Checklist para organizar una Fiesta del Pueblo

Una Fiesta del Pueblo necesita más que comida, música y decoración. Hay que cerrar el programa, confirmar permisos y proveedores, coordinar a los voluntarios y preparar el recinto para que todo funcione desde la llegada de los invitados. Esta checklist reúne 78 tareas y 63 artículos, desde las carpas y mesas hasta los vasos reutilizables, las neveras y el equipo de sonido. Úsala por fases para no dejar compras, inscripciones ni preparativos para el último día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Definir el programa final
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar los derechos de música
Hacer reservas
Confirmar proveedores
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir la lista de contactos
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Pedir la compra
Clasificar la decoración
2 personas
Comprobar el material de juego
2 personas
Crear lista de reproducción
Imprimir listas de precios
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Cambiar efectivo
Recibir los víveres
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar el catering
3 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Liberar el espacio del podio
2 personas
Colocar el equipo de sonido
2 personas
Asegurar los puntos de corriente
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Montar la barra
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar estaciones de juegos
3 personas
Colocar la decoración en el exterior
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Probar el micrófono
2 personas
Reponer suministros sanitarios
Realizar rondas de seguridad
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Anunciar el programa
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
Dirigir los partidos del juego
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Repartir bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Atender la barbacoa
3 personas
Servir comidas especiales
Proporcionar la música
Coordinar el programa del escenario
2 personas
Controlar la iluminación
Recoger la basura
2 personas
Comprobar los baños
Anunciar la hora de finalización
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de sonido
2 personas
Guardar los restos de comida de forma segura
2 personas
Cerrar el stock del bar
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger bolsas de basura
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger el material del juego
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Retirar los residuos
Guardar el excedente
2 personas
Gestionar la fianza y las llaves

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas de cervezacant. 8
Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 100
Taburetes de barcant. 8
Mesas de buffetcant. 4
Bandejas de barcant. 2
Mesas de vestuariocant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 120
Platos de postrecant. 100
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12
Cuencoscant. 20

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Pinzas de servircant. 10
Boles para servircant. 12
Cajas de almacenamientocant. 12
Termoscant. 6
Teterascant. 2
Barbacoacant. 2
Utensilios de barbacoacant. 4
Neveras portátilescant. 6
Cajas de hielocant. 4

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Reproductor de música
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Canaletas para cablescant. 8
Megáfono de mano

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Focos LED de obracant. 4
Linternas a pilascant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 10
Globoscant. 150
Bombas para globoscant. 3
Mantelescant. 14
Cartel de bienvenida
Carteles direccionalescant. 8
Tarjetas de nombrecant. 120
Pósteres del programacant. 12

Material deportivo

Set de lanzamiento de anillas
Juego de lanzamiento de latas
Sacos para carreras de sacoscant. 12
Cuerda para tira y afloja
Balones de fútbolcant. 4
Conoscant. 20
Marcadorescant. 4
Tiza para aceracant. 6

Limpieza

Papeleracant. 10
Escobas de manocant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Esponjas de limpiezacant. 12

Catering

Compras

Consejos

Empieza entre 6 y 8 semanas antes: envía las invitaciones, abre las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas. Así puedes calcular las raciones y encargar la compra con datos reales.
Entre 3 y 4 semanas antes, cierra el programa y comprueba los permisos y los derechos de música. Confirma también las reservas y los proveedores antes de anunciar horarios definitivos.
Una semana antes, asigna los voluntarios por turnos y prepara una lista de contactos impresa. Incluye quién se ocupa de la comida, el sonido, la basura, las mesas y cualquier incidencia.
El día anterior, revisa el pronóstico, clasifica la decoración y comprueba el material de juego. Recibe los víveres, enfría las bebidas y deja agrupados los utensilios de barbacoa, servicio y cocina.
Durante el montaje, inspecciona el recinto antes de colocar mesas, carpas y sillas. Sitúa los puntos de recogida de basura desde el principio y reserva una zona clara para el buffet, las bebidas y el catering.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Fiesta del Pueblo?: Empieza al menos 6 semanas antes para gestionar invitaciones, inscripciones, permisos, proveedores y derechos de música. Deja la última semana para confirmar cantidades, voluntarios, compras y previsión meteorológica.
¿Cuántas bebidas hay que calcular para una Fiesta del Pueblo?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y entre 1 y 2 por persona por cada hora adicional. Añade agua y bebidas sin alcohol, y enfría una primera tanda el día anterior.
¿Cuándo hay que confirmar el catering y la compra?: Confirma el catering y los proveedores entre 3 y 4 semanas antes. Encarga la compra cuando se cierren las inscripciones y las preferencias dietéticas, y recibe los productos el día anterior o la misma mañana si son frescos.
¿Qué hay que preparar el día antes de la fiesta?: El día anterior conviene recibir los víveres, enfriar las bebidas, preparar los aperitivos, clasificar la decoración y revisar el material de juego. También deja listas las tarjetas de nombre, las listas de precios y el efectivo cambiado.

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