Checklist pour organiser une fête d’association

Une fête d’association se prépare en plusieurs étapes : confirmer le lieu, suivre les inscriptions, répartir les bénévoles, puis organiser le buffet et la salle. Cette checklist rassemble 47 tâches et 34 éléments à prévoir, dans un ordre pratique. Vous y trouverez aussi les contrôles souvent oubliés avant l’arrivée des participants : boissons à refroidir, sonorisation, toilettes, éclairage et signalétique. Commencez plusieurs semaines à l’avance pour garder du temps en cas de changement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Faire la réservation du lieu
Établir le planning musical
2 personnes
Élaborer le programme
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Compter les quantités finales
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier la vaisselle
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager l’espace buffet et bar
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Finaliser les plats du buffet
3 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Poser les autocollants nominatifs et le programme
2 personnes
Vérifier les toilettes

Événement

Assurer l'accueil et l'entrée
2 personnes
Accueillir les invités
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Animer les différents temps du programme
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
2 personnes
Fournir la musique
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Vérifier les stocks et les objets trouvés
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Tabourets de barqté 6
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 40
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 50
Couvertsqté 80

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 10
Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 80

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphone
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 5

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Cuillères de serviceqté 8
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Glacièresqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 6 à 8 semaines avant la fête, puis envoyez les invitations dès que les horaires et le programme sont suffisamment précis.
Arrêtez les inscriptions et les besoins alimentaires 7 à 10 jours avant l’événement. Utilisez ce décompte pour ajuster les quantités du buffet, des boissons, de la vaisselle et des places assises.
Répartissez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures plutôt que de compter sur quelques personnes toute la journée. Prévoyez au minimum une personne pour l’accueil, une pour le buffet et une pour la technique au moment de l’ouverture.
Testez la musique, le microphone, les haut-parleurs et les branchements la veille ou au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Vérifiez aussi les rallonges et multiprises afin d’éviter un câble manquant le jour J.
Gardez 60 à 90 minutes pour l’installation finale : tables, chaises, buffet, bar, décoration, éclairage, badges nominatifs et programme. Faites ensuite un tour des toilettes, des boissons et de la circulation avant d’ouvrir le lieu.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête d’association ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines pour confirmer le lieu, envoyer les invitations et répartir les bénévoles. Gardez les 7 derniers jours pour les quantités finales, les achats et les confirmations.
Quand faut-il arrêter les inscriptions pour une fête d’association ?: Fixez la clôture des inscriptions 7 à 10 jours avant la fête. Vous pourrez ainsi recueillir les besoins alimentaires et compter précisément les portions, les boissons et la vaisselle.
Combien de bénévoles faut-il prévoir le jour de la fête ?: Prévoyez au moins 3 rôles actifs à l’ouverture : accueil, buffet et technique. Pour une association plus importante, répartissez les bénévoles sur des créneaux de 2 à 3 heures afin d’assurer les remplacements et le rangement.
Quand installer la salle et le buffet ?: Commencez l’installation 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants. Gardez les dernières minutes pour refroidir les boissons, finaliser les plats, brancher l’éclairage et vérifier les toilettes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.