Checklist voor een kickboksgala organiseren
Een kickboksgala vraagt meer voorbereiding dan alleen een ring en een wedstrijdprogramma. Je moet deelnemers, sportscholen, officials en scheidsrechters op tijd vastleggen, terwijl wedstrijdlicenties en medische verklaringen compleet moeten zijn. Daarna volgen kaartverkoop, catering, vergunningen, vrijwilligers en de praktische opbouw van de zaal. Gebruik de checklist in volgorde: eerst het programma en de formele zaken, daarna publieksorganisatie en materiaal, en op de dag zelf de briefing, ringcontrole en ontvangst.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
2 personen
Wedstrijdprogramma vaststellen
3 personen
Officials en scheidsrechters vastleggen
2 personen
Deelnemende sportscholen bevestigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Kaartverkoop openen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
2 personen
Wedstrijdlicenties controleren
2 personen
Medische verklaringen verzamelen
2 personen
Wedstrijdvolgorde publiceren
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
EHBO-bezetting bevestigen
2 personen
Prijzen en trofeeën bestellen
Vergunningen controleren
2 personen
Verzekeringsdocumenten klaarleggen
Promotiemateriaal ophangen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Startbriefing vrijwilligers houden
4 personen
Ringvloer controleren
3 personen
Ring opbouwen
6 personen
Mats rond de ring leggen
4 personen
Publieksstoelen opstellen
5 personen
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Wedstrijdtafel inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Lichtapparatuur testen
2 personen
Sponsordoeken ophangen
3 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Drankpunten inrichten
2 personen
EHBO-tafel inrichten
2 personen
Kleedkamers inrichten
3 personen
Weeg- en controlepunt klaarzetten
2 personen
Event
Officials ontvangen
2 personen
Sporters registreren
3 personen
Sporters wegen
3 personen
Handschoenen controleren
2 personen
Publieksdeuren openen
3 personen
Tickets controleren
4 personen
Garderobe beheren
2 personen
Publiek naar plaatsen begeleiden
3 personen
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
Muziek en aankondigingen bedienen
2 personen
Wedstrijden begeleiden
5 personen
Rondekaarten bijhouden
2 personen
Water en handdoeken aanreiken
2 personen
Catering serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet schoon en gevuld houden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
EHBO verlenen
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Publiek veilig laten vertrekken
4 personen
Garderobe uitgifte afronden
2 personen
Nazorg
Ring afbouwen
6 personen
Stoelen en tafels opruimen
5 personen
Geluidsapparatuur afkoppelen
2 personen
Sportmateriaal reinigen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Foto- en videomateriaal verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Sportmateriaal
- Kickboksring
- Ringmattenaantal 12
- Ringhoekenaantal 4
- Ringtouwenaantal 4
- Wedstrijdhandschoenenaantal 8
- Scheidsrechtershandschoenenaantal 4
- Trap- en stootkussensaantal 8
- Bokszakkenaantal 2
- Springtouwenaantal 8
- Wegingschaal
- Rondebordenaantal 6
- Tafeltimer
- Scheidsrechtershamersaantal 2
- Handdoekenaantal 40
- Waterflessen voor sportersaantal 24
- Elastische bandagesaantal 30
- Bokstapeaantal 12
- Hoofdbeschermersaantal 8
- Scheenbeschermersaantal 8
- Bitjesaantal 12
- Valmattenaantal 6
Meubilair
- Stoelenaantal 180
- Tafelsaantal 12
- Barkrukkenaantal 8
- Garderoberekkenaantal 3
- Kleedkamerbankenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 10
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 250
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 220
- Besteksetsaantal 220
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerbestekaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- IJsblokbakkenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Tangenaantal 8
- Koelcontainersaantal 4
Apparatuur
- Speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Portofoonsaantal 8
- Powerbanksaantal 6
- Ticketscannersaantal 3
- Laptop
- Printer
Verlichting
- Ledbouwlampenaantal 6
- Lichtslingersaantal 4
Decoratie
- Sponsordoekenaantal 8
- Wedstrijdpostersaantal 20
- Rode lopersaantal 2
- Pijlenbordenaantal 12
- Tafelkledenaantal 12
Schoonmaak
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het wedstrijdprogramma vast voordat je de kaartverkoop opent. Zodra deelnemers, sportscholen en wedstrijdvolgorde bekend zijn, kun je uitnodigingen en publieksinformatie zonder latere wijzigingen versturen.
- Controleer wedstrijdlicenties en medische verklaringen uiterlijk vóór de definitieve wedstrijdvolgorde. Plan een vaste deadline, bijvoorbeeld 14 dagen voor het gala, zodat ontbrekende documenten nog kunnen worden aangevuld.
- Plan de ringopbouw ruim vóór de eerste partij. Controleer de ringvloer, ringhoeken, touwen en ringmatten afzonderlijk en leg wedstrijdhandschoenen, rondeborden en de tafeltimer klaar bij de wedstrijdtafel.
- Maak de vrijwilligersindeling concreet met een startbriefing op de dag zelf. Wijs per taak één verantwoordelijke aan voor ontvangst, garderobe, catering, ring en EHBO; zo blijft duidelijk wie moet handelen bij een wijziging.
- Regel dranken en catering niet pas tijdens de opbouw. Koel de dranken vooraf, zet koffiezetapparaten en waterkokers klaar en controleer of er genoeg herbruikbare drinkglazen, borden, bestek en serveermateriaal zijn voor het verwachte publiek.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik een kickboksgala organiseren en beginnen met plannen?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In de eerste 2 weken leg je datum, locatie, deelnemers, officials en scheidsrechters vast; daarna volgen vergunningen, kaartverkoop en catering.
- Hoe lang van tevoren moeten medische verklaringen en wedstrijdlicenties binnen zijn?
- Stel een interne deadline op uiterlijk 14 dagen voor het gala. Houd daarna nog 3 tot 5 dagen over om ontbrekende documenten te controleren voordat je de wedstrijdvolgorde publiceert.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een kickboksring?
- Reserveer minimaal 3 uur voor ring, matten, stoelen en wedstrijdtafel. Laat daarna minstens 60 minuten vrij voor controle van de ringvloer, touwen, timer, rondeborden en veiligheidsvoorzieningen.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kickboksgala?
- Reken op minimaal 1 coördinator, 2 mensen voor ontvangst en kaartcontrole, 2 voor zaal en catering, en een aparte EHBO-bezetting. Bij meerdere wedstrijdblokken heb je extra aflossing nodig voor een dienst van 4 tot 6 uur.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!