Checklist pour organiser une journée étudiants-employeurs

Une journée étudiants-employeurs se prépare en plusieurs étapes, car les inscriptions, les profils d’entreprise et la logistique doivent avancer ensemble. Commencez par définir le public et le programme, puis confirmez les employeurs avant d’ouvrir les inscriptions. Dans les dernières semaines, vérifiez les besoins alimentaires, le matériel technique, la signalétique et les rôles des bénévoles. Cette checklist vous aide à garder le fil jusqu’au dernier e-mail envoyé aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le programme et le public cible
2 personnes
Contacter les employeurs
2 personnes
Confirmer les employeurs
2 personnes
Réserver les salles du lieu
Réserver le catering
Finaliser le programme
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Demander des informations sur l'employeur
2 personnes
Collecter les profils d’entreprise
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Aménager les stands des employeurs
2 personnes
Aménager les espaces d'atelier
2 personnes
Recenser les besoins techniques
2 personnes
Concevoir la signalétique
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Imprimer le programme
Envoyer le briefing aux employeurs
Envoyer le dernier e-mail aux participants
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Préparer la table d'inscription
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Monter les stands des employeurs
6 personnes
Aménager les espaces d'atelier
4 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Trier les badges nominatifs
2 personnes
Accueillir les employeurs
3 personnes
Accompagner les employeurs jusqu’aux stands
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les badges nominatifs
3 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
Guider les stands des employeurs
4 personnes
Encadrer les ateliers
4 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les verres et la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Envoyer les participants à l'apéritif networking
2 personnes
Préparer les amuse-bouches
3 personnes
Animer le cocktail networking
4 personnes
Servir les amuse-bouches chauds
4 personnes
Faire ses adieux aux employeurs
2 personnes
Servir le dernier tour
2 personnes
Reconduire les participants
3 personnes

Suivi

Démonter le catering
3 personnes
Démonter les stands employeurs
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Compter le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Tables bistrotqté 8
Chaisesqté 110
Tables hautesqté 10
Portantsqté 2
Tabouretsqté 20
Poubellesqté 8
Cintresqté 120
Nappesqté 20

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Cliques de présentationqté 2
Câbles HDMIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Chargeurs mobilesqté 6
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3

Vaisselle

Verresqté 140
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 140
Fourchettesqté 140
Couteauxqté 140
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Saladiersqté 20

Cuisine

Thermosqté 6
Filtres à caféqté 150
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 8
Verres doseursqté 3
Pains de glaceqté 20
Tables de serviceqté 4

Décoration

Bannières d'entrepriseqté 12
Présentoirs pour cartes nominativesqté 30
Compositions floralesqté 8
Décoration de tableqté 20
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Colle repositionnableqté 6
Ruban adhésifqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux en ardoiseqté 4
Marqueurs craieqté 8

Papeterie

Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Brochures du programmeqté 130
Listes de participantsqté 10
Blocs-notesqté 120
Stylos à billeqté 150
Cartes d’évaluationqté 100
Étiquettes nominativesqté 150
Papier A4qté 2
Marqueursqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes de table LEDqté 10

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Confirmez les employeurs avant de publier le formulaire d’inscription. Demandez ensuite à chaque entreprise son profil, ses besoins techniques et les informations à afficher sur son stand.
Bloquez les salles dès que le format est défini : prévoyez séparément les espaces d’ateliers, les stands et les zones d’accueil. Une modification tardive peut désorganiser tout le programme.
Fixez une date limite pour les inscriptions et les besoins alimentaires, idéalement 7 à 10 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps d’ajuster le catering et la liste des participants.
Envoyez le briefing aux employeurs au moins 5 jours avant la journée. Indiquez les horaires d’arrivée, l’emplacement des stands, le matériel disponible et la personne à contacter sur place.
Faites une vérification complète du matériel la veille : projecteurs, câbles HDMI, rallonges, multiprises, microphones et chargeurs. Imprimez aussi le programme, les badges et la signalétique avant l’arrivée des premiers participants.

Questions fréquentes

Quand faut-il contacter les employeurs pour une journée étudiants-employeurs ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant l’événement afin de laisser le temps de confirmer les participations et de collecter les profils d’entreprise. Fixez une date limite claire pour les réponses, environ 3 semaines avant la journée.
Quand ouvrir les inscriptions à une journée étudiants-employeurs ?: Ouvrez le formulaire dès que les employeurs et le programme principal sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant l’événement. Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant pour traiter les besoins alimentaires et préparer les badges.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour cette journée ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 personne pour la coordination technique et 1 référent pour chaque espace d’atelier ou zone importante. Pour une journée de plus de 50 participants, ajoutez 2 à 3 bénévoles de circulation et de soutien.
Quand envoyer le dernier e-mail aux participants ?: Envoyez-le 2 à 3 jours avant la journée. Rappelez l’horaire, l’adresse, le programme, les consignes d’arrivée et les éventuelles informations pratiques recueillies lors de l’inscription.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.