Checklist para tu fiesta de cierre

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha, el programa y el recinto antes de enviar invitaciones. Reserva también las salas necesarias y comprueba los permisos con varias semanas de margen, porque una autorización pendiente puede bloquear todo el montaje.
• No calcules el catering solo con el número de inscritos: recoge las preferencias dietéticas y prepara la lista definitiva antes de hacer el pedido. Revisa las cantidades cuando falten entre 7 y 10 días para corregir ausencias o cambios.
• Asigna voluntarios a tareas concretas, no solo a una franja horaria. Deja por escrito quién recibe las entregas, quién comprueba mesas, sillas, vajilla y equipos, y quién resuelve incidencias durante cada parte del programa.
• Haz una prueba de música con el portátil, la mesa de mezclas, los altavoces, el micrófono y los soportes al menos 24 horas antes. Comprueba también cables alargadores, regletas y cargadores: suelen faltar justo cuando empieza el montaje.
• Separa la preparación por momentos: bebidas refrigeradas y productos no perecederos el día anterior, decoración clasificada antes de salir y señalización de ruta lista antes de la llegada de invitados. Imprime el plan de trabajo y lleva una copia física al recinto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de cierre?

Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar la fecha, reservar el recinto, comprobar permisos y enviar invitaciones. Deja la última semana para cerrar inscripciones, pedir el catering y confirmar entregas.

¿Cuándo hay que cerrar la lista de invitados?

Cierra la lista definitiva entre 7 y 10 días antes del evento. Así puedes calcular catering, recoger preferencias dietéticas y preparar tarjetas de nombre sin rehacer todo el material el mismo día.

¿Qué hay que comprobar el día antes de una fiesta de cierre?

Prueba la música y el micrófono, revisa cables y cargadores, confirma las entregas y guarda las bebidas refrigeradas. También conviene clasificar la decoración y preparar el catering no perecedero con 24 horas de margen.

¿Cómo calcular las bebidas para una fiesta de cierre?

Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona; después, aproximadamente 1 por persona y hora, ajustando según la duración y el tipo de público. Añade agua y reserva espacio suficiente en las neveras portátiles para mantenerlas frías.

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