Organiser une fête du village sans rien oublier

Une fête du village demande de coordonner les habitants, les fournisseurs, les bénévoles et le matériel bien avant le jour J. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des invitations aux autorisations jusqu’au service et au rangement. Prévoyez aussi les points souvent oubliés : besoins alimentaires, droits musicaux, monnaie, boissons à refroidir et solution de repli en cas de pluie. Les 78 tâches et 63 éléments du plan vous servent de fil conducteur.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser le programme
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier les droits musicaux
Faire les réservations
Confirmer les fournisseurs
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer la liste de contacts
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Commander les courses
Trier la décoration
2 personnes
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
Créer la playlist musicale
Imprimer les listes de prix
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Changer l'argent liquide
Réceptionner les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Libérer l'emplacement du podium
2 personnes
Installer le matériel sonore
2 personnes
Sécuriser les points d'alimentation électrique
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Monter les stations de jeux
3 personnes
Installer la décoration à l'extérieur
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Tester le microphone
2 personnes
Réapprovisionner les fournitures sanitaires
Effectuer les rondes de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Annoncer le programme
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Encadrer les compétitions de jeux
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Distribuer les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
S’occuper du barbecue
3 personnes
Servir les repas diététiques
Fournir la musique
Encadrer le programme de scène
2 personnes
Gérer l’éclairage
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Annoncer l'heure de fin
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Conserver les restes alimentaires en toute sécurité
2 personnes
Clôturer le stock du bar
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les sacs-poubelle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ranger le matériel de jeu
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Faire évacuer les déchets
Stocker les restes
2 personnes
Gérer la caution et les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 8
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 100
Tabourets de barqté 8
Tables de buffetqté 4
Sous-mains de barqté 2
Tables de logeqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 100
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Petits bolsqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pinces de serviceqté 10
Plats de serviceqté 12
Bacs de stockageqté 12
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Barbecueqté 2
Ustensiles de barbecueqté 4
Glacièresqté 6
Bacs à glaceqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Lecteur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 8
Mégaphone à main

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Projecteurs LED de chantierqté 4
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 150
Pompes à ballonsqté 3
Nappesqté 14
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 8
Badges nominatifsqté 120
Affiches du programmeqté 12

Matériel de sport

Set de lancer d’anneaux
Jeu de lancer de boîtes
Sacs de course en sacqté 12
Corde de tir à la corde
Ballons de footballqté 4
Cônesqté 20
Panneaux de scoreqté 4
Craie de trottoirqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Éponges de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par les invitations et les inscriptions, puis demandez les besoins alimentaires : fixez une date limite de réponse au moins 10 jours avant la fête pour pouvoir ajuster les courses et le traiteur.
Vérifiez les autorisations, les droits musicaux et les réservations au moins 4 semaines à l’avance. Une confirmation écrite des fournisseurs évite les recherches de dernière minute le matin de l’événement.
Répartissez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures et imprimez la liste des contacts. Désignez notamment une personne pour l’accueil, une pour les boissons, une pour le buffet et une pour les déchets.
Inspectez le site la veille et contrôlez les tentes, tables, chaises, éclairage et matériel de jeu. Consultez les prévisions météo 48 heures avant, puis prévoyez clairement où déplacer le buffet et les participants si nécessaire.
Réceptionnez les courses dès leur arrivée, refroidissez les boissons au moins 6 heures avant le début et préparez la monnaie ainsi que les listes de prix avant l’ouverture. Installez les points de collecte des déchets à plusieurs endroits visibles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête du village ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet d’envoyer les invitations, traiter les inscriptions, obtenir les autorisations, réserver le matériel et confirmer les fournisseurs.
Quand faut-il vérifier les autorisations et les droits musicaux ?: Faites cette vérification au moins 4 semaines avant la fête. Gardez les confirmations avec les autres documents de l’organisation afin de pouvoir les retrouver rapidement le jour J.
Quand commander les boissons et les courses ?: Commandez les produits non périssables environ 10 jours avant, puis les produits frais 2 à 3 jours avant. Refroidissez les boissons au moins 6 heures avant le début et vérifiez les quantités après réception.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une fête du village ?: Répartissez les bénévoles en équipes de 2 à 3 personnes par poste, avec des relais toutes les 2 à 3 heures. Prévoyez au minimum une personne référente pour l’accueil, le buffet, les boissons, le matériel et les déchets.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.