Checklist pour organiser une journée d’inscription des donneurs

Une journée d’inscription des donneurs demande surtout une organisation rigoureuse des données, des flux de visiteurs et des bénévoles. Commencez par fixer la date, le lieu et le public visé, puis verrouillez rapidement le formulaire, le partenaire d’inscription et les règles de confidentialité. La préparation ne s’arrête pas aux invitations : il faut aussi tester les tablettes, imprimer les documents, prévoir les badges et sécuriser les formulaires après la journée. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir le public cible de l’inscription
2 personnes
Établir le formulaire d'inscription
2 personnes
Vérifier le texte de confidentialité
2 personnes
Commander des brochures d’information
Confirmer le partenaire d’inscription
Confirmer la réservation du lieu
Confirmer la réservation du mobilier
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Distribuer les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Préparer les consignes des bénévoles
2 personnes
Répartir les rouleaux d’enregistrement
2 personnes
Concevoir la signalétique
Confirmer les inscriptions
2 personnes
Enregistrer les données d’inscription en toute sécurité
2 personnes
Imprimer les formulaires d’inscription
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Charger les tablettes
Tester les formulaires numériques
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Réceptionner les livraisons
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Monter les comptoirs d’enregistrement
4 personnes
Aménager des espaces de confidentialité
2 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Brancher l'équipement
2 personnes
Préparer les formulaires et les stylos
2 personnes
Briefing des bénévoles
3 personnes
Effectuer un essai d’inscription
3 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Vérifier les inscriptions
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
Saisir les données d’inscription
4 personnes
Faire signer les autorisations
2 personnes
Expliquer les informations sur les donneurs
3 personnes
Répondre aux questions sur la confidentialité
2 personnes
Encadrer la file d’attente
Compléter les formulaires
2 personnes
Distribuer les brochures d'information
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Ravitaillement des amuse-bouches
Vider les poubelles
Sécuriser les formulaires papier
2 personnes
Enregistrer les derniers visiteurs
2 personnes
Fermer les comptoirs d’inscription
3 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Sécuriser les données numériques
2 personnes
Sceller les formulaires
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le point café
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration et la signalisation
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Transférer les données d'inscription
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Archiver les données d’inscription
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Ranger le stock restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 60
Tables hautesqté 4
Paravents de confidentialitéqté 4
Jupes de tableqté 8

Équipement

Tablettesqté 8
Chargeurs de tabletteqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Routeur wifi
Imprimante
Ordinateur portableqté 2
Écran de présentation
Paperboard
Feutres pour paperboardqté 2

Inscription

Formulaires d’inscriptionqté 250
Formulaires de consentementqté 250
Stylosqté 80
Crayonsqté 20
Presse-papiersqté 20
Badges nominatifsqté 150
Porte-badgesqté 150
Brochures d’informationqté 300
Enveloppesqté 250
Boîtes d’archivesqté 6
Enveloppes pour documentsqté 20
Destructeur de documents

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verres à boireqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 4
Carafesqté 4
Glacièresqté 3
Pincesqté 4
Bacs de rangementqté 8

Décoration

Décoration de tableqté 10
Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Affichesqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Ruban adhésifqté 6
Serre-câblesqté 100

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Aspirateur
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de désinfectantqté 6
Poubellesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et le partenaire d’inscription au moins 4 semaines avant la journée. Confirmez aussi le mobilier, les tables de confidentialité et les prises électriques avant d’annoncer l’événement.
Testez chaque formulaire numérique sur toutes les tablettes 3 à 5 jours avant l’ouverture. Chargez les appareils la veille et prévoyez chargeurs, rallonges, multiprises et routeur wifi sur place.
Préparez les documents papier en deux lots : un pour l’accueil et un pour les postes d’inscription. Imprimez les formulaires, consentements et badges au plus tard la veille afin de pouvoir corriger une erreur.
Donnez aux bénévoles des consignes écrites avant leur arrivée et répartissez clairement les rouleaux d’enregistrement. Prévoyez au moins une personne capable de répondre aux questions sur la confidentialité des données.
Ne laissez pas le traitement des inscriptions pour la fin de la journée. Rangez les formulaires dans des enveloppes ou boîtes d’archives identifiées, limitez l’accès aux données et détruisez les brouillons ou doublons dès qu’ils ne sont plus nécessaires.

Questions fréquentes

Quand préparer une journée d’inscription des donneurs ?: Fixez la date et le lieu au moins 4 à 6 semaines à l’avance. Les invitations et la promotion peuvent ensuite commencer dès que le formulaire et le partenaire d’inscription sont confirmés.
Combien de temps avant faut-il tester les tablettes et les formulaires ?: Effectuez un premier test 7 jours avant, puis une dernière vérification 24 heures avant l’ouverture. Chargez toutes les tablettes la veille et testez également la connexion wifi et l’imprimante.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour l’inscription ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil et 1 par poste d’inscription ouvert en même temps. Ajoutez une personne de réserve dès que plusieurs visiteurs sont attendus simultanément.
Comment sécuriser les formulaires après la journée d’inscription ?: Regroupez les documents le jour même dans des enveloppes ou boîtes d’archives fermées et limitez l’accès aux personnes autorisées. Traitez les inscriptions dans les 24 à 48 heures et détruisez les copies inutiles avec un destructeur de documents.

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