentar el programa
2 personas
Realizar las visitas guiadas
3 personas
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
Mostrar las instalaciones del camping
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Coordinar la barbacoa
3 personas
Mantener separados los platos vegetarianos
Encender la iluminación nocturna
2 personas
Informar a los visitantes sobre el cierre
2 personas
Despedir a los últimos visitantes
3 personas

Seguimiento

Cerrar alimentos y bebidas
2 personas
Desmontar el material de actividades
4 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Revisar y limpiar los baños
2 personas
Recoger la iluminación
2 personas
Retirar platos y decoración
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesas altascant. 6
Mesas de buffetcant. 4
Mantelescant. 14
Postes separadorescant. 12

Vajilla

Platos reutilizablescant. 120
Cuencos reutilizablescant. 80
Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 80
Cubiertoscant. 120
Platos de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Cucharones para sopacant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Barbacoascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Encendedores de mesacant. 4

Equipo

Equipo de sonido móvil
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas LEDcant. 6
Linternascant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 150
Bomba para globoscant. 2
Cartel de bienvenida
Paneles informativoscant. 8
Pizarrascant. 6

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 4
Juego de kubbcant. 2
Frisbeescant. 10
Cuerdas para saltarcant. 8
Conoscant. 20
Tiza para aceracant. 12
Alfombra de juegocant. 3

Limpieza

Papeleracant. 10
Escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Gel desinfectantecant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el horario y el programa antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 2 semanas para recibir inscripciones y poder ajustar voluntarios, comida y material.
Comprueba con antelación los permisos, las notificaciones y las condiciones de apertura del recinto. Confirma también cuándo pueden llegar las entregas para no bloquear accesos ni zonas de aparcamiento.
Haz una lista definitiva de asistentes entre 3 y 5 días antes. Úsala para confirmar preferencias dietéticas, preparar tarjetas de nombre y calcular mesas, sillas, vajilla y bebidas.
Revisa la previsión del tiempo 72 horas antes y vuelve a inspeccionar el recinto la víspera. Decide entonces la ubicación de carpas, señales, iluminación y actividades, en lugar de improvisar el mismo día.
Prepara el plan de trabajo impreso y asigna responsables por zona. Incluye una persona para las inscripciones, otra para proveedores y entregas, y otra para revisar las actividades y el material antes de la apertura.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas en un camping?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar la fecha, comprobar permisos, reservar material y preparar las invitaciones. Deja las confirmaciones finales, la compra y la revisión del recinto para los últimos 3 a 5 días.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para una jornada de puertas abiertas?: Envíalas al menos 2 semanas antes de la fecha. Cierra el formulario de inscripción entre 3 y 5 días antes para obtener una lista fiable de asistentes y sus preferencias dietéticas.
¿Cuándo hay que comprobar el tiempo para un evento al aire libre?: Consulta la previsión 72 horas antes y haz una última comprobación la víspera. Con esa información puedes ajustar carpas, mesas, actividades, señales e iluminación antes del montaje.
¿Qué se debe revisar el día anterior a la jornada de puertas abiertas?: Inspecciona el recinto, los accesos, el aparcamiento, las señales y el material de actividades. Comprueba también las entregas, enfría las bebidas y deja preparados los alimentos no perecederos y el plan de trabajo.

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