Straßenfest organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Straßenfest steht und fällt mit der Vorbereitung außerhalb des Festtages. Kläre zuerst Datum, Programm, Genehmigung und Straßensperrung; danach folgen Zusagen, Einkauf und Material. Am Veranstaltungstag brauchst du einen festen Aufbauplan für Zelte, Tische, Strom, Buffet, Getränke und Grill. Diese Checkliste führt dich durch die 71 Aufgaben und hilft dir, typische Engpässe wie fehlende Kühlung, ungeprüfte Technik oder zu spät beantragte Sperrungen zu vermeiden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Genehmigung und Straßensperrung beantragen
Standort und Stromanschlüsse prüfen
2 Personen
Lieferanten und Material reservieren
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verteilen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Programm mit den Teilnehmenden bestätigen
Wettervorhersage prüfen
Endgültige Einkaufsliste erstellen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks und Salate vorbereiten
4 Personen
Fleisch und vegetarische Produkte marinieren
2 Personen
Materialien auf die Straße bringen
6 Personen
Straßensperre aufstellen
4 Personen
Stromversorgung verlegen
2 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
Buffettische einrichten
3 Personen
Bar und Getränkestand aufbauen
3 Personen
Grill- und Kochmaterial bereitstellen
3 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Spielmaterial bereitstellen
3 Personen
Namens- und Diätkärtchen platzieren
2 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
Sanitäre Anlagen kontrollieren
2 Personen
Sicherheits- und Fluchtwege prüfen
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Buffet bereitstellen
4 Personen
Getränke und Eis bereitstellen
3 Personen

Event

Empfangstisch betreuen
2 Personen
Gäste willkommen heißen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Begrüßungswort übernehmen
Snacks ausgeben
3 Personen
Spielrunde betreuen
3 Personen
Musikprogramm organisieren
2 Personen
Getränke ausgeben
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Tische zwischendurch abräumen
3 Personen
Grill anzünden
2 Personen
Grill vorbereiten
4 Personen
Barbecue servieren
4 Personen
Vegetarische Mahlzeiten getrennt halten
2 Personen
Salate und Saucen auffüllen
2 Personen
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
Musikquiz moderieren
2 Personen
Dessert und Kaffee servieren
3 Personen
Letzte Runde ankündigen
Musik und Beleuchtung ausschalten
2 Personen
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Reste gekühlt aufbewahren
3 Personen
Geschirr und Glaswaren zusammentragen
4 Personen
Müll sammeln und sortieren
4 Personen
Grill sicher löschen
2 Personen
Tische und Stühle abbauen
6 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Straße kehren
4 Personen
Geschirr abwaschen und trocknen
4 Personen
Kochmaterial reinigen
3 Personen
Geräte einpacken
3 Personen
Materialien ins Lager bringen
5 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe verteilen
2 Personen
Straßensperrung entfernen
4 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 100
BiertischeAnz. 6
BuffetischeAnz. 4
BarhockerAnz. 6
StehtischeAnz. 4

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 120
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
Wiederverwendbare BecherAnz. 180
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 120
TeelöffelAnz. 80
ServierbesteckAnz. 12
SchenkflaschenAnz. 8

Küche

GrillfestAnz. 2
GrillrosteAnz. 4
BratpfannenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
Servierplatten mit DeckelAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
LebensmittelthermometerAnz. 2
Aluminium-GrillschalenAnz. 20

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 2
Mikrofonständer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelkanäleAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 10
BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
TischdeckenAnz. 14
BlumenarrangementsAnz. 8
NamensschilderAnz. 120
SpeisekartenAnz. 12

Sportmaterial

Boules-SetsAnz. 3
Bingo-KartenAnz. 120
Bingo-Rad
BingokartenAnz. 500
RingwurfsätzeAnz. 2
Tauziehseil
KegelAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
AbfallgreiferAnz. 4
BesenAnz. 4
DosenAnz. 2
MüllcontainerAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 4
PapierhandtuchspenderAnz. 4
SpülbeckenAnz. 4
Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 20
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KästenAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 2
ArbeitshandschuheAnz. 8
Rutschfeste MattenAnz. 8
AbsperrgitterAnz. 12
VerkehrsschilderAnz. 6
TaschenlampenAnz. 4

Sonstiges

KlappkistenAnz. 12
TransportwagenAnz. 2
KlemmbretterAnz. 4
StifteAnz. 20
PowerbanksAnz. 4
Bargeldkasse
Geldautomat

Catering

Einkäufe

Tipps

Beantrage Genehmigung und Straßensperrung möglichst mehrere Wochen vor dem Termin. Prüfe dabei auch, wo Zufahrten, Stromanschlüsse und Fluchtwege bleiben müssen.
Bestätige Programm und Teilnehmer spätestens 7 Tage vorher. Erfasse dabei Ernährungswünsche und die endgültige Personenzahl, bevor du Einkaufsmengen und Sitzplätze festlegst.
Plane für das erste Veranstaltungsstunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und kühle sie rechtzeitig in Kühlboxen. Getränke, Salate und empfindliche Speisen gehören erst kurz vor Beginn nach draußen.
Lege den Aufbau in dieser Reihenfolge fest: Straßensperre, Stromversorgung, Partyzelte, Tische und Stühle, Buffet, Bar und Grill. Plane dafür mindestens 2 bis 3 Stunden vor dem Beginn ein.
Teste Musikanlage und Mikrofon vor dem Eintreffen der Gäste und prüfe Verlängerungen, Mehrfachsteckdosen sowie die Beleuchtung. Fehlendes Servierbesteck, Schenkflaschen und Kaffeegeschirr werden beim Aufbau besonders häufig übersehen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Straßenfest anmelden?: Beantrage Genehmigung und Straßensperrung idealerweise 4 bis 8 Wochen vor dem Fest. Die genaue Frist hängt von der zuständigen Behörde ab, deshalb solltest du die Anforderungen direkt nach der Terminentscheidung prüfen.
Wie viel Essen und Getränke brauche ich für ein Straßenfest?: Für die erste Stunde kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen; danach etwa 1 Getränk pro Stunde. Bei Essen solltest du die bestätigte Teilnehmerzahl verwenden und für häufig nachgefragte Beilagen oder vegetarische Produkte zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve einplanen.
Wann sollte ich die Einladungen für ein Straßenfest verteilen?: Verteile die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vorher und bitte um Rückmeldung bis spätestens 7 Tage vor dem Termin. So kannst du Ernährungswünsche, Sitzplätze, Einkauf und Programm rechtzeitig anpassen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Straßenfests?: Für ein Straßenfest mit Zelten, Tischen, Buffet, Bar, Grill und Musikanlage solltest du mindestens 2 bis 3 Stunden Aufbauzeit einplanen. Bei längeren Wegen oder nur wenigen Helfern sind 4 Stunden realistischer.

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