Duurzaamheidsdag organiseren: complete checklist
Een Duurzaamheidsdag vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een paar workshops. Je moet vroeg controleren of de locatie geschikt is, of meldingen nodig zijn en hoeveel deelnemers je werkelijk verwacht. Daarna volgen aanmeldingen, dieetwensen, begeleiders, materialen en catering. Plan de laatste 24 uur vooral voor versproducten, soep, broodjes, drank en bewegwijzering. Met deze checklist werk je van de eerste afspraken naar een dag waarop deelnemers zonder zoeken hun workshop, eten en afvalpunt vinden.
De volledige checklist van dit plan wordt bijgewerkt. De tips en antwoorden hieronder gelden nog steeds.
Tips
- Leg datum, programma en ruimtes eerst vast en publiceer het programma pas daarna. Reserveer workshops en begeleiders uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf, zodat wijzigingen nog verwerkt kunnen worden.
- Sluit de deelnemerslijst 5 tot 7 dagen voor de Duurzaamheidsdag. Gebruik dat aantal voor catering, naambadges, programmafolders en het klaarzetten van tafels en stoelen.
- Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en controleer ze opnieuw bij het berekenen van de catering. Bereid soep, broodjes en wraps zo veel mogelijk op de dag zelf; haal versproducten binnen 24 uur voor aanvang op.
- Controleer materialen per workshop en sorteer ze vooraf in aparte bakken of sets. Leg routeborden, afvalscheidingsinformatie en naambadges uiterlijk de avond ervoor klaar, zodat de opbouw niet wordt opgehouden.
- Plan een aparte drank- en serviceronde: zet dranken tijdig koud en controleer herbruikbare borden, kommen, glazen, bestek, serveerschalen en opscheplepels. Zet voor soep bovendien soepkommen, soepketels of warmhoudbakken en voldoende opschepmateriaal klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een Duurzaamheidsdag organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, programma en vergunningen of meldingen. Verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je 5 tot 7 dagen voor de dag een bruikbare deelnemerslijst hebt.
- Hoeveel eten moet ik voorzien voor een Duurzaamheidsdag?
- Bereken de catering op basis van de definitieve deelnemerslijst en houd rekening met dieetwensen. Plan per deelnemer een volledige lunchportie plus ongeveer 10 procent extra voor onverwachte aanwezigen of grotere eters.
- Wanneer moet ik workshops en begeleiders bevestigen?
- Bevestig workshops en begeleiders uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf. Controleer het programma nogmaals 7 dagen voor aanvang en maak daarna de folders, routeborden en workshopsets definitief.
- Wat moet ik de dag ervoor klaarzetten voor een Duurzaamheidsdag?
- Zet materialen, naambadges, programmafolders, routeborden en het afvalscheidingsplan de avond ervoor klaar. Controleer ook servies, koelboxen, thermoskannen en drankdispensers; haal verse ingrediënten maximaal 24 uur vooraf op.