Checklist pour organiser un gala de kick-boxing

Un gala de kick-boxing demande une coordination précise entre les clubs, les officiels, les combattants et le public. Commencez par bloquer la date et le lieu, puis avancez vers les inscriptions, les licences, les certificats médicaux et le programme des matchs. La dernière semaine sert surtout à confirmer les personnes, le catering, les autorisations et l’assurance. Le jour J, prévoyez assez de temps pour monter le ring, contrôler le sol, installer les tapis et briefer les bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme de la compétition
3 personnes
Enregistrer les officiels et les arbitres
2 personnes
Confirmer les salles de sport participantes
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la billetterie
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
2 personnes
Vérifier les licences de compétition
2 personnes
Collecter les certificats médicaux
2 personnes
Publier l’ordre des matchs
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer le personnel de premiers secours
2 personnes
Commander les prix et les trophées
Vérifier les autorisations
2 personnes
Préparer les documents d’assurance
Accrocher le matériel promotionnel
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Animer le briefing de départ des bénévoles
4 personnes
Contrôler le sol du ring
3 personnes
Monter le ring
6 personnes
Placer des tapis autour du ring
4 personnes
Installer les sièges du public
5 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Installer la table du concours
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Installer les banderoles des sponsors
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre en place les points boissons
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Aménager les vestiaires
3 personnes
Mettre en place le point de pesée et de contrôle
2 personnes

Événement

Accueillir les officiels
2 personnes
Enregistrer les sportifs
3 personnes
Peser les sportifs
3 personnes
Vérifier les gants
2 personnes
Ouvrir les portes du public
3 personnes
Vérifier les billets
4 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Guider le public vers les places
3 personnes
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
Gérer la musique et les annonces
2 personnes
Encadrer les matchs
5 personnes
Tenir les cartes de tour
2 personnes
Distribuer de l’eau et des serviettes
2 personnes
Servir le service traiteur
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder le buffet propre et approvisionné
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Faire quitter le public en toute sécurité
4 personnes
Finaliser la remise du vestiaire
2 personnes

Suivi

Démonter le ring
6 personnes
Ranger les chaises et les tables
5 personnes
Débrancher le matériel de sonorisation
2 personnes
Nettoyer le matériel de sport
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Rassembler les photos et vidéos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Ring de kick-boxing
Tapis rondsqté 12
Angles de ringqté 4
Cordes de ringqté 4
Gants de compétitionqté 8
Gants d’arbitreqté 4
Tapis de marche et de collisionqté 8
Sacs de frappeqté 2
Cordes à sauterqté 8
Balance de pesée
Assiettes rondesqté 6
Minuteur de table
Maillets d'arbitreqté 2
Serviettesqté 40
Bouteilles d’eau pour les athlètesqté 24
Bandages élastiquesqté 30
Ruban adhésif de boxeqté 12
Protège-têtesqté 8
Protège-tibiasqté 8
Protège-dentsqté 12
Tapis de chuteqté 6

Mobilier

Chaisesqté 180
Tablesqté 12
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 3
Bancs de vestiaireqté 6
Poubellesqté 10

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 8
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 8
Conteneurs réfrigérésqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 6
Scanners de billetsqté 3
Ordinateur portable
Imprimante

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Banderoles de sponsoringqté 8
Affiches du matchqté 20
Tapis rougesqté 2
Panneaux de directionqté 12
Nappesqté 12

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant d’ouvrir la billetterie : le programme dépend des salles participantes, des officiels disponibles et de la capacité d’accueil du site.
Demandez les licences de compétition et les certificats médicaux au moment de l’inscription, puis faites une vérification complète au moins 7 jours avant le gala pour éviter les forfaits de dernière minute.
Publiez l’ordre des matchs dès qu’il est stabilisé et prévoyez une balance de pesée ainsi qu’un minuteur de table accessibles aux officiels avant le début de la compétition.
Réservez le personnel de premiers secours et répartissez les bénévoles avant le jour J. Un briefing de 15 à 20 minutes à l’arrivée permet d’attribuer clairement l’accueil, les vestiaires, la salle et le ring.
Montez le ring et placez les tapis autour au moins 2 heures avant l’ouverture des portes. Contrôlez ensuite le sol, les cordes, les angles et les accès avant l’installation des sièges du public.

Questions fréquentes

Quand ouvrir la billetterie pour un gala de kick-boxing ?: Ouvrez-la idéalement 3 à 4 semaines avant la date du gala, une fois le lieu et la capacité d’accueil confirmés. Gardez un délai d’au moins 7 jours pour traiter les inscriptions et ajuster le programme.
Quand vérifier les licences et certificats médicaux des combattants ?: Contrôlez les documents dès l’inscription, puis faites une dernière vérification 5 à 7 jours avant la compétition. Prévoyez une liste séparée des dossiers incomplets pour éviter un contrôle improvisé le jour même.
Combien de temps faut-il pour installer un ring de kick-boxing ?: Réservez au minimum 2 heures pour monter le ring, fixer les cordes, installer les angles et poser les tapis de protection. Ajoutez 30 minutes pour contrôler la stabilité, le sol et les passages autour de la zone de combat.
Quand confirmer le catering pour un gala de kick-boxing ?: Confirmez le catering au moins 10 à 14 jours avant l’événement, après avoir recueilli les besoins alimentaires. Recomptez ensuite les repas et les boissons 3 jours avant, notamment pour les officiels, les bénévoles et les participants.

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