Checklist pour organiser une fête du solstice d’hiver

Une fête du solstice d’hiver se prépare surtout dans le bon ordre. Commencez par réserver le lieu, fixer la date et envoyer les invitations, puis suivez les inscriptions et les besoins alimentaires. Les derniers jours servent aux courses, au refroidissement des boissons et à la préparation du buffet. Le jour même, gardez du temps pour les tentes, l’éclairage, l’accueil, la musique et la mise en place des tables.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Fixer la date et le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les fournisseurs
Créer la playlist musicale
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Imprimer le programme
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter les tentes de réception
5 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Brancher la musique
2 personnes
Mettre le buffet en place
4 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Tester la technique
2 personnes

Événement

Tenir la table d’accueil
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Encadrer les activités
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir le repas chaud
5 personnes
Vider les déchets au fur et à mesure
2 personnes
Fournir la musique
Dire au revoir aux invités
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Débrancher l’éclairage
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables de buffetqté 3
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 70
Bols réutilisablesqté 70
Verres réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 70
Couvertsqté 70

Cuisine

Thermosqté 6
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Décoration

Guirlandes lumineusesqté 8
Décoration de table hivernaleqté 10
Flocons de neige en papierqté 40
Panneau d’accueil
Badges nominatifsqté 60

Éclairage

Lanternes LEDqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et le programme au moins 4 à 6 semaines avant la fête. Cette marge laisse le temps de traiter les réponses et de confirmer les fournisseurs.
Demandez les besoins alimentaires dès l’invitation et fixez une date limite de réponse, idéalement 10 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi ajuster les achats et le buffet.
Vérifiez la météo 48 heures avant si une partie de la fête se déroule sous des tentes. Contrôlez aussi les rallonges, multiprises et sources d’éclairage avant l’installation.
Refroidissez les boissons la veille et préparez les en-cas quelques heures avant l’arrivée des invités. Prévoyez les glacières et les thermos à proximité du buffet, plutôt qu’au dernier moment.
Réservez au moins 60 à 90 minutes avant l’accueil pour installer les tables, chaises, décoration, musique et point café. Gardez les badges nominatifs et le panneau d’accueil sur la table d’entrée.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une fête du solstice d’hiver ?: Commencez 4 à 6 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu, fixez le programme, puis envoyez les invitations afin de connaître rapidement le nombre de participants.
Quand demander les besoins alimentaires des invités ?: Posez la question dès l’envoi des invitations et clôturez les réponses environ 10 jours avant la fête. Ce délai permet de vérifier les quantités et d’adapter les en-cas et le buffet.
Combien de temps faut-il pour installer la fête ?: Prévoyez 60 à 90 minutes le jour même pour les tables, les chaises, les tentes, l’éclairage, la musique et l’accueil. Ajoutez du temps si le mobilier ou les guirlandes doivent être montés à plusieurs endroits.
Quand vérifier la météo pour une fête d’hiver ?: Faites une première vérification 48 heures avant, puis un dernier contrôle le matin de la fête. Si une installation extérieure est prévue, confirmez à ce moment-là les tentes, l’éclairage et le plan de circulation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.