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Erntedankfest organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Erntedankfest braucht mehr Vorbereitung als nur ein Menü und ein paar Tische. Lege zuerst Datum, Programm und Gelände fest, danach folgen Reservierungen, Lieferanten, Einladungen und Helfer. In der letzten Woche zählen Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche und Wettervorhersage. Am Veranstaltungstag entscheiden vorbereitete Speisen, gekühlte Getränke, gekennzeichnete Allergene und ein ausgedruckter Ablaufplan darüber, ob der Aufbau ruhig läuft.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort und Gelände kontrollieren

    2 Personen

  • Materialreservierungen erstellen

  • Lebensmittellieferanten kontaktieren

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen erfassen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Endgültige Teilnehmerliste erstellen

  • Menü und Portionen festlegen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Gemüse waschen und schneiden

    3 Personen

  • Marinaden und Saucen zubereiten

    2 Personen

  • Desserts vorbereiten

    2 Personen

  • Allergene separat kennzeichnen

    2 Personen

  • Ablaufplan und Kontaktliste ausdrucken

  • Gelände mähen und freiräumen

    3 Personen

  • Stromanschlüsse und Kabelverlauf kontrollieren

    2 Personen

  • Toiletten und Waschbecken prüfen

    2 Personen

  • Ankunfts- und Parkschilder aufstellen

    2 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    5 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffetische aufstellen

    3 Personen

  • Bar und Ausgabestelle einrichten

    3 Personen

  • Kühlboxen füllen

    3 Personen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Aktivitäten und Spiele vorbereiten

    3 Personen

  • Musik und Lautsprecher testen

    2 Personen

  • Essen auf Temperatur bringen

    4 Personen

  • Häppchen auf Platten anrichten

    3 Personen

  • Buffet mit Etiketten versehen

    2 Personen

Event

  • Anmeldetisch besetzen

    2 Personen

  • Gäste begrüßen

    3 Personen

  • Programm öffnen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Ernteprodukte präsentieren

    2 Personen

  • Kinderaktivitäten betreuen

    3 Personen

  • Erntespiel begleiten

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee ausschenken

    2 Personen

  • Abfallstationen leeren

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    4 Personen

  • Abendessen servieren

    5 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Geschirr abräumen

    3 Personen

  • Musikprogramm organisieren

  • Dessert servieren

    3 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

    2 Personen

  • Letzte Runde Getränke servieren

    2 Personen

  • Verabschiedung der Gäste begleiten

    3 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher kühlen

    3 Personen

  • Essen und Getränke aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr und Glaswaren zusammentragen

    4 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Dekoration und Beleuchtung entfernen

    3 Personen

  • Zelte und Möbel abbauen

    5 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Küche und Bar reinigen

    3 Personen

  • Geschirr und Besteck abwaschen

    4 Personen

  • Kühlboxen leeren und reinigen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe einlagern

    2 Personen

  • Verlorene Gegenstände zusammentragen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • TischeAnz. 12
  • BuffetischeAnz. 4
  • BiertischeAnz. 6
  • StühleAnz. 110
  • BarhockerAnz. 8
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • UmkleidekistenAnz. 4

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 120
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
  • Wiederverwendbare BecherAnz. 180
  • WeingläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 80
  • GabelnAnz. 120
  • MesserAnz. 120
  • LöffelAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 18

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • Koch- und BrotmesserAnz. 8
  • RührschüsselnAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 16
  • ServierzangenAnz. 10
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 8
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 8
  • Schneidebretter für BrotAnz. 3

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • AußenkühlschränkeAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • LED-LaternenAnz. 12
  • BatterienAnz. 24

Dekoration

  • StrohballenAnz. 12
  • HolzkistenAnz. 15
  • Jute-TischläuferAnz. 12
  • TablettsAnz. 8
  • BlumenvasenAnz. 10
  • WimpelkettenAnz. 10
  • KreidetafelnAnz. 8
  • TischnummernAnz. 12

Sportmaterial

  • HolzspieleAnz. 6
  • RingwurfsätzeAnz. 3
  • Säcke für SackhüpfenAnz. 12
  • FußbälleAnz. 3
  • KegelAnz. 20

Reinigung

  • EimerAnz. 6
  • SchwämmeAnz. 12
  • SpülbürstenAnz. 4
  • Besen und KehrblechAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • HandseifenspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Prüfe das Gelände spätestens 7 Tage vorher: Rasen, Zufahrt, Stromanschlüsse, Kabelverlauf, Toiletten und Waschbecken sollten vor dem Aufbau geklärt sein.
  • Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche bis 3 Tage vor dem Fest. Lege danach Menü, Portionen und die Einkaufsliste anhand der endgültigen Teilnehmerzahl fest.
  • Hole frische Produkte möglichst am Vortag ab und bereite Gemüse, Marinaden, Saucen und Desserts so weit wie möglich vor. Getränke gehören frühzeitig in Kühlboxen oder Kühlschränke.
  • Plane für den Aufbau der Partyzelte, Tische, Buffetflächen und Sitzplätze mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Stelle Ankunfts- und Parkschilder auf, bevor die ersten Gäste eintreffen.
  • Kennzeichne Speisen mit Allergenen getrennt vom übrigen Buffet und drucke Ablaufplan und Kontaktliste zweimal aus: ein Exemplar bleibt bei der Organisation, eines liegt am Buffet oder im Eingangsbereich.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Erntedankfest organisieren?
Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm, Gelände und Materialreservierungen. Einladungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Fest verschickt werden, damit du rechtzeitig mit einer belastbaren Teilnehmerzahl planen kannst.
Wie viel Essen braucht man für ein Erntedankfest?
Lege die Portionen erst fest, wenn die Anmeldungen und Ernährungswünsche erfasst sind, idealerweise 3 Tage vorher. Plane zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein, besonders bei Brot, Beilagen und alkoholfreien Getränken.
Wann soll man Partyzelte und Tische aufbauen?
Rechne am Veranstaltungstag mit 2 bis 3 Stunden für Zelte, Tische, Buffetflächen, Stühle und Stromkontrollen. Bei unsicherem Wetter sollte der Aufbau abgeschlossen sein, bevor die Essensvorbereitung beginnt.
Was wird bei einem Erntedankfest häufig vergessen?
Oft fehlen getrennte Kennzeichnungen für Allergene, Servierlöffel, Flaschenöffner, Abfallbehälter oder ausreichend Thermoskannen. Prüfe diese Dinge spätestens am Vorabend zusammen mit Geschirr, Kühlboxen und dem gedruckten Ablaufplan.

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