Checklist pour organiser une journée des donneurs de cellules souches

Une journée de recrutement de donneurs repose sur un parcours simple, confidentiel et bien cadencé. Cette checklist vous aide à organiser les inscriptions, l’accueil, les bénévoles, l’information des participants et le matériel nécessaire. Prévoyez les confirmations suffisamment tôt : les besoins alimentaires, l’accessibilité et les créneaux des donneurs demandent souvent plusieurs échanges. Le jour J, chaque poste doit avoir son responsable et son matériel prêt avant l’ouverture du lieu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Coordonner l’organisation des donneurs
2 personnes
Établir le formulaire d'inscription
Préparer les informations sur la confidentialité
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Envoyer les confirmations d'inscription
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser l’accessibilité
Confirmer la réservation du lieu
Confirmer la réservation du mobilier
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Créer le plan et le parcours
2 personnes
Préparer l’inscription des donneurs
2 personnes
Rédiger les consignes des bénévoles
Répartir les bénévoles
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons et les aliments
2 personnes
Trier les formulaires d’inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Préparer le matériel d’information
2 personnes
Charger le matériel technique

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager des espaces de confidentialité
2 personnes
Installer les stands d’information
2 personnes
Tester la technique audiovisuelle
2 personnes
Préparer les kits d’enregistrement des donneurs
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les en-cas et les sandwichs
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Vérifier les inscriptions
2 personnes
Informer les visiteurs
3 personnes
Accompagner l'enregistrement des donneurs
4 personnes
Distribuer et récupérer les kits de prélèvement
3 personnes
Vérifier les formulaires d’autorisation
2 personnes
Ranger les formulaires remplis en lieu sûr
Animer la présentation
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir les sandwichs et les en-cas
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner les fournitures sanitaires
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
Sceller les données et les échantillons
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes

Suivi

Démonter le mobilier
4 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’équipement
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Transmettre les formulaires de don
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Archiver les fichiers numériques
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 4
Panneaux d’intimitéqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 6
Tablettesqté 4
Terminaux de paiement mobilesqté 2
Imprimantesqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Stations de rechargeqté 3

Inscription

Kits d’inscription des donneursqté 180
Lingettes jetablesqté 200
Sacs de scellementqté 200
Bacs à documentsqté 8
Chemises à pinceqté 20
Stylos de comptoirqté 40
Bureaux d’inscriptionqté 3
Braceletsqté 200

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 100
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 6

Décoration

Panneaux d'informationqté 10
Panneaux indicateursqté 12
Bannières sur piedqté 4
Nappesqté 12
Porte-nomsqté 20

Éclairage

Lampes de table LEDqté 8

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 6 à 8 semaines à l’avance. Confirmez séparément le mobilier, les points d’alimentation électrique et le parcours d’arrivée des donneurs.
Envoyez les invitations dès que le formulaire d’inscription est testé. Demandez dans le même formulaire les besoins alimentaires, les besoins d’accessibilité et les créneaux préférés.
Prévoyez un espace d’inscription séparé du reste de la journée, avec des panneaux d’intimité et des bacs à documents. Cela évite que des informations confidentielles restent visibles sur une table d’accueil.
Répartissez les bénévoles par poste et par tranche horaire, puis transmettez leurs consignes au moins 3 jours avant l’événement. Gardez une personne disponible pour remplacer un absent ou orienter les donneurs.
La veille, chargez les ordinateurs, tablettes, imprimantes et stations de recharge, puis refroidissez les boissons et les aliments. Le matin, ouvrez le lieu au moins 60 minutes avant le premier créneau pour tester les prises, le son et le parcours d’inscription.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée des donneurs de cellules souches ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, préparer le formulaire, recruter les bénévoles, envoyer les invitations et traiter les inscriptions.
Quand envoyer les confirmations d’inscription des donneurs ?: Envoyez une première confirmation dans les 2 à 3 jours suivant l’inscription. Renvoyez les informations pratiques, le créneau et les consignes finales 3 à 5 jours avant la journée.
Combien de temps avant faut-il ouvrir le lieu ?: Ouvrez le lieu au moins 60 minutes avant l’arrivée du premier donneur. Comptez ce temps pour installer les bureaux, les badges, les kits d’inscription, les documents et les tests techniques.
Comment protéger la confidentialité des donneurs pendant l’accueil ?: Installez les postes d’inscription à l’écart et utilisez des panneaux d’intimité. Prévoyez un bac fermé ou clairement identifié pour les formulaires et rappelez les consignes de confidentialité à tous les bénévoles avant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.