LizztLIZZT

Checklist voor een camping open dag organiseren

Een camping open dag vraagt om meer dan een programma en een paar partytenten. Je regelt tegelijk de ontvangst, activiteiten, route naar het terrein, catering, vrijwilligers en de controle van materialen. Begin enkele weken vooraf met datum, meldingen, reserveringen en uitnodigingen; werk in de laatste week naar een definitieve bezoekerslijst en een draaiboek toe. Op de dag zelf draait alles om een vrij terrein, duidelijke bewegwijzering, gekoelde dranken en mensen die weten waar ze moeten staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en programma vastleggen

    2 personen

  • Openingslocatie controleren

    2 personen

  • Activiteitenprogramma samenstellen

    2 personen

  • Reserveringen voor materialen maken

  • Vergunningen en meldingen controleren

  • Leveringen voor het terrein plannen

  • Uitnodigingen ontwerpen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldformulier openen

  • Promotieberichten plaatsen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Vrijwilligers indelen

    2 personen

  • Leveranciers bevestigen

  • Weersverwachting controleren

  • Definitieve bezoekerslijst maken

    2 personen

  • Draaiboek afdrukken

  • Route- en parkeerborden maken

    2 personen

  • Naamkaartjes voorbereiden

    2 personen

  • Activiteitenmateriaal controleren

    2 personen

  • Boodschappenlijst controleren

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Eten houdbaar opslaan

    2 personen

  • Terrein inspecteren

    2 personen

  • Partytenten opbouwen

    4 personen

  • Tafels en stoelen plaatsen

    4 personen

  • Podiumvrije presentatieruimte maken

    2 personen

  • Ontvangstbalie inrichten

    2 personen

  • Routeborden plaatsen

    2 personen

  • Parkeerterrein markeren

    2 personen

  • Versiering ophangen

    3 personen

  • Infoborden klaarzetten

    2 personen

  • Activiteitenstations opbouwen

    4 personen

  • Koffie- en theepunt inrichten

    2 personen

  • Buffet inrichten

    3 personen

  • Koelboxen vullen

    2 personen

  • Servies en bestek klaarleggen

    2 personen

  • Afvalpunten plaatsen

    2 personen

  • Geluid en microfoon testen

    2 personen

  • Briefing ontvangstteam geven

    3 personen

  • Briefing activiteitenteam geven

    4 personen

  • Laatste veiligheidsronde uitvoeren

    2 personen

Event

  • Bezoekers ontvangen

    4 personen

  • Aanmeldingen afvinken

    2 personen

  • Programma toelichten

    2 personen

  • Rondleidingen verzorgen

    3 personen

  • Kinderactiviteiten begeleiden

    4 personen

  • Campingfaciliteiten demonstreren

    2 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Afval verzamelen

    2 personen

  • Buffet aanvullen

    3 personen

  • Barbecue begeleiden

    3 personen

  • Vegetarische gerechten apart houden

  • Avondverlichting inschakelen

    2 personen

  • Bezoekers informeren over sluiting

    2 personen

  • Laatste bezoekers uitzwaaien

    3 personen

Nazorg

  • Eten en dranken afsluiten

    2 personen

  • Activiteitenmateriaal afbouwen

    4 personen

  • Tafels en stoelen afbouwen

    4 personen

  • Partytenten afbreken

    4 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Koelboxen legen en reinigen

    2 personen

  • Afval sorteren en afvoeren

    3 personen

  • Terrein schoonmaken

    4 personen

  • Toiletten controleren en reinigen

    2 personen

  • Verlichting opruimen

    2 personen

  • Borden en versiering verwijderen

    2 personen

  • Materialen inventariseren

    2 personen

  • Geleende materialen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven voedsel opslaan

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 3
  • Klaptafelsaantal 10
  • Klapstoelenaantal 80
  • Statafelsaantal 6
  • Buffettafelsaantal 4
  • Tafelkledenaantal 14
  • Afzetpalenaantal 12

Servies

  • Herbruikbare bordenaantal 120
  • Herbruikbare kommenaantal 80
  • Herbruikbare bekersaantal 180
  • Koffiekopjesaantal 80
  • Besteksetsaantal 120
  • Serveerbordenaantal 12
  • Serveertangenaantal 8
  • Soeplepelsaantal 4

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 6
  • Barbecuesaantal 2
  • Koelboxenaantal 6
  • Snijplankenaantal 4
  • Koksmesaantal 4
  • Tafelaanstekersaantal 4

Apparatuur

  • Mobiele geluidsset
  • Draadloze microfoonsaantal 2
  • Verlengkabelsaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

  • Ledlichtsnoerenaantal 8
  • Ledlampenaantal 6
  • Zaklampenaantal 6

Decoratie

  • Vlaggenlijnenaantal 12
  • Ballonnenaantal 150
  • Ballonpompaantal 2
  • Welkomstbord
  • Informatiebordenaantal 8
  • Krijtbordenaantal 6

Sportmateriaal

  • Voetballenaantal 4
  • Kubbspelaantal 2
  • Frisbeesaantal 10
  • Springtouwenaantal 8
  • Pionnenaantal 20
  • Stoepkrijtaantal 12
  • Spelkleedaantal 3

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 10
  • Bezemaantal 4
  • Stoffer en blikaantal 3
  • Dweilenaantal 3
  • Emmersaantal 4
  • Microvezeldoekenaantal 20
  • Handzeepdispensersaantal 6
  • Desinfecterende gelaantal 6

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Plan reserveringen, leveringen en vergunningen uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf. Controleer daarna nog één keer of materialen, leveranciers en terreinbereikbaarheid op dezelfde dag kloppen.
  • Open het aanmeldformulier zodra programma en locatie vaststaan, bij voorkeur minimaal 3 weken vooraf. Vraag direct dieetwensen en noteer een telefoonnummer voor wijzigingen.
  • Maak per activiteit een verantwoordelijke en deel vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur in. Houd daarnaast minimaal één persoon vrij voor ontvangst, vragen en onverwachte problemen.
  • Controleer 2 dagen vooraf de weersverwachting en bepaal waar partytenten, tafels en activiteitenmateriaal komen. Leg route- en parkeerborden, afzetpalen en zaklampen klaar voordat de eerste bezoeker arriveert.
  • Druk het draaiboek en de definitieve bezoekerslijst de dag ervoor af. Koel dranken minstens 4 uur vooraf, sla eten houdbaar op en inspecteer het terrein nogmaals op kabels, losse spullen en onveilige doorgangen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een camping open dag organiseren?
Begin ongeveer 6 weken vooraf met datum, programma, locatiecontrole en eventuele vergunningen of meldingen. Reserveer materialen en verstuur uitnodigingen uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een camping open dag?
Plan minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst en registratie, 1 per actieve activiteit en 1 algemeen aanspreekpunt. Werk met diensten van 2 tot 3 uur, zodat niemand de hele dag belast is.
Wanneer moet ik de bezoekerslijst en dieetwensen definitief maken?
Sluit de aanmeldingen bij voorkeur 3 tot 5 dagen vooraf. Maak daarna de definitieve bezoekerslijst, verwerk dieetwensen en deel de aantallen met leveranciers of de mensen die het eten verzorgen.
Wanneer moet ik het terrein en de materialen controleren?
Doe een eerste controle 1 week vooraf en controleer leveringen en activiteitenmateriaal opnieuw 1 dag voor de open dag. Inspecteer het terrein op de ochtend zelf nog op kabels, doorgangen, bewegwijzering en weersschade.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!