Checklist para la fiesta de verano de una institución sanitaria

Organizar una fiesta de verano en una institución sanitaria requiere más que preparar comida y decoración. Hay que coordinar a residentes, familiares y personal, registrar dietas y necesidades de accesibilidad, y prever qué ocurre si cambia el tiempo. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado: primero fecha e invitados, después compras y preparativos, y por último el montaje. Así podrás comprobar con tiempo las carpas, los asientos, la música, los juegos y la atención individual durante el evento.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Invitar a residentes y familiares
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Inventariar la accesibilidad
2 personas
Hacer una reserva de sillas extra
Reservar carpas de fiesta
Preparar la música y la lista de reproducción
Comprobar el material de juegos
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la lista definitiva de invitados
Imprimir el resumen de dietas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar los productos refrigerados
2 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Preparar juegos y premios
2 personas
Asignar la atención a los residentes
2 personas
Preparar la ropa y las tarjetas con nombres
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Preparar las mesas
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Instalar luces y cables
2 personas
Montar el equipo de sonido
2 personas
Despejar las rutas de paso seguras
2 personas
Montar las estaciones de juegos
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Montar el buffet
3 personas
Preparar por separado las comidas de dieta
2 personas
Colocar los carteles de nombre
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
Comprobar los baños
Probar el sistema de sonido
2 personas

Evento

Recibir a los invitados
4 personas
Guiar a los residentes hacia sus asientos
5 personas
Repartir bebidas de bienvenida
3 personas
Dar el discurso de apertura
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Controlar la música
Coordinar el momento de fotos
2 personas
Acompañar el bingo
2 personas
Repartir los premios del bingo
Mantener libres los asientos para sillas de ruedas
2 personas
Mantener disponible la zona de descanso
Operar la barbacoa con seguridad
3 personas
Reponer el buffet de barbacoa
3 personas
Servir ensaladas y pan
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Retirar las mesas entre tiempos
3 personas
Servir el postre
3 personas
Coordinar la danza y la música
2 personas
Coordinar la despedida y la salida
4 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Enfriar de forma segura los restos de comida
2 personas
Desmontar el bufé
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar los suelos y las terrazas
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Limpiar enfriadores y equipos
2 personas
Guardar el material del juego
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock sobrante

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 75
Mesas para silla de ruedascant. 4
Taburetes de barcant. 4
Mesas de buffetcant. 3
Sillones de la sala de descansocant. 4

Vajilla

Platos de cenacant. 80
Platos de postrecant. 80
Vasoscant. 100
Tazas de cafécant. 80
Tazascant. 30
Cuchilloscant. 80
Tenedorescant. 80
Cucharascant. 80
Cucharonescant. 12
Cuencoscant. 20
Cuencos de serviciocant. 12
Bandejas de serviciocant. 8

Catering

Compras

Decoración

Globoscant. 100
Arcos de globoscant. 2
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 12
Manteles runnerscant. 8
Arreglos floralescant. 8
Farolescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 80
Photowall
Accesorios de fotografíacant. 20

Equipo

Altavoz Bluetoothcant. 2
Micrófonocant. 2
Soporte de micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Barbacoascant. 2
Pesos para carpa plegablecant. 8

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 3
Pinzascant. 8
Pinzas para barbacoacant. 4
Acumuladores de fríocant. 20
Cucharones de servircant. 10

Material deportivo

Cartones de bingocant. 100
Bombo de bingo
Bolas de bingocant. 90
Set de lanzamiento de anillas
Juego de mesa de hockey
Pelotas blandascant. 12
Conoscant. 10
Premios de bingocant. 20

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedores de basuracant. 2
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Contenedores de basuracant. 6
Soportes para gel hidroalcohólicocant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Consejos

Cierra la lista definitiva de invitados varios días antes de comprar. Usa las inscripciones para calcular raciones y prepara un resumen impreso de las dietas para el equipo que servirá la comida.
Revisa la accesibilidad antes de reservar las sillas adicionales. Cuenta las mesas para silla de ruedas, deja pasillos despejados y asigna a cada residente una persona responsable de su atención.
Comprueba el pronóstico del tiempo al menos 48 horas antes y vuelve a revisarlo la mañana del evento. Las carpas deben estar reservadas y el plan debe indicar dónde se colocan las mesas, el buffet y las zonas de descanso.
Prepara la música, los juegos y los premios antes del montaje. Comprueba el equipo de sonido, los cables y el material de juegos para no tener que resolver fallos mientras llegan los invitados.
Separa la decoración por zonas antes de empezar: manteles, guirnaldas, globos, tarjetas con nombres y accesorios para las fotos. Monta primero mesas, sillas y carpas; después instala luces, sonido y elementos decorativos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de verano en una residencia?: Empieza la organización al menos 4 semanas antes para fijar la fecha, enviar invitaciones y gestionar las inscripciones. Deja cerradas las dietas, la accesibilidad y las reservas de carpas y sillas varios días antes del evento.
¿Cuándo hay que cerrar la lista de invitados y las dietas?: Cierra la lista definitiva entre 3 y 5 días antes de la fiesta. En ese momento imprime el resumen de dietas y compártelo con las personas encargadas de preparar y servir la comida.
¿Cuándo se debe comprobar el tiempo para una fiesta de verano?: Consulta el pronóstico 48 horas antes y haz una última comprobación la mañana del evento. Si hay riesgo de lluvia o calor intenso, las carpas y la distribución de las mesas deben estar listas para aplicar el plan alternativo.
¿Cómo se organiza la accesibilidad durante la fiesta?: Haz el inventario de necesidades antes de reservar el mobiliario y asigna la atención de cada residente antes del montaje. Mantén pasillos despejados y coloca las mesas para silla de ruedas y las zonas de descanso en lugares accesibles.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.