Organiser une fête des récoltes sans rien oublier

Une fête des récoltes se prépare sur plusieurs semaines, surtout si elle se déroule sur un terrain extérieur. Cette checklist suit l’ordre pratique des préparatifs : date, lieu, inscriptions, repas, matériel et installation. Elle aide aussi à repérer les points souvent réglés trop tard, comme les besoins alimentaires, le refroidissement des boissons ou le plan de repli en cas de pluie. Utilise-la pour répartir les 71 tâches entre les personnes disponibles et suivre l’avancement jusqu’au jour J.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Vérifier le lieu et le terrain
2 personnes
Faire les réservations de matériel
Contacter les fournisseurs de nourriture
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Établir la liste définitive des participants
Définir le menu et les portions
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Laver et couper les légumes
3 personnes
Préparer les marinades et les sauces
2 personnes
Préparer les desserts
2 personnes
Étiqueter séparément les allergènes
2 personnes
Imprimer le déroulé et la liste de contacts
Tondre et dégager le terrain
3 personnes
Vérifier les points d’alimentation et le trajet des câbles
2 personnes
Contrôler les toilettes et les lavabos
2 personnes
Installer les panneaux d’arrivée et de stationnement
2 personnes
Monter les tentes de réception
5 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Aménager le bar et le point de service
3 personnes
Remplir les glacières
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Préparer les activités et les jeux
3 personnes
Tester la musique et les enceintes
2 personnes
Remettre les plats à température
4 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Buffet avec étiquettes
2 personnes

Événement

Tenir la table d’inscription
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Ouvrir le programme
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Présenter les produits de la récolte
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Animer le jeu de la récolte
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
4 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Servir les repas adaptés
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Assurer le programme musical
Servir le dessert
3 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Accompagner le départ des invités
3 personnes

Suivi

Refroidir les restes en toute sécurité
3 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
Rassembler la vaisselle et le verrerie
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Retirer la décoration et l’éclairage
3 personnes
Démonter les tentes et le mobilier
5 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Nettoyer la cuisine et le bar
3 personnes
Laver la vaisselle et les couverts
4 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Tables de buffetqté 4
Tables de bièreqté 6
Chaisesqté 110
Tabourets de barqté 8
Poubellesqté 8
Bacs pour vestiaireqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Bols réutilisablesqté 100
Gobelets réutilisablesqté 180
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 18

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 8
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 10
Bacs de maintien au chaudqté 6
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Glacièresqté 8
Planches à découper pour le painqté 3

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateurs d’extérieurqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Enceintes portablesqté 2
Microphone

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 12
Pilesqté 24

Décoration

Balles de pailleqté 12
Caisses en boisqté 15
Chemins de table en juteqté 12
Plateauxqté 8
Vases à fleursqté 10
Guirlandes de fanionsqté 10
Panneaux en ardoiseqté 8
Numéros de tableqté 12

Matériel de sport

Jeux en boisqté 6
Jeux de lancer d'anneauxqté 3
Sacs pour la course en sacqté 12
Ballons de footballqté 3
Cônesqté 20

Nettoyage

Seauxqté 6
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Balai et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence les réservations de tentes, tables, chaises et matériel dès que la date et le lieu sont fixés. Les éléments volumineux sont souvent les premiers à manquer, surtout si plusieurs événements ont lieu le même week-end.
Fixe une date limite d’inscription et demande les besoins alimentaires à ce moment-là. Prépare ensuite une liste définitive des participants afin d’ajuster les portions, les boissons et la vaisselle.
Ne garde pas les produits frais pour le dernier moment : récupère-les selon leur durée de conservation, puis lave et découpe les légumes avant l’arrivée des invités. Étiquette séparément les préparations contenant des allergènes.
Prévois le refroidissement des boissons plusieurs heures à l’avance. Les glacières, carafes d’eau, gobelets et tire-bouchons sont faciles à oublier lorsque l’on se concentre sur le menu.
Vérifie le terrain et les installations la veille : tonte, accès, toilettes, lavabos, prises et trajet des câbles. Installe aussi les panneaux d’arrivée et de stationnement avant le début de la fête pour éviter les bouchons.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une fête des récoltes ?: Commence au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Réserve d’abord le lieu, les tentes et le mobilier, puis lance les invitations et fixe une date limite d’inscription.
Combien de temps avant faut-il préparer le repas d’une fête des récoltes ?: Prépare les sauces, marinades et desserts la veille lorsque c’est possible. Le jour même, récupère les produits frais, lave et coupe les légumes, puis garde les aliments sensibles au froid jusqu’au service.
Quand vérifier la météo pour une fête des récoltes en extérieur ?: Regarde les prévisions 7 jours avant, puis à nouveau 48 heures et 24 heures avant. À 48 heures, confirme les tentes et prévois l’organisation des câbles, des accès et des zones protégées.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une fête des récoltes ?: Pour la première heure, compte environ 2 à 3 boissons par personne, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoute de l’eau en carafe et garde une marge pour les bénévoles et les personnes qui restent plus longtemps.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.