Organiser une fête de clôture sans rien oublier

Une fête de clôture rassemble souvent repas, musique, matchs et plusieurs espaces à coordonner. Cette checklist de 72 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu au rangement final. Prévoyez les inscriptions, les besoins alimentaires et les bénévoles avant de commander le catering. Les derniers jours servent surtout à confirmer les livraisons, tester la sonorisation, préparer les badges et garder les boissons au frais.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et les salles
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les autorisations
2 personnes
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Commander le catering
Établir le programme musical
2 personnes
Préparer le programme des matchs
3 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les livraisons
Vérifier le matériel
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le déroulé
Créer des indications de parcours
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les boissons au frais
2 personnes
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Vérifier les prévisions météo

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les sols et les espaces
2 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Marquer l’entrée et la sortie
2 personnes
Installer la décoration
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Brancher l'installation de musique
2 personnes
Préparer le matériel de jeu
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
Préparer les en-cas
5 personnes
Préparer les sandwichs et la garniture
4 personnes
Marquer les portions adaptées aux régimes
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes
Accueillir les invités
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Présenter le programme
Distribuer les boissons de bienvenue
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Animer les manches du jeu
4 personnes
Animer la musique et la danse
2 personnes
Servir le repas chaud
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Animer le coin photo
2 personnes
Annoncer le dernier élément du programme
Accompagner les départs
4 personnes

Suivi

Couper la musique
2 personnes
Ramasser les restes de nourriture et de boisson
4 personnes
Rassembler la vaisselle
4 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
6 personnes
Retirer la décoration
4 personnes
Démonter l’équipement
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer les salles
5 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 110
Tables de buffetqté 4
Portantsqté 3
Tabouretsqté 10
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Verresqté 150
Tasses à caféqté 100
Tassesqté 30
Fourchettesqté 130
Couteauxqté 130
Cuillèresqté 130
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphoneqté 2
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable
Chargeursqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Pincesqté 8
Cuillères de cuisineqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 24

Décoration

Ballonsqté 250
Pompe à ballonsqté 3
Guirlandesqté 20
Nappesqté 16
Badges nominatifsqté 120
Fonds photoqté 2
Accessoires photoqté 30

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Pilesqté 24

Matériel de sport

Cônesqté 20
Corde de tir à la corde
Balles de softballqté 6
Jeux de lancer d'anneauxqté 3
Cartes de jeuqté 6
Panneaux de scoreqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 4
Poubellesqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Chiffons microfibresqté 20
Gantsqté 12
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le programme et les salles avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins 2 à 3 semaines pour recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires.
Attendez la liste définitive des invités avant de calculer le catering. Ajoutez une petite marge par rapport au nombre confirmé, surtout pour les boissons et les accompagnements.
Répartissez les bénévoles par créneaux et par zones : accueil, buffet, matchs, musique et rangement. Confirmez à chacun son horaire au plus tard 3 jours avant la fête.
Testez la musique avec les haut-parleurs, la table de mixage, le microphone et les rallonges avant l’arrivée des invités. Prévoyez aussi un ordinateur portable chargé et les chargeurs nécessaires.
Vérifiez la météo 48 heures avant et adaptez le parcours, les indications et le mobilier. Stockez les boissons au frais la veille et regroupez la vaisselle, les plateaux et les poubelles par espace.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête de clôture ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fermez les inscriptions environ 7 jours avant afin de traiter les réponses, les besoins alimentaires et la liste définitive des invités.
Combien de temps faut-il pour organiser une fête de clôture ?: Prévoyez au minimum 4 semaines pour réserver le lieu, ouvrir les inscriptions, commander le catering et répartir les bénévoles. Un délai de 6 à 8 semaines laisse davantage de marge pour les autorisations et les livraisons.
Quand commander le catering pour une fête de clôture ?: Commandez-le dès que la liste des invités est stabilisée, généralement 7 à 10 jours avant l’événement. Transmettez au prestataire les quantités, les régimes alimentaires et l’horaire de livraison.
Que préparer la veille d’une fête de clôture ?: Préparez les badges, le déroulé imprimé, la signalétique, la décoration et la restauration longue conservation. Mettez les boissons au frais, vérifiez le matériel et testez la musique au moins la veille.

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