Día del Vecino: checklist para organizarlo sin olvidos

Organizar un Día del Vecino requiere coordinar permisos, asistentes, comida, actividades y montaje en un mismo plan. Empieza fijando la fecha y el lugar, y deja cerrados los permisos antes de invitar al barrio. Después, controla las inscripciones, las preferencias dietéticas y el reparto de tareas entre voluntarios. Esta checklist también te ayuda a llegar al día del evento con las entregas confirmadas, las bebidas refrigeradas y el espacio preparado.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Comprobar permisos
Invitar a los vecinos
3 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Preparar el programa
2 personas
Hacer reservas
Inventariar el material del juego
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Repartir las tareas
2 personas
Distribuir el folleto vecinal
3 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Determinar el número definitivo de invitados
Confirmar entregas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Guardar las bebidas refrigeradas
2 personas
Preparar la compra de productos no perecederos
2 personas
Comprobar la vajilla y el material
2 personas
Inspeccionar el lugar
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Preparar los materiales del juego
3 personas
Montar la zona de café
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar ensaladas
3 personas
Preparar bocadillos
3 personas
Preparar la barbacoa
3 personas
Marcar alérgenos
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Revisar el área de los baños
Preparar la mesa de recepción
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Recibir a los visitantes
3 personas
Presentar el programa
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Coordinar los juegos infantiles
4 personas
Dirigir el quiz vecinal
2 personas
Proporcionar la música
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Encender la barbacoa
2 personas
Preparar platos de barbacoa
3 personas
Servir la barbacoa
4 personas
Servir platos vegetarianos
2 personas
Mantener las mesas limpias y seguras
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Coordinar el programa de la noche
2 personas
Anunciar la última ronda
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

Recoger la comida y las bebidas
3 personas
Apagar la barbacoa de forma segura
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar mesas y sillas
2 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger el equipo de sonido
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Limpiar el material del juego
2 personas
Clasificar sobrantes
2 personas
Devolver los artículos prestados
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesascant. 8
Sillascant. 80
Mesas de buffetcant. 3
Mesas altascant. 4
Mantelescant. 10

Vajilla

Platos reutilizablescant. 100
Cuencos reutilizablescant. 80
Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 60
Cuchilloscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Bandejas de aluminio para barbacoacant. 6
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4

Equipo

Barbacoascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Altavocescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 4
Lámparas LEDcant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Tarjetas de nombrecant. 100
Rotuladorescant. 12

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 3
Frisbeescant. 4
Cuerdas para saltarcant. 6
Conoscant. 12
Juegos de mesacant. 8

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobacant. 3
Puntos de atraccióncant. 3
Fregonascant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de repartir el folleto vecinal. Si esperas a tener confirmada la autorización, evitarás anunciar un horario o un espacio que después tengas que cambiar.
Pide las inscripciones con una fecha límite clara y recoge también las preferencias dietéticas. Calcula el número definitivo de invitados varios días antes para ajustar compras, mesas, sillas y vajilla reutilizable.
Recluta voluntarios y asigna responsables concretos para la comida, las actividades, las bebidas y el montaje. Una persona encargada de cada área evita que todos den por hecho que otra persona lo hará.
Revisa el pronóstico del tiempo y prepara las carpas antes de la llegada de los vecinos. Comprueba también con antelación la iluminación, los altavoces, el micrófono, los cables alargadores y las regletas.
Haz la compra en dos momentos: los productos no perecederos con antelación y las bebidas refrigeradas cerca del evento. Confirma las entregas y revisa la vajilla, el material de cocina y las barbacoas antes de inspeccionar el lugar.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar el Día del Vecino?: Empieza al menos 4 semanas antes para fijar fecha y lugar, comprobar permisos, invitar a los vecinos y reclutar voluntarios. Deja la confirmación del número de asistentes y las entregas para los últimos días.
¿Cuándo hay que cerrar la lista de invitados?: Fija una fecha límite de inscripción entre 7 y 10 días antes del evento. Así tendrás tiempo para confirmar el número definitivo, revisar las preferencias dietéticas y ajustar comida, bebidas, mesas y sillas.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: El día anterior conviene confirmar las entregas, revisar la lista de la compra, refrigerar las bebidas y comprobar la vajilla y el material. También puedes dejar preparada la compra no perecedera y agrupar los elementos de montaje.
¿Cuándo se montan las carpas y las mesas?: Reserva entre 2 y 3 horas antes de la llegada de los vecinos para inspeccionar el lugar, montar las carpas, colocar mesas y sillas, preparar el buffet y colgar la decoración y la iluminación. Haz una prueba rápida del sonido antes de abrir el evento.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.