Kickbox-Gala organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Kickbox-Gala müssen sportliche Abläufe, Sicherheit und Veranstaltungstechnik gleichzeitig funktionieren. Kläre zuerst Ort, Genehmigungen, Versicherung und Reglement, bevor du Kämpfer und Kampfkarte verbindlich festlegst. Danach folgen Ring, medizinische Betreuung, Schiedsrichter, Jury, Ton, Licht und Sicherheitsdienst. In der letzten Woche zählen genaue Listen: Anmeldungen, Parkinformationen, Ablauf- und Spielplan sowie der Abgleich von Tickets und Namensschildern.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Versicherung prüfen
Wettbewerbsreglement festlegen
2 Personen
Kampfkarte zusammenstellen
3 Personen
Boxer verpflichten
2 Personen
Schiedsrichter festlegen
Jurymitglieder erfassen
Medizinische Betreuung festlegen
Sicherheitsdienst festlegen
Ring und Matten reservieren
Tonanlage reservieren
Lichtanlage reservieren
Fotograf festlegen
Moderator festlegen
Ticketverkauf öffnen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung veröffentlichen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Parkinformationen versenden
Ablaufplan ausdrucken
Spielplan ausdrucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Ticketlisten prüfen
2 Personen
Boxerdaten überprüfen
2 Personen
Wiegegang vorbereiten
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Wiegen durchführen
4 Personen
Wettkampfkarten befestigen
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Lade- und Entladezone absperren
2 Personen
Ring aufbauen
6 Personen
Matten auslegen
4 Personen
Publikumstribünen aufstellen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Musikanlage anschließen
3 Personen
Lichtanlage anschließen
3 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Ring und Matten inspizieren
3 Personen
Umkleidekabinen einrichten
2 Personen
Jurytisch einrichten
2 Personen
Erste-Hilfe-Material bereitstellen
2 Personen
Catering bereitstellen
3 Personen
Toiletten kontrollieren
Eingangstresen einrichten
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Boxer empfangen
2 Personen
Publikum empfangen
4 Personen
Tickets kontrollieren
3 Personen
Garderobe besetzen
2 Personen
Eröffnungsrunde begleiten
3 Personen
Wettkämpfe begleiten
8 Personen
Zwischenrunden ansagen
2 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Publikumsbereich sauber halten
2 Personen
Preisverleihung betreuen
3 Personen
Publikum verabschieden
3 Personen
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

Tonanlage ausschalten
2 Personen
Ring abbauen
6 Personen
Möbel abbauen
4 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Gemietete Materialien zurückgeben
3 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Wäsche und Tücher waschen
Ergebnisse archivieren
Fotos und Videos sammeln
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Sportmaterial

Boxring
Ringmatte
RingseileAnz. 4
RingeckenAnz. 4
StoßkissenAnz. 8
TreppenkissenAnz. 6
BoxhandschuheAnz. 12
SchienbeinschonerAnz. 12
KopfschutzAnz. 8
HandwrapsAnz. 16
Tische für die JuryAnz. 2
Stühle für die JuryAnz. 6
Waage
Start- und Signalton

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 80
StehtischeAnz. 8
GarderobenständerAnz. 3
UmkleidebänkeAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 12

Ausstattung

LautsprecherAnz. 4
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
ArbeitslampenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServiertablettsAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
ZangenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
MesserAnz. 6

Dekoration

Rote TischdeckenAnz. 12
Schwarze TischdeckenAnz. 12
WettkampfplakateAnz. 12
BühnenbänderAnz. 6
NamensschilderAnz. 40
BadgehalterAnz. 40

Reinigung

WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 24
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane Genehmigungen und Versicherung vor der Veröffentlichung des Ticketverkaufs ein. Sobald Ort, Zuschauerzahl und Ablauf feststehen, lassen sich offene Auflagen gezielt prüfen.
Stelle die Kampfkarte nicht erst am Veranstaltungstag zusammen. Bestätige Kämpfer, Schiedsrichter, Jurymitglieder und medizinische Betreuung frühzeitig und halte Änderungen schriftlich fest.
Teste Ring, Matten, Seile, Ecken und Schutzmaterial vor dem Einlass. Prüfe außerdem Waage, Signalton sowie Ton- und Lichtanlage in einer vollständigen technischen Probe.
Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Sitz- und Stehbereiche, Einlassablauf und Sicherheitsdienst geklärt sind. Verschicke Parkinformationen spätestens einige Tage vor der Gala, damit Rückfragen nicht am Einlass entstehen.
Drucke Ablaufplan, Spielplan und Ticketlisten nicht erst kurz vor Beginn. Bereite die Unterlagen am Vortag vor und kontrolliere Anmeldungen, Ernährungswünsche und Namensschilder ein zweites Mal.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kickbox-Gala organisieren?: Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Ort, Genehmigungen, Versicherung und Reglement. Für Kämpfer, Technik, Sicherheitsdienst und Ticketverkauf bleiben dann mehrere Wochen für Änderungen.
Wann sollte die Kampfkarte für eine Kickbox-Gala feststehen?: Eine vorläufige Kampfkarte sollte etwa 6 bis 8 Wochen vorher stehen. Bestätige die endgültige Version spätestens 7 Tage vor der Gala, damit Spielplan, Moderation und Kommunikation zusammenpassen.
Was braucht man für den Ring bei einer Kickbox-Gala?: Plane Boxring, Ringmatte, Ringseile, Ringecken sowie Auf- und Abstiegsschutz ein. Kontrolliere das komplette Set mindestens einen Tag vorher und sichere zusätzlich Zeit für den Aufbau ein.
Wann müssen Tickets und Parkinformationen verschickt werden?: Öffne den Ticketverkauf erst nach der Klärung von Ort, Kapazität und Sicherheitskonzept. Verschicke Parkinformationen und Einlasshinweise spätestens 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung.

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