Fête de quartier : la checklist pour ne rien oublier

Une fête de quartier demande plus que des invitations et quelques tables. Il faut coordonner les inscriptions, la fermeture de la rue, les livraisons, les bénévoles et l’installation sur place. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières informations aux derniers contrôles. Elle tient aussi compte des oublis fréquents : besoins alimentaires, chaîne du froid, rallonges électriques, signalétique et répartition précise des tâches.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Partager le programme
Créer une liste de contacts
Élaborer l’aménagement de la rue
2 personnes
Organiser la fermeture de la rue
2 personnes
Informer les voisins de la fermeture de la route
2 personnes
Confirmer les livraisons
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Établir la liste définitive des visiteurs
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Conserver la viande au frais
2 personnes
Stocker les denrées non périssables
2 personnes
Installer les tentes et les tables
4 personnes
Mettre en place le balisage de rue
4 personnes
Installer l’alimentation électrique
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises et les bancs
4 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Aménager le bar
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les salades
3 personnes
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
Allumer le barbecue
2 personnes
Préparer la viande et les produits végétariens
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Tenir la table d’accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Fournir la musique
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Assurer la surveillance au barbecue
2 personnes
Préparer les plats de barbecue
4 personnes
Servir les plats de barbecue
3 personnes
Ravitaillement en salades et pain
2 personnes
Distribuer séparément les repas spéciaux
Réapprovisionner le café et le thé
Allumer l’éclairage
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Accompagner le départ des visiteurs
2 personnes
Couper la musique
Éteindre le barbecue en toute sécurité
2 personnes

Suivi

Couvrir la nourriture et les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les tables et les chaises
3 personnes
Balayer la rue
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Démonter l’équipement sonore
2 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Ramener le mobilier
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Tables de buffetqté 4
Tables hautesqté 4
Chaises pliantesqté 70
Bancs de brasserieqté 12
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 80
Verres à boireqté 120
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 50
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 8
Carafeqté 6
Plateauxqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 100
Nappesqté 14
Pinces de tableqté 30
Panneaux d’orientationqté 8
Badges nominatifsqté 100

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Micro sans fil
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Barbecueqté 2
Bouteilles de gazqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pinces de barbecueqté 4
Spatules pour barbecueqté 4
Plateaux en aluminiumqté 20
Cuillères à glaceqté 4
Thermosqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Caisses pour la consigneqté 6
Balaiqté 4
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Pinces à déchetsqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 8

Sécurité

Trousse de premiers secours
Extincteursqté 2
Tapis antidérapantsqté 6
Gants de travailqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez la préparation au moins 6 à 8 semaines avant la fête : envoyez les invitations, recueillez les besoins alimentaires et créez une liste de contacts à jour.
Traitez les inscriptions environ 2 semaines avant l’événement, puis établissez la liste définitive des visiteurs 3 à 5 jours avant pour ajuster les achats, les tables et les assises.
Pour la fermeture de la rue, prévenez les voisins au moins 7 jours à l’avance et répartissez les bénévoles par créneaux d’installation, d’accueil et de rangement.
La veille, refroidissez les boissons, gardez la viande au frais et stockez les denrées non périssables à part. Vérifiez aussi les quantités de vaisselle réutilisable, de verres et de couverts.
Le jour même, prévoyez 2 à 3 heures avant l’arrivée des invités pour installer les tentes, les tables, les bancs, le balisage, l’électricité et le matériel audio. Testez les rallonges et le micro avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une fête de quartier ?: Commencez 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions, d’organiser la fermeture de la rue et de confirmer les livraisons.
Quand prévenir les voisins d’une fermeture de rue ?: Prévenez-les au moins 7 jours avant la fête, avec les horaires prévus et les informations pratiques. Faites un rappel 2 à 3 jours avant si la circulation ou le stationnement sont concernés.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une fête de quartier ?: Prévoyez 2 à 3 heures avant l’arrivée des invités. L’installation comprend les tentes, les tables, les chaises et bancs, le buffet, le balisage de rue, l’électricité et le test du son.
Quand faire les courses pour une fête de quartier ?: Achetez les produits non périssables 2 à 3 jours avant et les produits frais la veille ou le jour même. Refroidissez les boissons la veille et conservez la viande au frais jusqu’à sa préparation.

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