Checklist pour organiser la fête d’été de l’établissement

Une fête d’été en établissement de soins demande plus qu’un buffet et quelques décorations. Il faut coordonner les résidents, les familles, les accompagnateurs, les repas adaptés et l’installation, tout en prévoyant une solution météo. Cette checklist rassemble 72 tâches et 67 éléments à préparer, dans l’ordre où ils deviennent utiles. Commencez par le programme et les inscriptions, puis verrouillez les besoins d’accessibilité avant de commander le mobilier et les tentes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Inviter les résidents et la famille
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser l’accessibilité
2 personnes
Faire une réservation de chaises supplémentaires
Réserver des tentes de réception
Préparer la musique et la playlist
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Établir la liste définitive des invités
Imprimer l’aperçu du régime
Faire les courses
3 personnes
Contrôler les produits réfrigérés
2 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Préparer les jeux et les prix
2 personnes
Répartir l’accompagnement des résidents
2 personnes
Préparer les vêtements et les badges nominatifs
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Dresser les tables
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les lumières et les câbles
2 personnes
Installer l’équipement sonore
2 personnes
Dégager les voies de circulation sécurisées
2 personnes
Installer les stations de jeu
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Préparer séparément les repas diététiques
2 personnes
Déposer les badges nominatifs
Installer la table d’accueil
2 personnes
Vérifier les toilettes
Tester le système de sonorisation
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
4 personnes
Accompagner les résidents vers leurs places
5 personnes
Distribuer les boissons de bienvenue
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Gérer la musique
Animer le moment photo
2 personnes
Animer le bingo
2 personnes
Distribuer les prix du bingo
Réserver des places pour fauteuils roulants
2 personnes
Garder la salle de repos disponible
Utiliser le barbecue en toute sécurité
3 personnes
Réapprovisionner le buffet barbecue
3 personnes
Servir les salades et le pain
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Dégager les tables au fil de l’événement
3 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Animer la danse et la musique
2 personnes
Accompagner les départs
4 personnes
Rassembler les objets perdus

Suivi

Refroidir les restes en toute sécurité
2 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les sols et les terrasses
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Nettoyer les refroidisseurs et le matériel
2 personnes
Ranger le matériel de jeu
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 75
Tables pour fauteuils roulantsqté 4
Tabourets de barqté 4
Tables de buffetqté 3
Fauteuils de l’espace de reposqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Verres à boireqté 100
Tasses à caféqté 80
Tassesqté 30
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 12
Petits bolsqté 20
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Catering

Courses

Décoration

Ballonsqté 100
Arches de ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 12
Chemins de tableqté 8
Compositions floralesqté 8
Lanternesqté 12
Badges nominatifsqté 80
Mur photo
Accessoires photoqté 20

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Microphoneqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Barbecuesqté 2
Poids pour tente de réceptionqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 3
Pincesqté 8
Pinces de barbecueqté 4
Pains de glaceqté 20
Cuillères de serviceqté 10

Matériel de sport

Cartes de bingoqté 100
Boule de bingo
Boules de bingoqté 90
Set de lancer d’anneaux
Jeu de palets
Balles souplesqté 12
Cônesqté 10
Prix du bingoqté 20

Nettoyage

Balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 2
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Conteneurs à déchetsqté 6
Supports de gel hydroalcooliqueqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Conseils

Fixez la date et le programme au moins 6 semaines à l’avance, puis envoyez les invitations avec une date limite d’inscription. Prévoyez une relance 7 jours avant cette échéance pour les familles qui n’ont pas répondu.
Traitez séparément les besoins alimentaires et l’accessibilité. Imprimez l’aperçu définitif du régime le jour précédent et transmettez aux accompagnateurs la répartition des résidents avant l’installation.
Comptez les places par zone plutôt que seulement par invité : ajoutez les fauteuils roulants, les tables adaptées et les fauteuils de l’espace de repos. Gardez au moins un passage accessible entre le buffet, les tables et les sanitaires.
Vérifiez la météo 48 heures avant, puis le matin même. Les tentes, les tables et les chaises doivent être réservées assez tôt pour pouvoir déplacer le buffet ou l’espace d’activités sans improviser.
Préparez la musique, les jeux et les prix avant le jour J, puis installez d’abord les tables et les chaises, ensuite les tentes, la décoration et enfin le son et les câbles. Gardez les câbles hors des zones de circulation et testez le matériel avant l’arrivée des résidents.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête d’été en établissement de soins ?: Envoyez-les environ 6 semaines avant la fête et fixez une date limite de réponse 2 à 3 semaines avant. Cela laisse le temps de traiter les inscriptions, les régimes alimentaires, l’accessibilité et le mobilier supplémentaire.
Combien de temps avant faut-il réserver les tentes et les chaises ?: Réservez les tentes, les chaises et les tables supplémentaires au moins 4 semaines avant, dès que le nombre prévisionnel de participants est connu. Confirmez les quantités une semaine avant avec la liste définitive des invités.
Quand vérifier la météo pour la fête d’été de l’établissement ?: Faites une première vérification 48 heures avant, puis une seconde le matin même. Décidez à ce moment si les tables, le buffet et les activités restent dehors ou doivent être déplacés sous les tentes ou à l’intérieur.
Quand préparer les repas et les informations sur les régimes ?: Recueillez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et imprimez l’aperçu définitif du régime la veille. Contrôlez les produits réfrigérés le jour de la fête avant de dresser le buffet.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.