Abschlussfeier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Abschlussfeier wird übersichtlich, wenn du zuerst Termin, Programm und Räume festlegst und danach Einladungen, Anmeldungen und Catering aufeinander abstimmst. Plane früh, wie viele Gäste tatsächlich kommen, welche Ernährungswünsche vorliegen und wer am Veranstaltungstag welche Aufgabe übernimmt. Kurz vor der Feier zählen vor allem bestätigte Lieferungen, getestete Musiktechnik, gekühlte Getränke und ein ausgedrucktes Drehbuch. Die Checkliste bündelt 72 Aufgaben und 62 benötigte Dinge in einer sinnvollen Reihenfolge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location und Räume reservieren
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Genehmigungen prüfen
2 Personen
Endgültige Gästeliste erstellen
2 Personen
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Catering bestellen
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
Spielprogramm vorbereiten
3 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Lieferungen bestätigen
Materialien prüfen
3 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Wegweiser erstellen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke gekühlt lagern
2 Personen
Lagerfähiges Catering bereitstellen
2 Personen
Dekoration sortieren
2 Personen
Musik testen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen

Event

Location öffnen
2 Personen
Böden und Räume kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
Buffetische aufstellen
3 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Ein- und Ausgang markieren
2 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Beleuchtung installieren
3 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Spielmaterial bereitstellen
3 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
Snacks vorbereiten
5 Personen
Brötchen und Belag vorbereiten
4 Personen
Diätfreundliche Portionen markieren
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen
Gäste empfangen
4 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Programm vorstellen
Begrüßungsgetränke ausschenken
3 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Spielrunden begleiten
4 Personen
Musik und Tanz begleiten
2 Personen
Warme Mahlzeit servieren
6 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Fotoecke betreuen
2 Personen
Letzten Programmpunkt ankündigen
Verabschiedung und Abreise begleiten
4 Personen

Nachbereitung

Musik ausschalten
2 Personen
Essens- und Getränkereste aufräumen
4 Personen
Geschirr sammeln
4 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
6 Personen
Dekoration entfernen
4 Personen
Geräte abbauen
3 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Räume reinigen
5 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 110
BuffetischeAnz. 4
GarderobenständerAnz. 3
HockerAnz. 10
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
GläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
TassenAnz. 30
GabelnAnz. 130
MesserAnz. 130
LöffelAnz. 130
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 12

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofonAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Laptop
LadegeräteAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 4
ZangenAnz. 8
KüchenlöffelAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 6
KühlelementeAnz. 24

Dekoration

BallonsAnz. 250
BallonpumpeAnz. 3
GirlandenAnz. 20
TischdeckenAnz. 16
NamensschilderAnz. 120
FotohintergründeAnz. 2
FotopropsAnz. 30

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
BatterienAnz. 24

Sportmaterial

KegelAnz. 20
Tauziehseil
SoftbälleAnz. 6
RingwurfsätzeAnz. 3
SpielkartenAnz. 6
AnzeigetafelnAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 4
MülleimerAnz. 8
HandseifenspenderAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 20
HandschuheAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin, Programm und Räume zuerst fest. Öffne die Anmeldung erst, wenn Beginn, Ende, Raumaufteilung und wichtige Programmpunkte geklärt sind.
Schließe die Gästeliste nicht erst am Veranstaltungstag ab. Berechne Cateringmengen nach den Anmeldungen und erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor der Feier.
Plane für Musik und Moderation einen Techniktest ein. Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon, Mikrofonständer, Laptop und Ladegeräte sollten mindestens am Vortag angeschlossen und geprüft werden.
Bestätige Lieferungen und teile Freiwillige spätestens 48 Stunden vorher ein. So ist klar, wer Getränke kühlt, das Buffet vorbereitet, Wegweiser anbringt und beim Aufräumen hilft.
Bereite haltbare Lebensmittel, Dekoration, Namensschilder und das Drehbuch am Vortag vor. Getränke kommen in Kühlboxen oder Kühllager, damit am Beginn genügend kalte Portionen bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Abschlussfeier organisieren?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Programm und Raumreservierung. Einladungen und Anmeldungen sollten danach noch 3 bis 4 Wochen Vorlauf haben.
Wann muss die endgültige Gästeliste für die Abschlussfeier feststehen?: Lege die endgültige Gästeliste etwa 7 Tage vor der Feier fest. Dann kannst du Cateringmengen, Ernährungswünsche, Sitzplätze und Namensschilder zuverlässig vorbereiten.
Wie viele Helfer braucht man für eine Abschlussfeier?: Plane mindestens 1 verantwortliche Person für jeweils 10 bis 15 Gäste ein, zusätzlich zur Programmleitung. Teile die Helfer spätestens 48 Stunden vorher konkreten Aufgaben wie Einlass, Buffet, Technik und Abbau zu.
Was muss am Tag vor der Abschlussfeier erledigt sein?: Am Vortag sollten Materialien geprüft, das Drehbuch ausgedruckt, Namensschilder und Wegweiser vorbereitet sowie Musik und Mikrofon getestet sein. Kaufe außerdem haltbare Lebensmittel ein und stelle Kühlmöglichkeiten für die Getränke bereit.

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