Checklist para organizar el Día de voluntariado Salud
Un Día de voluntariado Salud necesita más que un programa y un grupo de participantes. Hay que coordinar las inscripciones, las preferencias dietéticas, las mesas de trabajo, los materiales y la recepción sin dejar decisiones para el último momento. Esta checklist reúne 66 tareas y 62 elementos para avanzar desde la fecha y el lugar hasta el montaje y la llegada de los voluntarios. Úsala como plan de trabajo y asigna responsables a cada bloque.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Reservar proveedores
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Enviar recordatorio
Recoger preferencias dietéticas
Enviar el programa a los participantes
Planificar la reunión informativa de voluntarios
Distribuir las mesas de trabajo
2 personas
Seleccionar los materiales del taller
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Crear la lista de asistencia
Desarrollar la distribución de las mesas
Realizar el pedido de catering
Marcar las comidas de dieta
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Comprobar ubicación y llaves
2 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Preparar el mostrador de recepción
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar las estaciones del taller
4 personas
Probar la técnica
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Separar comidas especiales
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Despejar las rutas de seguridad
2 personas
Dar la charla a los voluntarios
2 personas
Evento
Atender la recepción
2 personas
Registrar a los participantes
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Encargarse de la inauguración
2 personas
Guiar talleres
6 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Hacer una foto de grupo
2 personas
Montar el buffet
4 personas
Servir la comida del buffet
5 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Servir café y té
2 personas
Dar el discurso de agradecimiento
2 personas
Repartir paquetes de agradecimiento
3 personas
Coordinar el programa informal
3 personas
Coordinar la despedida y la salida
3 personas
Seguimiento
Retirar la comida y la bebida
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Separar y desechar los residuos
3 personas
Limpiar el espacio
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger los restos
2 personas
Agradecer a los participantes
Compartir fotos
Recopilar gastos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 70
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesa de registro
- Mesas altascant. 4
- Mantelescant. 12
Vajilla
- Platoscant. 80
- Platos de postrecant. 80
- Tazas de cafécant. 80
- Vasos para aguacant. 100
- Copas de vinocant. 70
- Cubiertoscant. 80
- Cucharonescant. 8
- Bandejas de servircant. 10
- Jarracant. 6
- Termoscant. 6
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neverascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Proyector
- Pantalla para proyector
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cuchillos de pancant. 2
- Cuencos para mezclarcant. 4
- Jarras medidorascant. 2
- Pinzascant. 6
- Bandejas de servircant. 10
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Cucharonescant. 8
- Papel de aluminiocant. 4
- Film transparentecant. 3
Decoración
- Globoscant. 100
- Cinta para globoscant. 2
- Guirnaldascant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Carteles de mesacant. 12
- Cinta adhesivacant. 6
- Cuerdacant. 2
- Tijerascant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas LEDcant. 8
- Cables alargadorescant. 4
Material deportivo
- Esterillas de yogacant. 20
- Bandas de resistenciacant. 20
- Pelotas blandascant. 6
- Conoscant. 12
- Aroscant. 6
- Cartas de juegocant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de enviar las invitaciones; deja al menos 2 semanas para recibir inscripciones y ajustar las mesas de trabajo.
- Envía un recordatorio entre 3 y 5 días antes y usa el formulario para recoger alergias, dietas y necesidades de accesibilidad. Marca las comidas especiales antes de hacer el pedido de catering.
- Prepara la recepción con tarjetas de nombre, lista de asistencia y un mostrador claramente visible. Lleva copias impresas aunque la inscripción se haya hecho en línea.
- Comprueba la distribución de mesas y los materiales del taller como mínimo 48 horas antes. Cuenta también los equipos compartidos: proyector, micrófono, cables, regletas y altavoces.
- Transporta los materiales, las neveras portátiles y la compra el mismo día solo si puedes llegar con tiempo suficiente para montar. Reserva al menos 60 minutos antes de la llegada de los participantes para revisar llaves, mesas, bebidas y catering.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo enviar las invitaciones para un voluntariado de salud?
- Envíalas al menos 2 semanas antes del evento. Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes para confirmar el número de participantes, las dietas y la distribución de las mesas.
- ¿Cuánta comida y bebida calcular para un día de voluntariado?
- Calcula una ración de comida por participante y entre 2 y 3 bebidas durante la primera hora, además de agua disponible durante toda la jornada. Añade las dietas especiales confirmadas y revisa las cantidades antes de hacer la compra.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior?
- Deja listas las tarjetas de nombre, la lista de asistencia, la distribución de mesas, los materiales del taller y las comidas identificadas. Comprueba también el pedido de catering y todos los equipos al menos 24 horas antes.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que llegar al lugar?
- Llega al menos 60 minutos antes de la hora de inicio. Ese margen permite comprobar la ubicación y las llaves, montar la recepción, colocar mesas y sillas, enfriar las bebidas y probar el proyector o el micrófono.
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