Checklist pour organiser une Journée du développement durable

Une Journée du développement durable demande de coordonner le programme, les ateliers, les inscriptions et la restauration dans le bon ordre. Commencez par fixer la date, le lieu et les autorisations, puis confirmez les animateurs et ouvrez les inscriptions. Les derniers jours servent surtout à ajuster les quantités, préparer la signalétique, vérifier le matériel et organiser le repas. Cette checklist regroupe 69 tâches et 74 fournitures pour suivre la préparation jusqu’à l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer le lieu et les espaces
Vérifier les autorisations et les déclarations
Publier le programme en ligne
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Confirmer les ateliers et les animateurs
2 personnes
Faire les réservations
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Confirmer les accords avec les fournisseurs
Vérifier la liste d’achats
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Trier le matériel d’atelier
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Imprimer les programmes
Créer les panneaux de direction
2 personnes
Afficher le plan de tri des déchets
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Laver et couper les légumes
4 personnes
Préparer la soupe
3 personnes
Préparer les sandwiches et les wraps
4 personnes
Dresser le buffet
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tables d'atelier
3 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Distribuer les programmes
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
Encadrer les ateliers
6 personnes
Tenir les tables d'information
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables de travail entre-temps
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir le repas
4 personnes
Contrôler les flux de déchets
2 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Ajuster l’intensité lumineuse
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Refroidir les restes
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler le matériel d’atelier
3 personnes
Évacuer les déchets en tri sélectif
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Ranger le matériel au sec et propre
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Faire don du matériel restant
2 personnes
Archiver les photos et le matériel du programme

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Canapés de salonqté 4
Tables pliantesqté 4
Tabourets de barqté 8
Porte-manteauxqté 3
Tabouretsqté 20
Nappesqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 140
Bols réutilisablesqté 120
Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Couteauxqté 140
Fourchettesqté 140
Cuillèresqté 140
Cuillères à caféqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Bol à soupeqté 8
Marmites à soupeqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 8
Couteaux de chefqté 8
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 12
Distributeurs de boissonsqté 4
Plateauxqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 4
Réfrigérateursqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Enceinte portableqté 2
Microphoneqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles de rechargeqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes LEDqté 6
Lampes de bureauqté 4

Décoration

Guirlandes réutilisablesqté 6
Plantesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueurs craieqté 12
Décoration de tableqté 12

Communication

Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Panneaux du programmeqté 6
Panneaux indicateursqté 10
Brochures d’informationqté 150
Marqueursqté 24
Stylosqté 50

Matériel de sport

Tables de travail pour ateliersqté 8
Gants de jardinageqté 30
Pelles à mainqté 20
Arrosoirqté 6
Machines à coudreqté 4
Ciseaux de coutureqté 12
Marteauqté 6
Tournevisqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs à compostqté 4
Seaux de nettoyageqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 30
Bacs à vaisselleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le programme et les espaces au moins 6 à 8 semaines avant l’événement. Vérifiez dès cette étape les autorisations et déclarations nécessaires, car elles peuvent conditionner l’usage du lieu et des ateliers.
Publiez le programme avant d’envoyer les invitations. Prévoyez une date limite d’inscription 7 jours avant la journée afin de mettre à jour les participants et de recueillir les besoins alimentaires.
Confirmez les ateliers et les animateurs 3 à 4 semaines à l’avance. Réservez ensuite les tables, chaises, tables pliantes et autres assises selon les espaces réellement utilisés.
Calculez le catering à partir du nombre inscrit, puis ajoutez environ 10 % de marge pour les boissons et les portions. Gardez les boissons au frais et préparez les légumes, la soupe, les sandwiches et les wraps le plus près possible du service.
Ne gardez pas la signalétique pour le matin même : imprimez les programmes, préparez les badges et installez les panneaux de direction la veille. Affichez aussi clairement le plan de tri des déchets près des zones de repas et de sortie.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une Journée du développement durable ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, les autorisations, le programme, les animateurs et les fournisseurs.
Quand fermer les inscriptions pour une Journée du développement durable ?: Fermez les inscriptions environ 7 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi finaliser la liste des participants, les besoins alimentaires et les quantités de repas.
Combien prévoir de nourriture et de boissons par participant ?: Basez les quantités sur les inscriptions confirmées et ajoutez une marge d’environ 10 %. Pour les boissons, prévoyez généralement 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis ajustez selon la durée de la journée.
Que faut-il préparer la veille de l’événement ?: La veille, vérifiez et triez le matériel d’atelier, préparez les badges et les programmes, installez la signalétique et mettez les boissons au frais. Gardez la préparation de la soupe, des légumes et des sandwiches au plus près du service.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.