Journée des voisins : la checklist pour tout préparer

Une Journée des voisins réussie repose surtout sur une préparation bien séquencée. Commencez par fixer la date, le lieu et les autorisations, puis suivez les inscriptions et les besoins alimentaires avant de réserver ou d’acheter quoi que ce soit. Les derniers jours servent à confirmer les invités, les livraisons, la météo et le matériel. Le jour même, prévoyez du temps pour installer les tentes, les tables, le buffet, l’éclairage et les équipements de cuisine.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Inviter les riverains
3 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Créer le programme
2 personnes
Faire les réservations
Recenser le matériel de jeu
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les tâches
2 personnes
Distribuer la lettre du quartier
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Définir le nombre final d’invités
Confirmer les livraisons
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les boissons au frais
2 personnes
Installer les courses non périssables
2 personnes
Vérifier la vaisselle et le matériel
2 personnes
Inspecter le lieu
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Préparer le matériel de jeu
3 personnes
Aménager le coin café
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les salades
3 personnes
Garnir les sandwiches
3 personnes
Préparer le barbecue
3 personnes
Signaler les allergènes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Encadrer les jeux pour enfants
4 personnes
Animer le quiz de quartier
2 personnes
Fournir la musique
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Allumer le barbecue
2 personnes
Préparer les plats de barbecue
3 personnes
Servir le barbecue
4 personnes
Servir des plats végétariens
2 personnes
Garder les tables propres et sûres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Éteindre le barbecue en toute sécurité
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Essuyer les tables et les chaises
2 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Ranger le matériel audio
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Nettoyer le matériel de jeu
2 personnes
Trier les restes
2 personnes
Rendre les objets empruntés
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Nappesqté 10

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Barquettes en aluminium pour barbecueqté 6
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4

Équipement

Barbecuesqté 2
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Badges nominatifsqté 100
Marqueursqté 12

Matériel de sport

Ballons de footballqté 3
Frisbeesqté 4
Cordes à sauterqté 6
Cônesqté 12
Jeux de sociétéqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 3
Éléments pharesqté 3
Serpillièresqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu assez tôt pour vérifier les autorisations et prévenir les riverains avant de lancer les invitations. Gardez une trace écrite des éventuelles contraintes du site.
Arrêtez le nombre final d’invités quelques jours avant l’événement. Utilisez ce chiffre pour ajuster les courses, les boissons, les assiettes, les gobelets et les places assises.
Demandez les besoins alimentaires au moment des inscriptions, pas la veille. Prévoyez une personne chargée de repérer les réponses et de les transmettre à l’équipe qui prépare le buffet.
Répartissez les tâches entre plusieurs bénévoles avec des horaires précis. L’installation des tentes, des tables, du buffet, de la décoration et de l’éclairage ne doit pas reposer sur une seule personne.
Consultez les prévisions météo avant les achats et avant l’installation. Vérifiez notamment les tentes, les rallonges, les multiprises, les glacières et le stockage des boissons au frais.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une Journée des voisins ?: Commencez au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de vérifier les autorisations, inviter les riverains, traiter les inscriptions, recruter les bénévoles et réserver le matériel.
Combien de temps prévoir pour installer une Journée des voisins ?: Prévoyez au minimum 2 à 3 heures avant l’arrivée des invités. Il faut installer les tentes, les tables et les chaises, préparer le buffet, brancher l’éclairage et vérifier le matériel de cuisine et de sonorisation.
Quand confirmer le nombre d’invités ?: Fixez le nombre final environ 3 à 5 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi confirmer les livraisons, terminer les courses et adapter la vaisselle, les boissons et les portions.
Que faut-il vérifier la veille d’une Journée des voisins ?: La veille, contrôlez les livraisons, la liste des courses, les prévisions météo et l’état de la vaisselle et du matériel. Mettez les boissons au frais et rassemblez les éléments non périssables pour éviter les allers-retours le jour même.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.