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Dorffest organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Dorffest braucht mehr als Biertische und Musik: Anmeldungen, Genehmigungen, Helfer, Verpflegung und ein klarer Aufbauplan müssen rechtzeitig zusammenpassen. Diese Checkliste führt dich von den ersten Einladungen bis zur Kontrolle des Geländes am Veranstaltungstag. Besonders leicht gehen Ernährungswünsche, Musikrechte, Bargeld und gekühlte Getränke unter. Plane die Aufgaben nach Frist und Zuständigkeit, statt alles in der letzten Woche zu sammeln.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Musikrechte prüfen

  • Reservierungen vornehmen

  • Lieferanten bestätigen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Kontaktliste ausdrucken

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkäufe bestellen

  • Dekoration sortieren

    2 Personen

  • Spielmaterial kontrollieren

    2 Personen

  • Musik-Playlist erstellen

  • Preisliste drucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Bargeld wechseln

  • Lebensmittel annehmen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Gelände inspizieren

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Platz auf der Bühne freimachen

    2 Personen

  • Tonanlage aufbauen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse sichern

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Willkommenstisch einrichten

    2 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Bar einrichten

    3 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Spielstationen aufbauen

    3 Personen

  • Dekoration draußen platzieren

    2 Personen

  • Licht prüfen

    2 Personen

  • Mikrofon testen

    2 Personen

  • Sanitärvorrat auffüllen

  • Sicherheitsrunden gehen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Anmeldungen abhaken

    2 Personen

  • Programm ankündigen

  • Kinderaktivitäten betreuen

    4 Personen

  • Spielwettkämpfe begleiten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke ausgeben

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Grill bedienen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

  • Musik organisieren

  • Bühnenprogramm begleiten

    2 Personen

  • Licht steuern

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Endzeit ankündigen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Essensreste sicher aufbewahren

    2 Personen

  • Barvorrat abschließen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Müllsäcke sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Spielmaterial aufräumen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Abfall abtransportieren lassen

  • Restbestände lagern

    2 Personen

  • Kaution und Schlüssel abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • BiertischeAnz. 8
  • KlappischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 100
  • BarhockerAnz. 8
  • BuffetischeAnz. 4
  • BarunterlagenAnz. 2
  • UmkleidetischeAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 100
  • TellerAnz. 120
  • DesserttellerAnz. 100
  • MesserAnz. 120
  • GabelnAnz. 120
  • LöffelAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 12
  • SchälchenAnz. 20

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 10
  • ServierschalenAnz. 12
  • VorratsboxenAnz. 12
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkocherAnz. 2
  • GrillfestAnz. 2
  • GrillzubehörAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Musikplayer
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabelkanäleAnz. 8
  • Handmegafon

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • LED-BaustrahlerAnz. 4
  • BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 10
  • BallonsAnz. 150
  • BallonpumpenAnz. 3
  • TischdeckenAnz. 14
  • Willkommensschild
  • WegweiserAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 120
  • Programmatische PosterAnz. 12

Sportmaterial

  • Ringwurf-Set
  • Blechwurfsatz
  • SackhüpfsäckeAnz. 12
  • Tauziehseil
  • FußbälleAnz. 4
  • KegelAnz. 20
  • AnzeigetafelnAnz. 4
  • KreideAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • HandfegerAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 6
  • ReinigungsschwämmeAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Prüfe Genehmigungen und Musikrechte mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Dorffest. So bleibt Zeit, fehlende Unterlagen oder Auflagen zu klären.
  • Schließe Anmeldungen und Ernährungswünsche etwa 10 bis 14 Tage vorher ab. Diese Zahlen brauchst du für Catering, Snacks, Geschirr und Sitzplätze.
  • Teile Freiwillige spätestens 7 Tage vor dem Fest konkreten Schichten zu. Plane zusätzlich eine Kontaktliste mit Telefonnummern und drucke sie für die Verantwortlichen aus.
  • Kontrolliere Partyzelte, Biertische, Klappstühle, Buffetische und Barzubehör nicht erst beim Aufbau. Eine Prüfung 3 bis 5 Tage vorher zeigt, was fehlt oder beschädigt ist.
  • Kühle Getränke und nimm Lebensmittel am Veranstaltungstag mit einem festen Zeitfenster an. Bereite Snacks, Catering, Thermoskannen und Kühlboxen getrennt vor, damit der Aufbau nicht ins Stocken gerät.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Dorffest organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Musikrechte, Reservierungen und Lieferanten sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin angestoßen werden.
Wann sollte man die Einladungen für ein Dorffest verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher. Setze den Anmeldeschluss auf 10 bis 14 Tage vor dem Fest, damit du Verpflegung und Sitzplätze verlässlich planen kannst.
Wie viele Helfer braucht man für ein Dorffest?
Für ein kleines Dorffest solltest du pro gleichzeitig besetztem Bereich mindestens 2 Helfer einplanen, etwa für Ausschank, Buffet, Kasse und Aufbau. Teile die Schichten 7 Tage vorher ein und halte 1 bis 2 Ersatzpersonen bereit.
Was muss man am Tag vor dem Dorffest vorbereiten?
Sortiere Dekoration und Spielmaterial, drucke Preisliste und Kontaktliste, wechsle Bargeld und kontrolliere Einkaufsliste sowie Technik. Getränke können bereits am Vortag in Kühlboxen vorgekühlt werden; frische Lebensmittel kommen erst am Veranstaltungstag an.

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