Familiedag organiseren: checklist en planning
Een familiedag loopt rustiger als je eerst de datum, locatie en deelnemers vastlegt en daarna pas het programma en eten uitwerkt. Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen, zodat je boodschappen en bereiding daarop kunt afstemmen. Plan het buitenprogramma met een concreet weerplan en controleer reserveringen, leveringen en materiaal ruim voor de dag zelf. De laatste 24 uur gebruik je voor koelen, snijden, klaarzetten en een telling van servies en zitplaatsen.
De volledige checklist van dit plan wordt bijgewerkt. De tips en antwoorden hieronder gelden nog steeds.
Tips
- Stuur de uitnodigingen uiterlijk vier weken vooraf en geef een duidelijke uiterste aanmelddatum. Gebruik de definitieve deelnemerslijst daarna voor dieetwensen, naamkaartjes, zitplaatsen en hoeveelheden eten en drinken.
- Maak het programma uiterlijk één week vooraf definitief. Kies meerdere spelactiviteiten, wijs per activiteit benodigd materiaal en een begeleider aan en zet een alternatief klaar voor regen.
- Controleer partytenten, tafels en stoelen minimaal drie dagen vooraf. Tel borden, dessertborden, besteksets, glazen en koffiekopjes voor alle aangemelde personen en houd enkele extra sets achter de hand.
- Bereid desserts, salades, groenten, marinades en sauzen waar mogelijk de dag ervoor. Haal verse producten op de dag zelf op en koel dranken, vlees en vegetarische producten direct in koelboxen of koelkasten.
- Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en voer het weerplan uit voordat gasten arriveren. Test verlengsnoeren, stekkerdozen, draagbare speakers en eventueel de microfoon, zodat techniek en stroom niet tijdens het programma geregeld hoeven te worden.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een familiedag organiseren?
- Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de familiedag en sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen vooraf.
- Wanneer moet ik de boodschappen voor een familiedag doen?
- Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal verse producten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder. Bereid desserts, salades, groenten, marinades en sauzen zoveel mogelijk de dag ervoor.
- Hoeveel servies heb ik nodig voor een familiedag?
- Tel per aangemelde gast minimaal 1 bord, 1 dessertbord, 1 bestekset en 1 glas. Voor koffie reken je 1 kopje per koffieronde; houd daarnaast ongeveer 10 procent extra servies en glazen achter de hand.
- Wanneer moet ik het weerplan voor een familiedag maken?
- Maak het weerplan uiterlijk 3 dagen vooraf en controleer de verwachting opnieuw 24 uur voor de start. Zet partytenten, alternatieve activiteiten en eventuele aanpassingen aan tafels en buffetten dan al klaar.