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La checklist pour organiser une journée des amis du jubilé

Une journée des amis du jubilé demande surtout une bonne coordination entre les invités, le repas et l’installation. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis avancez vers les inscriptions, les besoins alimentaires et le programme. Les dernières 48 heures servent aux courses, au refroidissement des boissons et à la préparation des aliments. Le jour même, prévoyez un ordre précis pour installer les tables, les tentes, l’éclairage et les espaces d’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et le lieu

  • Établir la liste des invités

  • Envoyer les invitations

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Définir le nombre final d’invités

  • Établir la liste de courses

    2 personnes

  • Composer le programme du jeu

    2 personnes

  • Créer la playlist musicale

  • Vérifier le matériel nécessaire

    2 personnes

  • Récupérer les articles empruntés

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les fruits et légumes

    2 personnes

  • Préparer les décorations

  • Vérifier le jardin et l'espace

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Installer les tentes de fête

    4 personnes

  • Brancher l’éclairage

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    2 personnes

  • Installer les tables de buffet

    3 personnes

  • Préparer les amuse-bouches et les salades

    3 personnes

  • Préparer la table des boissons

    2 personnes

  • Tester la musique

  • Installer la table d’accueil

Événement

  • Accueillir les invités

    3 personnes

  • Servir les boissons de bienvenue

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    2 personnes

  • Animer les jeux

    2 personnes

  • Ouvrir le buffet

    2 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Couper et servir le gâteau

    2 personnes

  • Gérer la musique et l'éclairage

  • Ramasser les déchets entre-temps

    2 personnes

Suivi

  • Ranger le buffet et la table des boissons

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    2 personnes

  • Évacuer les déchets

    2 personnes

  • Nettoyer le lieu

    3 personnes

  • Vider et nettoyer les glacières

    2 personnes

  • Distribuer les restes

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 2
  • Tablesqté 6
  • Chaisesqté 45
  • Nappesqté 6
  • Tables hautesqté 3

Vaisselle

  • Assiettesqté 50
  • Assiettes à dessertqté 50
  • Verresqté 60
  • Tasses à caféqté 45
  • Couvertsqté 50
  • Plateaux de serviceqté 10
  • Pinces de serviceqté 6

Cuisine

  • Planches à découperqté 3
  • Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
  • Louches à soupeqté 4
  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 4
  • Couteau à gâteau et pelle à tarte

Équipement

  • Glacièresqté 4
  • Enceinte portable
  • Rallongesqté 3

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 4
  • Lampes LEDqté 6

Décoration

  • Ballonsqté 50
  • Guirlande de fanionsqté 4
  • Supports de collage photoqté 3

Matériel de sport

  • Jeux en plein airqté 4

Nettoyage

  • Seauxqté 2
  • Serpillièresqté 2
  • Brosses à vaisselleqté 3

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixez le nombre final d’invités avant les dernières courses : prévoyez ce calcul au plus tard 5 à 7 jours avant la fête pour adapter les quantités, les assiettes, les verres et les chaises.
  • Ne laissez pas le matériel emprunté au dernier moment : récupérez les tables, chaises, tentes et appareils au moins 2 jours avant, puis vérifiez chaque élément sur place.
  • Refroidissez les boissons la veille, surtout si elles doivent rester dans des glacières. Gardez une réserve séparée pour le café, avec les machines, bouilloires et thermos prêts à être branchés.
  • Préparez les fruits, les légumes, les salades et les amuse-bouches en plusieurs temps : ce qui se conserve peut être fait la veille, tandis que les découpes fragiles se terminent le matin même.
  • Prévoyez un test technique avant l’arrivée des invités : vérifiez l’enceinte portable, les rallonges, les guirlandes lumineuses et les lampes LED au moins 60 minutes avant le début.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée des amis du jubilé ?
Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse environ 10 jours avant la fête afin de confirmer les quantités et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la fête ?
Comptez au moins 3 heures le jour même pour les tables, les chaises, les tentes, le buffet, l’accueil et la décoration. Ajoutez 30 à 60 minutes pour tester la musique et l’éclairage.
Quand faire les courses pour cette journée ?
Faites les courses principales 1 à 2 jours avant, puis achetez les produits très frais le matin même si nécessaire. Les boissons peuvent être mises au frais dès la veille dans les glacières.
Que faut-il vérifier avant l’arrivée des invités ?
Une heure avant, contrôlez le nombre de places, le buffet, la table des boissons, les toilettes et les besoins alimentaires signalés. Testez aussi les prises, les rallonges, l’enceinte et les éclairages avant l’accueil.

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