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Checklist pour organiser un gala de kick-boxing

Un gala de kick-boxing demande bien plus qu’un ring et des combattants. Il faut verrouiller le lieu, les autorisations, l’assurance et le règlement avant de construire la carte des combats. Les arbitres, le jury, l’encadrement médical, la sécurité et les prestataires techniques doivent ensuite être confirmés avec des horaires précis. Cette checklist rassemble 75 tâches et 55 éléments à prévoir, de la première réservation au contrôle des billets le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le lieu

    2 personnes

  • Vérifier les autorisations

  • Vérifier l’assurance

  • Définir le règlement du concours

    2 personnes

  • Constituer une carte de combat

    3 personnes

  • Faire appel à des boxeurs

    2 personnes

  • Finaliser les arbitres

  • Définir les membres du jury

  • Réserver l'encadrement médical

  • Mettre la sécurité en place

  • Réserver le ring et les tapis

  • Réserver la sono

  • Réserver l'installation lumineuse

  • Réserver le photographe

  • Réserver un animateur

  • Ouvrir la billetterie

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier la promotion

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Envoyer les infos de parking

  • Imprimer le déroulé

  • Imprimer le planning du match

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Vérifier les listes de billets

    2 personnes

  • Vérifier les données des boxeurs

    2 personnes

  • Préparer la pesée

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Effectuer la pesée

    4 personnes

  • Fixer les cartes de compétition

    2 personnes

Événement

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Balisage de la zone de chargement et de déchargement

    2 personnes

  • Monter le ring

    6 personnes

  • Poser les tapis

    4 personnes

  • Installer les tribunes

    4 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Raccorder la sonorisation

    3 personnes

  • Raccorder l’installation d’éclairage

    3 personnes

  • Tester les microphones

    2 personnes

  • Inspecter le ring et les tapis

    3 personnes

  • Aménager les vestiaires

    2 personnes

  • Installer la table du jury

    2 personnes

  • Préparer le matériel de premiers secours

    2 personnes

  • Mettre en place le service traiteur

    3 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Aménager le comptoir d’entrée

    2 personnes

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

  • Recevoir les boxers

    2 personnes

  • Accueillir le public

    4 personnes

  • Vérifier les billets

    3 personnes

  • Tenir le vestiaire

    2 personnes

  • Animer la ronde d'ouverture

    3 personnes

  • Encadrer les matchs

    8 personnes

  • Annoncer les manches intermédiaires

    2 personnes

  • Servir les boissons

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Maintenir la propreté de l'espace public

    2 personnes

  • Animer la remise des prix

    3 personnes

  • Accompagner le public à la sortie

    3 personnes

  • Rassembler les objets trouvés

Suivi

  • Éteindre le matériel sonore

    2 personnes

  • Démonter le ring

    6 personnes

  • Démonter le mobilier

    4 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Rendre le matériel loué

    3 personnes

  • Ranger le stock restant

    2 personnes

  • Laver le linge et les serviettes

  • Archiver les résultats

  • Rassembler les photos et vidéos

  • Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

  • Ring de boxe
  • Tapis de ring
  • Cordes de ringqté 4
  • Angles de ringqté 4
  • Coussins de protectionqté 8
  • Coussins d’escalierqté 6
  • Gants de boxeqté 12
  • Protège-tibiasqté 12
  • Protège-têtesqté 8
  • Bandes de maintienqté 16
  • Tables pour le juryqté 2
  • Chaises pour le juryqté 6
  • Balance
  • Signal de départ et de cloche

Mobilier

  • Tablesqté 10
  • Chaisesqté 80
  • Tables hautesqté 8
  • Portantsqté 3
  • Bancs de vestiaireqté 6
  • Poubellesqté 12

Équipement

  • Haut-parleursqté 4
  • Table de mixage
  • Microphones sans filqté 3
  • Pieds de microqté 3
  • Lecteur audio
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 8

Éclairage

  • Projecteurs LEDqté 8
  • Pieds d’éclairageqté 4
  • Lampes de chantierqté 4

Vaisselle

  • Verres réutilisablesqté 150
  • Tasses à caféqté 80
  • Assiettesqté 100
  • Couvertsqté 100
  • Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Glacièresqté 6
  • Thermosqté 6
  • Pincesqté 6
  • Planches à découperqté 3
  • Couteauxqté 6

Décoration

  • Nappes rougesqté 12
  • Nappes noiresqté 12
  • Affiches du matchqté 12
  • Rubans de podiumqté 6
  • Badges nominatifsqté 40
  • Porte-badgesqté 40

Nettoyage

  • Sets de serpillièreqté 3
  • Seauxqté 4
  • Sets de balaiqté 3
  • Balayette et pelleqté 3
  • Chiffons microfibresqté 24
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commencez par la date et le lieu, puis vérifiez les autorisations et l’assurance avant de contacter les boxeurs. Ces validations conditionnent la carte de combat et la billetterie.
  • Préparez la carte des combats plusieurs semaines à l’avance et confirmez séparément les arbitres, les membres du jury et l’encadrement médical. Un désistement tardif peut modifier tout le déroulé.
  • Prévoyez un contrôle de pesée avec une balance et attribuez un espace clairement identifié aux vestiaires. Les gants, protège-tibias, protège-têtes et bandes de maintien sont souvent oubliés lors du dernier inventaire.
  • Testez la sono, les microphones sans fil, la table de mixage et le signal de cloche avant l’ouverture des portes. Ajoutez les rallonges et multiprises au contrôle technique : elles manquent souvent au moment de l’installation.
  • Imprimez le déroulé, le planning des matchs, les badges nominatifs et les listes de billets avant le jour J. Envoyez aussi les informations de parking et recueillez les besoins alimentaires au plus tard une semaine avant l’événement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un gala de kick-boxing ?
Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, obtenir les autorisations, assurer les boxeurs et confirmer les arbitres. Gardez les 2 dernières semaines pour la billetterie, les impressions et les vérifications techniques.
Quand faut-il réserver le ring et le matériel de combat ?
Réservez le ring, les tapis, les cordes et les protections dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 8 semaines avant le gala. Vérifiez ensuite l’inventaire 7 jours avant le montage.
Quand ouvrir la billetterie pour un gala de kick-boxing ?
Ouvrez la billetterie dès que le lieu, la date et les principales informations du programme sont validés, généralement 6 à 8 semaines avant. Contrôlez les listes de billets et les invitations la veille.
Combien de temps avant faut-il confirmer la sécurité et les secours ?
Confirmez la sécurité et l’encadrement médical au moins 4 semaines avant le gala. Revalidez les horaires, les accès et les contacts 7 jours avant, puis communiquez-les à l’équipe d’accueil.

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