Checklist para organizar un jubileo de amigos
Un jubileo de amigos reúne invitados, comida, juegos y muchas pequeñas decisiones que conviene cerrar a tiempo. Esta checklist te guía desde la fecha y las invitaciones hasta el montaje de las mesas, las carpas, la música y la iluminación. El número definitivo de asistentes determina la compra, la vajilla y las bebidas, así que no lo dejes para el último día. También encontrarás los preparativos que suelen retrasarse: recoger objetos prestados, enfriar bebidas y dejar listas frutas, verduras y aperitivos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Elaborar la lista de invitados
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Determinar el número definitivo de invitados
Elaborar la lista de la compra
2 personas
Preparar el programa de juegos
2 personas
Crear lista de reproducción
Comprobar los suministros necesarios
2 personas
Recoger los objetos prestados
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar verduras y frutas
2 personas
Preparar la decoración
Comprobar el jardín y el espacio
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar carpas
4 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Preparar aperitivos y ensaladas
3 personas
Preparar la mesa de bebidas
2 personas
Probar la música
Preparar la mesa de recepción
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Guiar los juegos
2 personas
Abrir el buffet
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Cortar y servir la tarta
2 personas
Controlar la música y la iluminación
Recoger la basura durante el evento
2 personas
Seguimiento
Recoger el bufé y la mesa de bebidas
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Llevar la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesascant. 6
- Sillascant. 45
- Mantelescant. 6
- Mesas altascant. 3
Vajilla
- Platoscant. 50
- Platos de postrecant. 50
- Vasoscant. 60
- Tazas de cafécant. 45
- Cubiertoscant. 50
- Bandejas de servircant. 10
- Pinzas de servircant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Cucharones para sopacant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Cuchillo y pala para tarta
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Altavoz portátil
- Cables alargadorescant. 3
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Lámparas LEDcant. 6
Decoración
- Globoscant. 50
- Guirnalda de banderinescant. 4
- Portacollages fotográficoscant. 3
Material deportivo
- Juegos al aire librecant. 4
Limpieza
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Cepillos para fregarcant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y la lista inicial de invitados con varias semanas de margen. Envía las invitaciones y fija una fecha límite para responder, de modo que puedas recoger preferencias dietéticas y confirmar el número definitivo.
- Haz la lista de la compra cuando ya tengas las respuestas. Comprueba especialmente platos, vasos, cubiertos, bandejas, pinzas de servir y tazas de café: suelen faltar justo cuando empieza el servicio.
- Deja las bebidas en neveras portátiles al menos 3 o 4 horas antes de recibir a los invitados. Prepara también una mesa de bebidas separada para evitar colas junto al buffet.
- Reserva tiempo para el exterior: revisa el jardín, monta las carpas y coloca mesas y sillas antes de decorar. Las guirnaldas de luces y las lámparas LED necesitan cables alargadores y una prueba de conexión antes de que anochezca.
- Prepara el programa de juegos y prueba el altavoz el mismo día, pero con 2 horas de antelación. Deja listas las verduras, frutas, aperitivos y ensaladas antes del montaje final para no trabajar en la cocina cuando lleguen los primeros amigos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación debo organizar un jubileo de amigos?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes: confirma fecha y ubicación, prepara la lista de invitados y envía las invitaciones. Deja la compra y la preparación de alimentos para los últimos 2 días, cuando ya conozcas el número definitivo.
- ¿Cuándo debo confirmar el número de invitados?
- Fija la fecha límite de respuesta entre 7 y 10 días antes del jubileo. Así tendrás tiempo para ajustar la lista de la compra, las preferencias dietéticas, la vajilla, las bebidas y la distribución de las mesas.
- ¿Cuándo se montan las carpas, las mesas y la decoración?
- Haz el montaje exterior entre 3 y 4 horas antes de la llegada. Coloca primero las carpas, mesas y sillas; después conecta la iluminación y cuelga la decoración para poder corregir problemas sin invitados presentes.
- ¿Qué debo preparar el día anterior?
- El día anterior puedes recoger los objetos prestados, preparar frutas y verduras, organizar aperitivos y ensaladas, revisar los suministros y enfriar parte de las bebidas. Deja la prueba de la música y el montaje de la mesa de recepción para unas 2 horas antes.
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