Checklist para organizar un Día familiar sin olvidos

Organizar un Día familiar requiere coordinar invitados, comida, actividades y un plan alternativo si cambia el tiempo. Empieza por fijar la fecha y el lugar, y confirma pronto cuántas personas asistirán, incluidos los niños. Después puedes cerrar el programa, reservar lo necesario y calcular el menaje, las bebidas y el equipo. Esta checklist reúne las tareas del plan en un orden práctico para que no tengas que resolverlo todo el último día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Definir el programa final
2 personas
Seleccionar actividades de juegos
2 personas
Hacer reservas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la lista final de participantes
Comprobar las entregas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Refrigerar la carne y los productos vegetarianos
2 personas
Preparar los postres
3 personas
Lavar y cortar las verduras
3 personas
Preparar marinadas y salsas
2 personas
Preparar ensaladas
3 personas
Contar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Crear lista de reproducción
Preparar el plan meteorológico
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Montar el punto de bebidas
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Preparar el material de juego
3 personas
Montar el rincón infantil
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Encender la barbacoa
2 personas
Disponer los platos del bufé
4 personas
Comprobar los baños
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Preparar la mesa de recepción
2 personas
Probar la música

Evento

Recibir a los invitados
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Hacer foto de familia
2 personas
Coordinar los juegos infantiles
3 personas
Acompañar juegos populares
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Preparar platos de barbacoa
4 personas
Servir la barbacoa
4 personas
Servir platos vegetarianos
2 personas
Reponer ensaladas y guarniciones
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Servir el postre
3 personas
Coordinar el quiz familiar
2 personas
Proporcionar música y baile
2 personas
Comprobar la iluminación nocturna
Servir la última ronda de bebidas
2 personas
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Guardar los alimentos de forma segura
3 personas
Apagar la barbacoa
2 personas
Recoger las mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Reunir los materiales del juego
3 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Clasificar residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Recoger objetos perdidos
Archivar facturas y recibos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesascant. 8
Sillascant. 60
Mesas de buffetcant. 3
Mesas altascant. 4
Manteles individualescant. 10

Vajilla

Platoscant. 70
Platos de postrecant. 70
Cubiertoscant. 70
Tazas de cafécant. 50
Vasoscant. 100
Copas de vinocant. 40
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 10
Jarrascant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Pinzascant. 6
Bandejas de aluminiocant. 10
Bandejas térmicascant. 4

Equipo

Barbacoascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 3
Altavoces portátilescant. 2
Micrófono

Decoración

Globoscant. 100
Guirnaldascant. 12
Decoración de mesacant. 10
Tarjetas de nombrecant. 60
Cinta adhesivacant. 4
Cuerdacant. 2
Carteles de flechascant. 8

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Faroles LEDcant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 3
Frisbeescant. 4
Juegos de maderacant. 4
Cuerdas para saltarcant. 6
Conoscant. 20
Premioscant. 20
Tizacant. 2
Burbujascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 6
Soportes para bolsas de basuracant. 4
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 3
Paños de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Rollos de toallacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Envía las invitaciones con al menos 3 o 4 semanas de antelación y fija una fecha límite para las inscripciones. Así podrás cerrar la lista de participantes y preguntar por alergias o preferencias dietéticas antes de comprar.
Cierra el programa de actividades aproximadamente una semana antes. Prepara juegos para distintas edades y deja margen entre actividades para comer, descansar y reorganizar el espacio.
Comprueba el pronóstico 3 días antes y define el plan meteorológico como máximo 24 horas antes. Si el encuentro es al aire libre, revisa con tiempo las carpas, mesas, sillas y alargadores que necesitarás.
Haz la compra principal 1 o 2 días antes y recoge los productos frescos el mismo día o la víspera. Refrigera la carne y los productos vegetarianos por separado, enfría las bebidas y llena las neveras portátiles antes de que lleguen los invitados.
Cuenta platos, platos de postre, cubiertos, vasos y tazas de café para todas las personas, y añade al menos un 10 % extra. Deja listas las bandejas de servir, pinzas, cucharones y jarras para no tener que buscarlos durante la comida.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día familiar?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para fijar fecha, lugar y número de invitados. La lista final de participantes y las preferencias dietéticas deberían estar cerradas 7 días antes.
¿Cuánta bebida necesito para un Día familiar?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y entre 1 y 2 por cada hora posterior. Añade opciones sin alcohol y enfría una parte el día anterior, reservando espacio para mantener más bebidas frías.
¿Cuándo preparo la comida para un Día familiar?: Prepara postres, marinadas y salsas el día anterior cuando sea posible. Lava y corta las verduras y prepara las ensaladas el mismo día, manteniendo la carne y los productos vegetarianos refrigerados hasta el momento de cocinar.
¿Qué hago si llueve el día del Día familiar?: Comprueba el pronóstico 72 horas antes y vuelve a revisarlo 24 horas antes. Decide entonces si usarás carpas, cambiarás la distribución de mesas y sillas o trasladarás las actividades a un espacio cubierto.

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