Checklist pour organiser une fête costumée

Une fête costumée demande plus qu’une invitation et quelques accessoires. Il faut bloquer la salle et la date, suivre les inscriptions, anticiper les besoins alimentaires, puis coordonner buffet, musique, jeux et décoration. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’accueil des invités. Elle attire aussi l’attention sur les détails souvent oubliés : portants pour les costumes, prises disponibles, boissons déjà refroidies et espace photo prêt avant l’arrivée du premier invité.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Fixer la date de la fête
Établir la liste des invités
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le programme
2 personnes
Composer la playlist
Préparer le matériel de jeu
2 personnes
Acheter des décorations
Commander le catering
Préparer les cadeaux de remerciement
2 personnes
Vérifier les stocks
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les gâteaux et les desserts
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer la table du buffet
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Aménager le mur photo
2 personnes
Tester la musique et l’éclairage
2 personnes
Installer les coins de jeu
2 personnes
Préparer la table d’accueil

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Encadrer le concours de déguisements
2 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Animer les jeux
3 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Servir à manger et à boire
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Animer l’activité danse
2 personnes
Remettre les prix
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger le mobilier
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Conserver les restes de nourriture
Rassembler les objets trouvés
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 55
Tables de buffetqté 2
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 4

Vaisselle

Assiettesqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Verresqté 70
Tasses à caféqté 30
Fourchettesqté 70
Couteauxqté 60
Cuillèresqté 60
Louchesqté 8
Saladiers de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Verres doseursqté 2
Glacièresqté 3
Thermosqté 3
Tire-bouchonsqté 3

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Chargeur de téléphoneqté 2

Décoration

Ballonsqté 100
Arches de ballonsqté 2
Guirlandesqté 8
Décoration de table sans confettisqté 6
Fond de mur photo
Accessoires photoqté 20
Cintresqté 60
Badges nominatifsqté 60
Trophéesqté 6
Sacs-cadeauxqté 55

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes LEDqté 6

Matériel de sport

Cerceauxqté 6
Balles souplesqté 8
Cônesqté 20
Corde de tir à la corde
Cartes pause musiqueqté 30

Nettoyage

Balais à mainqté 2
Pinces à déchetsqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Épongesqté 6
Gants en caoutchoucqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et réservez la salle au moins 6 à 8 semaines à l’avance. Vérifiez dès ce moment la capacité, les tables, les chaises et l’espace nécessaire pour les costumes.
Envoyez les invitations 4 à 6 semaines avant la fête et demandez une réponse avant une date précise. Gardez une liste séparée des allergies, régimes alimentaires et besoins particuliers.
Prévoyez un portant à vêtements près de l’entrée : il évite que les manteaux et costumes soient posés sur les chaises. Préparez aussi la table d’accueil avant l’arrivée des invités.
Refroidissez les boissons la veille et utilisez des glacières si le réfrigérateur ne suffit pas. Comptez environ 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis ajustez selon la durée de la fête.
Testez l’enceinte, le microphone, les rallonges et les multiprises le jour même, au moins 2 heures avant l’arrivée. Installez ensuite le buffet, les coins de jeu et le mur photo pour ne pas devoir déplacer les tables pendant la soirée.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une fête costumée ?: Commencez 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez la salle et fixez la date en premier, puis envoyez les invitations 4 à 6 semaines avant la fête.
Quand envoyer les invitations pour une fête costumée ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines à l’avance. Demandez une réponse au plus tard 10 à 14 jours avant l’événement afin de confirmer le catering et les quantités du buffet.
Combien de boissons prévoir pour une fête costumée ?: Prévoyez environ 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis 1 à 2 verres par heure supplémentaire. Gardez les boissons au frais dès la veille et prévoyez de l’eau en quantité suffisante.
Que préparer le jour de la fête costumée ?: Commencez l’installation 3 à 4 heures avant l’arrivée des invités. Gardez les 2 dernières heures pour refroidir les boissons, préparer les en-cas et desserts, tester la musique et terminer la table d’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.