Checklist pour organiser une fête de carnaval

Une fête de carnaval réussie se prépare bien avant l’arrivée des invités. Cette checklist de 68 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre : définir le thème, gérer les inscriptions, prévoir le repas, organiser les jeux et coordonner les bénévoles. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés, comme les badges nominatifs, les allergènes, les boissons à refroidir et le matériel audio. Utilisez-la pour suivre la préparation jusqu’au rangement final.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le thème et le code vestimentaire
2 personnes
Établir la liste des invités
2 personnes
Réaliser les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Élaborer le programme
2 personnes
Confirmer les réservations
Sélectionner la musique
Choisir les jeux de carnaval
2 personnes
Acheter des petits prix pour les jeux
Vérifier la décoration
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Confirmer les livraisons
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer le matériel de jeu
2 personnes
Récupérer la commande de catering
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Signaler les allergènes
2 personnes
Préparer la décoration à l’avance
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Mettre en place les points boissons
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Monter le mur photo
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Préparer le vestiaire d’accueil
2 personnes

Événement

Accueil des invités
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Animer le quiz du carnaval
2 personnes
Animer les manches du jeu
3 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Ouvrir le buffet
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Fournir la musique
Encadrer la piste de danse
2 personnes
Accompagner le mur photo
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Ranger les boissons en lieu sûr
2 personnes
Refroidir les restes du buffet
2 personnes
Retirer la décoration
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer l’espace
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 90
Tables de buffetqté 4
Tables hautesqté 8
Portantsqté 3
Cintresqté 100
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Petits bolsqté 80
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 6
Pinces de serviceqté 10
Bacs de maintien au chaudqté 6
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Lecteur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Friteusesqté 2
Réfrigérateursqté 2
Plaques chauffantesqté 4
Piles rechargeablesqté 24

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs LEDqté 6
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Drapeaux de carnavalqté 12
Packs de ballonsqté 8
Guirlandes de confettisqté 10
Éventails en papierqté 12
Masquesqté 40
Pics avec petits drapeauxqté 100
Bannière pour photowall
Accessoires photoqté 30
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 20
Numéros de compétitionqté 100
Numéros de tableqté 10
Plumes de paonqté 30
Fleurs artificiellesqté 20
Confettis décoratifsqté 10
Rubans colorésqté 20
Panneaux directionnelsqté 6

Matériel de sport

Set de lancer d’anneaux
Jeu de lancer de boîtes
Épongesqté 20
Panneaux de scoreqté 3

Catering

Courses

Nettoyage

Chiffons microfibresqté 20
Gants de nettoyageqté 8
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Raclettes de solqté 2
Brosses de toilettesqté 4

Conseils

Fixez le thème et le code vestimentaire avant d’envoyer les invitations : les invités doivent savoir quoi prévoir dès le départ. Prévoyez aussi un portant et suffisamment de cintres pour les costumes et manteaux.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis signalez clairement les allergènes le jour de la fête. Réservez quelques portions adaptées plutôt que d’improviser au buffet.
Préparez le déroulé avec des horaires précis et imprimez plusieurs exemplaires avant l’événement. Indiquez notamment l’heure des jeux, des repas, des annonces au microphone et de la remise des petits prix.
Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’arrivée des invités et répartissez-les entre glacières, bacs à glaçons et thermos. Vérifiez aussi que les verres, assiettes et couverts correspondent au nombre de participants.
Répartissez les bénévoles avec un rôle et une heure de prise de service précis. Une personne doit notamment suivre les livraisons, une autre le catering, et une autre le matériel audio et les jeux.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête de carnaval ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la fête. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant l’événement afin de calculer les quantités de repas, de boissons et de vaisselle.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une fête de carnaval ?: Commencez au moins 6 semaines à l’avance pour définir le thème, réserver le matériel et envoyer les invitations. Gardez les 2 dernières semaines pour les inscriptions, les achats, la décoration et la répartition des bénévoles.
Quand préparer la décoration et le matériel des jeux ?: Préparez la décoration et rassemblez le matériel des jeux 1 à 2 jours avant la fête. Le jour même, gardez seulement l’installation finale et un contrôle rapide du déroulé.
Combien de boissons prévoir pour une fête de carnaval ?: Comptez environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 à 2 par heure supplémentaire. Ajustez ce calcul selon la durée de la fête et prévoyez aussi de l’eau en quantité suffisante.

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