Journée des bénévoles Santé : la checklist d’organisation

Une Journée des bénévoles Santé demande une coordination précise entre les inscriptions, le programme, les ateliers et la logistique du repas. Cette checklist de 66 tâches et 62 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les détails qui prennent du temps au dernier moment. Prévoyez notamment le suivi des besoins alimentaires, les badges, le briefing et l’acheminement du matériel. Utilisez-la comme fil conducteur jusqu’à l’installation du comptoir d’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver les fournisseurs
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Envoyer un rappel
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer le programme aux participants
Planifier le briefing des bénévoles
Répartir les tables de travail
2 personnes
Sélectionner le matériel d’atelier
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Faire la liste des présences
Élaborer la disposition des tables
Passer la commande traiteur
Marquer les repas diététiques
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Vérifier le lieu et les clés
2 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Préparer le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Mettre en place les postes d'atelier
4 personnes
Tester la technique
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre de côté les repas spéciaux
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Assurer l’ouverture
2 personnes
Encadrer les ateliers
6 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Récupérer la vaisselle utilisée
2 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Servir le repas buffet
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Prononcer le discours de remerciement
2 personnes
Distribuer les petits colis de remerciement
3 personnes
Animer le programme informel
3 personnes
Accompagner les départs
3 personnes

Suivi

Débarrasser les plats et boissons
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer l’espace
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Remercier les participants
Partager les photos
Rassembler les frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Tables hautesqté 4
Nappesqté 12

Vaisselle

Assiettesqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Tasses à caféqté 80
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 70
Couvertsqté 80
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 10
Carafeqté 6
Thermosqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Vidéoprojecteur
Écran de projecteur

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Couteaux à painqté 2
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Pincesqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Bacs de maintien au chaudqté 6
Louchesqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 3

Décoration

Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 80
Pancartes de tableqté 12
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 2
Ciseauxqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Rallongesqté 4

Matériel de sport

Tapis de yogaqté 20
Bandes de résistanceqté 20
Balles souplesqté 6
Cônesqté 12
Cerceauxqté 6
Cartes de jeuqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le programme et le lieu avant d’envoyer les invitations. Gardez ensuite au moins 10 à 14 jours entre l’ouverture des inscriptions et la relance finale.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et transmettez le récapitulatif au traiteur au plus tard 5 à 7 jours avant la journée. Marquez séparément les repas diététiques à la réception.
Préparez les badges nominatifs et la liste des présences la veille, puis installez la table d’inscription avant l’arrivée des participants. Ajoutez quelques badges vierges pour les changements de dernière minute.
Organisez le briefing des bénévoles 30 à 45 minutes avant le début du programme. Répartissez à l’avance les tables de travail, l’accueil, les ateliers et la gestion du matériel.
Contrôlez les clés, les tables, les chaises, les rallonges, les multiprises et le matériel audiovisuel lors de l’arrivée sur place. Remplissez les glacières et vérifiez le fonctionnement du microphone et du vidéoprojecteur avant l’accueil.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une Journée des bénévoles Santé ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ouvrez le formulaire d’inscription en même temps et prévoyez une relance environ 10 à 14 jours avant l’événement.
Quand commander le repas pour une Journée des bénévoles Santé ?: Passez la commande définitive 5 à 7 jours avant l’événement, après avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires. Prévoyez une petite marge pour les changements confirmés lors de la dernière relance.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Réservez au moins 2 heures avant l’arrivée des participants pour disposer les tables, les chaises, le buffet, l’accueil et le matériel des ateliers. Ajoutez 30 minutes pour tester le microphone, le vidéoprojecteur et les branchements.
Quand préparer les badges et la liste des présences ?: Préparez-les la veille à partir des inscriptions traitées. Gardez la liste à jour jusqu’au matin de l’événement et prévoyez quelques badges vierges pour les modifications de dernière minute.

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