Donorregistratiedag organiseren: complete checklist
Een donorregistratiedag vraagt meer voorbereiding dan alleen formulieren en een registratietafel. Je legt eerst doel, doelgroep, locatie en registratiepartner vast en werkt daarna toe naar een veilige inschrijving op de dag zelf. Denk aan privacy schermen, opgeladen tablets, geteste digitale formulieren en een duidelijke route voor bezoekers. Met deze checklist zie je welke onderdelen je vroeg regelt, wat je in de laatste week controleert en welke details op de dag zelf vaak te laat worden opgepakt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Registratiedoelgroep bepalen
2 personen
Aanmeldformulier opstellen
2 personen
Privacytekst controleren
2 personen
Informatiefolders bestellen
Registratiepartner bevestigen
Reservering locatie bevestigen
Reservering meubilair bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
2 personen
Posters verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligersinstructie maken
2 personen
Registratierollen verdelen
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Inschrijvingen bevestigen
2 personen
Aanmeldgegevens veilig opslaan
2 personen
Registratieformulieren printen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Tablets opladen
Digitale formulieren testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materiaal controleren
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Leveringen in ontvangst nemen
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
Registratiebalies opbouwen
4 personen
Privacyruimtes inrichten
2 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Apparatuur aansluiten
2 personen
Formulieren en pennen klaarleggen
2 personen
Vrijwilligers briefen
3 personen
Registratieproef uitvoeren
3 personen
Event
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Aanmeldingen controleren
2 personen
Naambadges uitdelen
Registratiegegevens invoeren
4 personen
Toestemmingen laten ondertekenen
2 personen
Donorinformatie toelichten
3 personen
Privacyvragen beantwoorden
2 personen
Wachtrij begeleiden
Formulieren aanvullen
2 personen
Informatiefolders uitdelen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Hapjes aanvullen
Afvalbakken legen
Papieren formulieren beveiligen
2 personen
Laatste bezoekers registreren
2 personen
Registratiebalies afsluiten
3 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
Nazorg
Digitale gegevens veilig afsluiten
2 personen
Formulieren verzegelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materiaal inpakken
3 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Registratiegegevens overdragen
2 personen
Bedankbericht versturen
Aanmeldgegevens archiveren
2 personen
Gehuurd materiaal retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 60
- Statafelsaantal 4
- Privacy schermenaantal 4
- Tafelrokkenaantal 8
Apparatuur
- Tabletsaantal 8
- Tabletladersaantal 8
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Wifi-router
- Printer
- Laptopaantal 2
- Presentatiescherm
- Flip-over
- Flip-overstiftenaantal 2
Registratie
- Registratieformulierenaantal 250
- Toestemmingsformulierenaantal 250
- Pennenaantal 80
- Potlodenaantal 20
- Klembordenaantal 20
- Naambadgesaantal 150
- Badgehoudersaantal 150
- Informatiefoldersaantal 300
- Enveloppenaantal 250
- Archiefdozenaantal 6
- Documentenveloppenaantal 20
- Papierversnipperaar
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Drinkglazenaantal 100
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Serveerbladenaantal 4
- Schenkkannenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- Tangenaantal 4
- Opslagbakkenaantal 8
Decoratie
- Tafeldecoratieaantal 10
- Ballonnenaantal 100
- Ballonnenlintaantal 2
- Postersaantal 20
- Pijlbordenaantal 12
- Plakbandaantal 6
- Kabelbindersaantal 100
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 4
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Stofzuiger
- Handzeepdispensersaantal 4
- Desinfectiedispensersaantal 6
- Afvalbakkenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg privacy en gegevensopslag uiterlijk vier weken vooraf vast. Controleer de privacytekst, bepaal wie toegang heeft tot aanmeldgegevens en plan een veilige plek voor formulieren, documentenveloppen en archiefdozen.
- Test digitale registratie minimaal zeven dagen vooraf op alle tablets. Controleer wifi, opladers, verlengkabels, stekkerdozen en een papieren back-up met printer, registratieformulieren en pennen.
- Plan de personeelsbezetting in tijdvakken van twee uur. Wijs afzonderlijke rollen toe voor ontvangst, uitleg, registratie en het beantwoorden van vragen; geef vrijwilligers vóór de start een korte instructie.
- Maak de bezoekersroute uiterlijk drie dagen vooraf zichtbaar. Plaats bewegwijzering vanaf de ingang en houd bij de registratietafels privacy schermen en voldoende ruimte tussen wachtende en registrerende bezoekers.
- Controleer de opbouw met een fysieke proefopstelling op de dag ervoor. Zet tafels, stoelen en statafels neer, laad tablets volledig op, leg naambadges en informatiefolders klaar en test het presentatiescherm of de flip-over.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een donorregistratiedag organiseren?
- Begin bij voorkeur zes tot acht weken vooraf met datum, locatie, doelgroep en registratiepartner. Reserveer meubilair en bestel informatiefolders uiterlijk vier weken voor de dag.
- Welke apparatuur heb ik nodig voor donorregistratie op locatie?
- Reken per registratiewerkplek op één tablet, oplader, klembord en schrijfmateriaal. Neem daarnaast minimaal één wifi-router, printer, laptop en een volledige papieren back-up mee.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een donorregistratiedag?
- Plan bij een kleine bijeenkomst minimaal drie rollen tegelijk: ontvangst, uitleg en registratie. Voeg per extra registratiewerkplek één vrijwilliger toe en organiseer de instructie uiterlijk één week vooraf.
- Wanneer moet ik registratieformulieren en naambadges voorbereiden?
- Print registratie- en toestemmingsformulieren twee tot drie dagen vooraf, nadat de privacytekst is gecontroleerd. Maak naambadges en badgehouders uiterlijk de avond ervoor klaar en neem extra exemplaren mee.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!