Checklist pour organiser une journée en famille

Une journée en famille demande plus qu’un repas et quelques jeux. Il faut confirmer les participants, prévoir les besoins alimentaires, préparer les activités et anticiper la météo sans attendre la veille. Cette checklist rassemble les 80 tâches et 57 fournitures du plan, de la réservation du lieu jusqu’au remplissage des glacières. Suivez-la dans l’ordre pour savoir quoi faire, quoi vérifier et quand vous y prendre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser le programme
2 personnes
Sélectionner les activités de jeu
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier les prévisions météo
Établir la liste finale des participants
Vérifier les livraisons
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Réfrigérer la viande et les produits végétariens
2 personnes
Préparer les desserts
3 personnes
Laver et couper les légumes
3 personnes
Préparer les marinades et les sauces
2 personnes
Préparer les salades
3 personnes
Compter la vaisselle et les couverts
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Créer la playlist musicale
Préparer le plan météo
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Installer le point boissons
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Préparer le matériel de jeu
3 personnes
Aménager l’espace enfants
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Allumer le barbecue
2 personnes
Mettre en place les plats du buffet
4 personnes
Vérifier les toilettes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Tester la musique

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Prendre une photo de famille
2 personnes
Encadrer les jeux pour enfants
3 personnes
Animer les jeux traditionnels
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Préparer les plats de barbecue
4 personnes
Servir le barbecue
4 personnes
Servir des plats végétariens
2 personnes
Réapprovisionner les salades et les accompagnements
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Encadrer le quiz familial
2 personnes
Assurer la musique et la danse
2 personnes
Vérifier l’éclairage du soir
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Stocker la nourriture en toute sécurité
3 personnes
Éteindre le barbecue
2 personnes
Débarrasser les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler le matériel de jeu
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Classer les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Nappesqté 10

Vaisselle

Assiettesqté 70
Assiettes à dessertqté 70
Couvertsqté 70
Tasses à caféqté 50
Verresqté 100
Verres à vinqté 40
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 10
Carafesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Pincesqté 6
Plateaux en aluminiumqté 10
Plats de maintien au chaudqté 4

Équipement

Barbecuesqté 2
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Enceintes portablesqté 2
Microphone

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Décoration de tableqté 10
Badges nominatifsqté 60
Ruban adhésifqté 4
Cordeqté 2
Panneaux de directionqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 8
Piles de rechangeqté 24

Matériel de sport

Ballons de footballqté 3
Frisbeesqté 4
Jeux en boisqté 4
Cordes à sauterqté 6
Cônesqté 20
Petits lotsqté 20
Craieqté 2
Machine à bullesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Supports de sacs poubelleqté 4
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Rouleaux d’essuie-mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant d’envoyer les invitations, puis laissez au moins 2 à 3 semaines aux familles pour répondre. Demandez dès l’inscription les allergies, régimes particuliers et besoins pratiques.
Finalisez le programme environ 7 jours avant la journée. Prévoyez plusieurs activités de jeu adaptées aux âges présents, avec une solution de repli si une activité extérieure devient impossible.
Vérifiez la météo 3 jours avant, puis de nouveau la veille. Si la journée se déroule dehors, confirmez les tentes de réception, le plan météo, les tables, les chaises et les rallonges avant l’arrivée des invités.
Préparez les aliments qui le permettent la veille : desserts, légumes lavés et coupés, salades, marinades et sauces. Réfrigérez la viande et les produits végétariens séparément, puis récupérez les produits frais le plus tard possible.
Comptez la vaisselle, les couverts, les verres et les tasses avant de dresser les tables. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et remplissez les glacières juste avant le début pour garder une réserve froide.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée en famille ?: Envoyez-les idéalement 2 à 3 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse environ 7 jours avant afin de finaliser les quantités, les besoins alimentaires et le plan de table.
Combien de temps à l’avance préparer le repas ?: Préparez les desserts, les légumes, les sauces et les marinades la veille. Faites les courses 1 à 2 jours avant, puis récupérez les produits frais le jour même ou au plus tard la veille.
Quand vérifier la météo pour une journée en famille ?: Faites une première vérification 3 jours avant, puis une dernière la veille au soir. À ce moment-là, confirmez les tentes de réception et activez le plan prévu en cas de pluie ou de forte chaleur.
Combien de vaisselle prévoir par personne ?: Prévoyez au minimum une assiette, une assiette à dessert, un jeu de couverts et un verre par personne, plus 10 à 15 % de réserve. Ajoutez les tasses à café et les verres à vin selon le programme et les boissons servies.

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