Journée clients : la checklist d’organisation
Une journée clients réussie repose surtout sur un calendrier précis : invités, inscriptions, restauration et installation doivent avancer dans le bon ordre. Commence par réserver la salle et cadrer la liste des participants, puis fixe une date de clôture des inscriptions. Les chiffres définitifs servent ensuite à confirmer le traiteur, les repas spéciaux, les badges et le plan de table. Cette checklist t’aide à ne pas laisser les derniers détails au jour J.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver la salle
Établir la liste des invités
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Établir le plan de table
2 personnes
Imprimer le programme
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Confirmer les livraisons
Clôturer les inscriptions
Communiquer les chiffres définitifs
Envoyer un rappel
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre de côté les repas spéciaux
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Tester la musique
Préparer le programme
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes
Événement
Enregistrer les invités
3 personnes
Accueillir les invités
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Annoncer le programme
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Indiquer les options adaptées
Dégager les tables utilisées
2 personnes
Vider les poubelles
Vérifier les toilettes
Servir le dernier tour
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
Emballer les restes
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 70
- Tables d’inscriptionqté 2
- Tables de buffetqté 3
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 70
- Verres à eauqté 80
- Verres à vinqté 80
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Haut-parleur portable
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Décoration
- Badges nominatifsqté 70
- Porte-cartesqté 10
- Nappesqté 10
- Compositions floralesqté 6
- Panneau d’accueil
- Panneaux du programmeqté 4
- Stylosqté 12
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lampes de tableqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 3
- Verres doseursqté 2
- Plateaux de serviceqté 12
Nettoyage
- Seaux de nettoyageqté 2
- Serpillièresqté 3
- Balai et pelleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe la clôture des inscriptions au moins 7 jours avant la journée clients. Tu auras le temps de traiter les réponses, les besoins alimentaires et le nombre définitif de repas.
- Envoie les informations de parking avec l’invitation, puis rappelle-les 2 à 3 jours avant l’événement. Les visiteurs cherchent souvent ces indications après leur départ, pas au moment de l’inscription.
- Prépare les badges nominatifs dès que les inscriptions sont clôturées et garde 5 à 10 badges vierges sur la table d’inscription pour les changements de dernière minute.
- Confirme les livraisons au moins 48 heures avant l’accueil. Vérifie séparément les boissons, le catering, les repas spéciaux, les tables, les chaises et le matériel électrique.
- Mets en place la salle la veille si possible : tables, chaises, buffet, table d’inscription, panneaux du programme et décoration. Le jour même, réserve surtout du temps aux boissons au frais, aux en-cas et aux contrôles finaux.
Questions fréquentes
- Quand clôturer les inscriptions pour une journée clients ?
- Clôture les inscriptions environ 7 jours avant l’événement. Ce délai permet de traiter les réponses, de recueillir les besoins alimentaires et de communiquer les chiffres définitifs au traiteur.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer une journée clients ?
- Prévois 2 à 3 heures pour installer les tables, les chaises, le buffet, la table d’inscription et la signalétique. Une installation la veille réduit la pression le matin de l’événement.
- Quand envoyer le rappel aux invités ?
- Envoie un rappel 2 à 3 jours avant la journée clients. Ajoute l’horaire, l’adresse, les informations de parking et toute consigne utile pour l’accueil.
- Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?
- Communique le nombre définitif au moins 5 à 7 jours avant l’événement, selon les délais du traiteur. Indique séparément les repas spéciaux afin qu’ils soient mis de côté et clairement identifiés.
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