Checklist para organizar una jornada de donación de células madre
Una jornada de donación de células madre necesita más que una fecha y un lugar. Hay que coordinar a los donantes, proteger sus datos y preparar un recorrido claro desde la recepción hasta el registro. Esta checklist reúne el trabajo previo, la preparación del recinto y los últimos controles antes de abrir. Úsala para avanzar por orden y detectar a tiempo lo que suele quedar para el último día.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Coordinar la organización de donantes
2 personas
Redactar el formulario de inscripción
Preparar la información de privacidad
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Enviar confirmaciones de inscripción
Recoger preferencias dietéticas
Inventariar la accesibilidad
Confirmar la reserva del recinto
Confirmar la reserva de mobiliario
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Crear el plano y el recorrido
2 personas
Preparar el registro de donantes
2 personas
Redactar instrucciones para voluntarios
Asignar voluntarios
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas y comida
2 personas
Clasificar los formularios de registro
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
Dejar listo el material informativo
2 personas
Cargar el equipo técnico
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar espacios de privacidad
2 personas
Montar los puestos informativos
2 personas
Probar la técnica audiovisual
2 personas
Preparar los kits de registro de donantes
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Colocar aperitivos y bocadillos
3 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Atender la recepción
2 personas
Comprobar las inscripciones
2 personas
Informar a los visitantes
3 personas
Guiar el registro de donantes
4 personas
Entregar y recoger kits de hisopado
3 personas
Comprobar los formularios de autorización
2 personas
Guardar de forma segura los formularios cumplimentados
Coordinar la presentación
2 personas
Responder preguntas de los visitantes
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir bocadillos y aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Reponer el material sanitario
Acompañar a los últimos visitantes
2 personas
Sellar los datos y las muestras
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Seguimiento
Desmontar el mobiliario
4 personas
Clasificar los materiales
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el equipo
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Entregar los formularios de donantes
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Archivar los archivos digitales
Enviar mensajes de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 80
- Taburetes de barcant. 4
- Paneles de privacidadcant. 6
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 8
Equipo
- Portátilescant. 6
- Tabletscant. 4
- Datáfonos móvilescant. 2
- Impresorascant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Estaciones de cargacant. 3
Registro
- Kits de registro de donantescant. 180
- Toallitas desechablescant. 200
- Bolsas de selladocant. 200
- Bandejas para documentoscant. 8
- Carpetas portapapelescant. 20
- Bolígrafos para la recepcióncant. 40
- Mostradores de registrocant. 3
- Pulserascant. 200
Vajilla
- Tazas de café reutilizablescant. 100
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Cucharonescant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 8
- Pinzascant. 6
Decoración
- Paneles informativoscant. 10
- Carteles direccionalescant. 12
- Banners verticalescant. 4
- Mantelescant. 12
- Portanombrescant. 20
Iluminación
- Lámparas de mesa LEDcant. 8
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 3
- Fregonascant. 3
- Sets de escobacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el recinto y el mobiliario antes de enviar las invitaciones. Comprueba también los puntos de electricidad y dibuja el recorrido para que recepción, registro y zona de espera no se mezclen.
- Prepara el formulario de inscripción y la información de privacidad antes de publicar la convocatoria. Envía la confirmación de cada inscripción y recoge las preferencias dietéticas en el mismo proceso.
- Asigna voluntarios con instrucciones por escrito al menos 3 días antes. Incluye quién recibe a los donantes, quién revisa los formularios y quién repone material en las mesas de registro.
- Haz el inventario técnico el día anterior: portátiles, tablets, impresoras, datáfonos, proyector, pantalla, altavoces, micrófono, cables y estaciones de carga. Carga los equipos y prueba cada conexión antes de transportar todo.
- Separa los formularios por orden de uso y deja preparados los kits de registro, pulseras, bolígrafos, bandejas y carpetas portapapeles. Enfría la comida y las bebidas con tiempo y coloca vasos, platos, cubiertos y cucharones antes de abrir el recinto.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una jornada de donación de células madre?
- Envíalas entre 2 y 4 semanas antes de la jornada para dar tiempo a inscribirse y resolver dudas. Cierra la lista de asistentes varios días antes, de modo que puedas preparar confirmaciones, tarjetas de nombre y formularios.
- ¿Qué información debe incluir el formulario de inscripción?
- Incluye los datos necesarios para contactar con el donante, su confirmación de asistencia, preferencias dietéticas y la información de privacidad. Envía el aviso de privacidad junto con el formulario, no después de recibir los datos.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para el registro de donantes?
- Calcula al menos 1 voluntario por cada punto activo de recepción o registro y añade 1 persona de apoyo por cada 3 puntos. Confirma las asignaciones con 3 días de antelación y entrega instrucciones breves por escrito.
- ¿Cuándo hay que preparar el material y los equipos?
- Deja listos los formularios, las tarjetas de nombre y el material informativo el día anterior. Carga portátiles, tablets y equipos técnicos antes de salir hacia el recinto, y reserva al menos 60 minutos para abrir, montar y probar las conexiones.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!