Checklist voor een Vrijwilligersdag Zorg organiseren
Een Vrijwilligersdag Zorg vraagt om meer dan een programma en wat catering. Je moet deelnemers tijdig laten aanmelden, dieetwensen verzamelen en op de dag zelf werktafels, workshops en ontvangst op elkaar afstemmen. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna toe naar leveranciers, deelnemersinformatie en materialen. Deze checklist helpt je om niets te laat te regelen, van naamkaartjes en aanwezigheidslijst tot koelboxen, techniek en de controle van sleutels.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Leveranciers reserveren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Herinnering versturen
Dieetwensen verzamelen
Programma naar deelnemers sturen
Vrijwilligersbriefing plannen
Werktafels indelen
2 personen
Workshopmaterialen selecteren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Aanwezigheidslijst maken
Tafelindeling uitwerken
Cateringbestelling plaatsen
Dieetmaaltijden markeren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie en sleutels controleren
2 personen
Versiering sorteren
2 personen
Ontvangstbalie voorbereiden
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Workshopstations inrichten
4 personen
Techniek testen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Dieetmaaltijden apart zetten
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen
Event
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Opening verzorgen
2 personen
Workshops begeleiden
6 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies inzamelen
2 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Buffetmaaltijd serveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Waarderingstoespraak verzorgen
2 personen
Bedankpakketjes uitdelen
3 personen
Informeel programma begeleiden
3 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen
Nazorg
Eten en drinken afruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
Ruimte schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten opruimen
2 personen
Deelnemers bedanken
Foto's delen
Onkosten verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 70
- Buffettafelsaantal 3
- Registratietafel
- Statafelsaantal 4
- Tafelkledenaantal 12
Servies
- Bordenaantal 80
- Dessertbordenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 80
- Waterglazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 70
- Besteksetsaantal 80
- Opscheplepelsaantal 8
- Serveerschalenaantal 10
- Schenkkanaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelkastenaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Beamer
- Beamerdoek
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Broodmessenaantal 2
- Mengkommenaantal 4
- Maatbekersaantal 2
- Tangenaantal 6
- Serveerschalenaantal 10
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 8
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudfolieaantal 3
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Ballonnenlintaantal 2
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Bloemstukkenaantal 6
- Naamkaartjesaantal 80
- Tafelbordjesaantal 12
- Plakbandaantal 6
- Touwaantal 2
- Schaaraantal 4
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 6
- Ledlampenaantal 8
- Verlengsnoerenaantal 4
Sportmateriaal
- Yogamattenaantal 20
- Weerstandsbandenaantal 20
- Zachte ballenaantal 6
- Pionnenaantal 12
- Hoepelsaantal 6
- Spelkaartenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de vrijwilligersbriefing uiterlijk één week voor de dag. Bespreek daar de werktafels, ontvangstbalie, tijdvakken en wie verantwoordelijk is voor catering en materialen.
- Sluit de aanmeldingen minimaal 7 dagen vooraf en gebruik die lijst direct voor naamkaartjes, tafelindeling en dieetmaaltijden. Stuur het programma daarna opnieuw naar alle deelnemers.
- Controleer catering niet alleen op aantallen, maar markeer dieetmaaltijden afzonderlijk. Zet borden, dessertborden, bestek, waterglazen en koffiekopjes klaar op basis van het definitieve aantal deelnemers.
- Breng workshopmaterialen en techniek uiterlijk de avond ervoor naar de locatie als dat kan. Test beamer, microfoon, Bluetoothspeaker, verlengkabels en stekkerdozen vóór de ontvangst begint.
- Maak de ontvangstbalie minstens 30 minuten voor aanvang gereed. Leg de aanwezigheidslijst, naamkaartjes en een duidelijke route naar de werktafels klaar, zodat registratie niet door het programma heen loopt.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een Vrijwilligersdag Zorg organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Reserveer leveranciers en verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je minimaal 2 weken hebt voor aanmeldingen.
- Wanneer moet ik de catering voor een Vrijwilligersdag Zorg bestellen?
- Plaats de bestelling ongeveer 10 dagen vooraf, zodra het verwachte aantal deelnemers bekend is. Verwerk dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf en markeer de bijbehorende maaltijden apart.
- Wanneer verstuur ik de herinnering aan vrijwilligers?
- Stuur een eerste herinnering 7 dagen voor de Vrijwilligersdag Zorg en vermeld daarin tijd, locatie, programma en eventuele benodigdheden. Controleer 1 tot 2 dagen vooraf nog wijzigingen in aanmeldingen en dieetwensen.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om de locatie klaar te zetten?
- Plan minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, werktafels, ontvangstbalie, catering en techniek. Controleer sleutels, stroompunten en de werking van beamer en microfoon vóór deelnemers arriveren.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!