Sommerfest in der Pflegeeinrichtung organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Erfasse bei der Anmeldung nicht nur die Personenzahl, sondern auch Rollstuhlplätze, Begleitpersonen und Ernährungswünsche. Drucke die Diätübersicht spätestens am Vortag aus und gib sie dem Küchen- oder Serviceteam.
• Plane Sitzplätze mit mindestens einem gut erreichbaren Rollstuhltisch pro Bereich. Reserviere zusätzliche Stühle und Partyzelte zwei bis drei Wochen vor dem Fest, besonders wenn der Termin in die Ferienzeit fällt.
• Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und lege fest, wer Zelte, Tische und Stühle aufbaut. Licht- und Tonkabel sollten so verlegt werden, dass keine Wege zu Zimmern, Toiletten oder Ruheräumen blockiert sind.
• Bereite Namensschilder, Kleidung und die Einteilung der Bewohnerbegleitung am Vortag vor. Rechne für jede betreuungsbedürftige Gruppe mit einer festen Ansprechperson und einer Vertretung.
• Kontrolliere Kühlprodukte am Einkaufstag und stelle Geschirr getrennt nach Buffet, Dessert und Kaffee bereit. Spiele, Preise, Musik und Playlist sollten vor dem Aufbau geprüft werden, damit während des Festes niemand Material suchen muss.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Sommerfest in einer Pflegeeinrichtung planen?

Beginne etwa sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Programm und Einladungen. Zwei bis drei Wochen vor dem Fest sollten Anmeldungen, Zelte, zusätzliche Stühle und die Betreuungseinteilung weitgehend geklärt sein.

Wie viele Sitzplätze braucht ein Sommerfest im Pflegeheim?

Plane zunächst einen Sitzplatz pro angemeldeter Person und ergänze Plätze für Angehörige und Mitarbeitende. Für Rollstuhlfahrer brauchst du je nach Tisch zusätzlich Bewegungsfläche; die genaue Anzahl sollte spätestens eine Woche vorher anhand der Gästeliste feststehen.

Wann sollte man Ernährungswünsche für das Sommerfest abfragen?

Frage Ernährungswünsche direkt mit der Einladung ab und setze eine Rückmeldefrist von etwa zwei Wochen vor dem Fest. Prüfe die Angaben anschließend noch einmal mit der aktuellen Bewohner- und Gästeliste.

Was muss am Tag vor dem Sommerfest erledigt werden?

Am Vortag sollten Diätübersicht, Namensschilder, Dekoration, Spiele und Preise bereitliegen. Kontrolliere außerdem Kühlprodukte, Playlist, Kabel und die Einteilung der Bewohnerbegleitung, damit der Aufbau am Veranstaltungstag planbar bleibt.

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